投標的故事(122) #正確回應

有些服務建議書或投資計畫書送審後，

經主辦機構專家評審，

會形成正式的評審意見，

有些認真負責的專家，

還會將其個人意見以書面形式提交

如何準確高效地回復專家評審意見，

是一門嚴謹的專業技巧，

意見修改回復對照表若寫得好，

複核人員從表中就能看出報告修改情況，

根本不用再去對照頁碼，

核對報告修改情況。

反之，若意見修改回復對照表簡略隨便，

很容易讓人覺得撰寫者虛應故事，

懷疑其對報告內容修改的準確性及完整性，

較認真的專家會費心費力地去核對報告原文，

卻發現沒按要求修改，會再提意見或不通過。

我曾看過最敷衍的意見修改回復表，

全部意見回復都是

#遵照辦理，已修改，詳見XX頁，

實在不知道撰寫者有沒有採納及修改，

而且報告修改內容，沒標示修改地方，

也沒用不同顏色字體標記，似乎想蒙混過關，

仔細核對果然發現，根本就沒改。

我看到這樣的回復意見，

心裡想倒底有沒有改，要打個大大的問號：

這編撰者要麼是菜鳥或根本不懂修改，

或是想混水摸魚。

真正有用心且按評審意見修改報告的編撰者，

絕對不會這樣寫回應意見。

除更新依據或更正筆誤等意見可以說已修改外，

所有對審核意見正確的回應，

要把握一原則及三要件。

所謂一原則是指修改回復的文字內容，

其字數原則上不少於評審意見字數。

如果評審意見洋洋灑灑寫了一大段，

你回應起來只是三言兩語，

不能說明你言簡意賅。

在專家眼裡，要麼是你資歷淺，

沒能充分理解他的意思，

要麼是你輕視他提的意見。

意見回復是一種書面表達，

由於在這個溝通過程中見不到復核人，

編撰者必須用文字營造溝通情境，

傳遞完整的信息鏈，即三要件。

三要件是指在回復時針對意見描述，

對報告進行修改的內容、結論及位置。

內容包括採用了什麼方法，核實了什麼數據，對哪些內容進行了修改；

結論是指經過修改後，呈現出來的結果是什麼；

位置是指對哪一章節哪一頁或哪個圖表進行了修改。

舉個例子，比如專家意見是：

更新海氣象概況等資料，

你就不能只回應 已更新，

而是要結合三要件寫清楚。

可以這樣回應：依據氣象局官方網站的公開數據或2021年報，更新了專案所在區域海氣象概況，將原來2019年的潮位、波高、颱風、降雨等內容全部更新為2021年的，詳見第六章P112~P118。

如果你能這樣寫，哪位複核人還會懷疑你，

去翻閱你的報告核實修改情況？

建議的正確回復內容包括三要件

內容+結論+位置 的結構，

拆解一下，對應的內容分別是：

內容：依據氣象局官方網站的公開數據或2021年報，更新了專案所在區域海氣象概況；

結論：將原來2019年的潮位、波高、颱風、降雨等內容全部更新為2021年的；

位置：詳見第六章P112~P118。

採三要件回復，是不是就好像複核人在眼前，

你把一個完整的資訊講給他聽了，

他關注的內容都有交代和論述，

理所當然就相信你修改到位了。

有一點必須強調，所謂的意見回復書寫技巧，

均是建立在編撰者能準確理解評審意見，

且真正懂得修改的基礎上的。

如果編撰者連報告如何修改都不懂，

只是玩弄文字遊戲，搞不好會弄巧成拙的。