開會越開越不會？教你怎麼聰明開會

前兩週，連續幾場的會議，開得頭都痛了，實在令人吃不消，以前看到有書或是課程教人家怎麼開會，心裡都忍不住OS疑問：「這也需要學習？」隨著開會次數增加，這才發現台灣人真的很愛開會，矛盾的是會開的越多，就越不會，因為多數的開會都是無效，到底怎麼樣開會才能精準又快速呢？根據以往的開會經驗，有以下幾個有效開會秘訣。

搞清楚開會的目的一次請說一個重點

開會的目的是什麼？解決某個跨部門合作的問題？達成某項工作的共識？確認某些工作的進度？決議某些重要事項？或者是要佈達推動某些政策？

除非你確保與會的每個人都很自覺在會前準備資料，開會時能夠說重點，否則請謹記每次開會聚焦在一個特定的重點上，所有的會議討論就圍繞在這個重點，而非發散似的各說各話。

比如說：會議重點在於優化生產製程，那就從這個主題延伸出來，現有製程的主要缺點（影響最多的）、造成原因，如何改善執行以及改善時間等。通常超過三十分鐘的會議，人的專注力就開始下降，假設一場會議約1-1.5小時，要討論超過三個以上的主題，

是有困難度的，容易流於形式。

在哪裡開會和誰開會

確定會議目的以及聚焦後，就是要確認哪些相關人員必須與會，我想大家都遇到令人厭世的會議，那就是又不關我的事，為什麼把我叫來開會？要讓會議達成目的，就要確認與會者和開會主題有直接相關性，這樣才能確保在會議進行中，都能保持聚焦討論，

也可以避免不相關人員的干擾。不然就會遇上有一種人，就算不關他的事，卻很愛在會議中發言，暢快表達（甚至批判）想法，反而對會議造成不必要的干擾。

至於會議時間制定，首先當然確認與會者都能出席，其次建議不要訂在上班一開始，比如說八點上班，八點開會，又或者是午休一點結束，然後安排一點開會，要讓與會者有餘裕準備，而不是匆促進入會議室，召開會議的人也必須提早到會議室做準備，如果不是每間會議室都有相同設備的情形下，得先確認本次會議中會使用那些設備，比如：攝影機。投影機等，召開會議的人提早到會議室的用意，就是確認設備是否能夠使用，萬一遇到會議室前個使用者超時，召開會議的人提早抵達也可以先做溝通或者是應變。

制定會議議程，掌握主導權

如果確認前面兩點，那麼就不難擬出會議流程，從會議聚焦衍生出要討論的項目，發出會議通知時，除了寫明本次會議討論主題、時間地點，最重要的是要告訴大家討論這個主題的哪些事項，提醒與會人員必須準備相關資料，這樣可以縮短每個人進入會議狀態的時間。

如果你是召開人，議程也是你制定的，請記得主導會議進行，可以事先在會議白板中把議程寫下來，或者把議程印出來給每個人一份，然後按照順序逐一討論。遇到需要裁決，遇上決定的主管沈默不語，為了避免會議延宕或卡住，主導者要記得適當的引導議程繼續，比如可以先探詢與會者，是否還有意見補充？給決定者多點時間思考，然後提醒決定者要做裁示，如果當下無法決定，可以請示決定者是否先進入下一個討論。

議程排定除了可以有效控管會議時間，還有一個最大的好處就是，當會議焦點發散時，

議程可以提醒召集人適度引導回到討論主題。

會議紀錄很重要

會議紀錄盡可能在會議結束後24-48小時完成，並且發給與會者，雖然大家都參與會議，

但不代表會議結束後大家認知與理解的都相同，我就曾經遇過在同一場會議中的人，

對於某個會議討論的執行方案，有三種全然不同的版本，就是因為每個人的記憶點不同，多數人會特別記得和自己有關的，所以就變成各說各話：

「不是吧？開會中說那是你要負責的吧？怎麼又變成我？」

「我記得開會時，某主管說的意思不是這樣的。」

「這個數據跟開會中說的不同。」

如果會議結束後，產生這樣的狀況，那必須很殘忍的說：「這場會就跟沒開是一樣的。」

會議紀錄最好除了文字外，還包含影像，比如：有些會議可能透過圖示來表達，記得拍下來，有些資料是與會者提供給大家討論，記得可最為紀錄附件，會議中決議事項，更是要清楚條列，讓大家確認，這樣才可以當作會議結束後檢視與追蹤執行成果的依據。

特別注意：安排會議的小巧思

如果你是幫主管安排會議的助理，但不會參與會議，除非你狹怨報復，否則千萬別把會議排的很密集，因為人的體力與腦力，還有專注力都有限制，會與會中間至少相隔三十分鐘，才會避免兩會之間交互影響。

如果主管交代你負責召集會議時，記得要詢問主管，這次會議要討論的主題、哪些人必須與會，預定何時開會等，發會議通知時，不是只有寫明時間地點就結束，前面有提及要把會議議程寫進去，如果主管有交代需要那些資料，也要在會議通知中寫明需準備事項。

會議前的溫馨提醒，最早在前一天就提醒，太早也會忘，最晚則是在會議開始前一個小時提醒，所以別在一上班就開會，因為這會連開會提醒都沒有，萬一有人忘記而遲到，或是匆忙中沒有把資料準備好，浪費的不只是個人的時間，而是全部人的時間。

掌握上述重點，就能把越開越不會的會，扭轉成開心的會，祝大家開會愉快順利！

＃海邊小鎮的工作日誌