要讓更多的人如你所願完成工作,你必須具備的不是一招半式的管理技巧,而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。
不知道你有沒有這樣的經驗?你在跟人聊天或者開會的時候,原來大家在談一個主題。談著談著,有人聽到一個名詞,他就開始針對那個名詞發揮,講了一堆跟這名詞有關的訊息。然後,又有人從他的訊息裡,聽到另一個名詞…..。
之後再談的內容,就跟原來的主題,越離越遠了。
台語有一句話說:「看一個影,生一個囝。」說的就是這種狀況。
閒談的時候,循著閒談的話題,不斷衍生出新的話題,這完全沒有問題,這樣聊天才會有趣。但是如果是正式會議或者工作討論,除非是為了激發創意的腦力激盪,要不然,像這樣在玩捲紙尋寶遊戲一樣,會讓會議逐漸離題。
法蘭克的家族有祭祀公業,以前都是我父親去參加。多年前父親過世以後,就由身為長子的法蘭克代表參加。父親曾經說過,開會常常吵架打架。
我剛參加祭祀公業的時候,開會就像前面所說,一人一把號,各吹各的調。明明開會前,主委都有通知開會要討論的議題,但是常常一群人開了一下午的會,你說你的我說我的,開了四個鐘頭的會,幾乎都沒觸及原定的議題。
我在職場時,最討厭浪費時間開無效會議。所以參加兩次會議之後,我主動毛遂自薦當司儀,掌控開會議程。每當有親友離題,我就會禮貌地跟對方說:
「對不起!我們現在討論的是有關XX的議題1,如果你有其他意見,我們可以把它加成議題5,等委員們研究完再回覆你,或者我們後面再繼續討論。」
我這個司儀,就這樣押著會議進度,讓會議一直維持在原先設定的議題範圍內進行。於是,原來開一下午都沒有結論的會議,現在一個小時就可以開完,而且每個議題都有做出結論,並且列入會議記錄。