10個提升工作效率的小技巧

AI生成圖:恐龍與人戴墨鏡在歐洲華麗風格會議室開會

我覺得AI生成恐龍很自然 但是生成人類的五官很扭曲 或是說根本有些沒五官的部分

雖然會議中五官有時會扭曲 但是也太具象表現 表現的很好

雖然大家會怕AI搶工作 但我認為有一個根本的能力 叫做工作效率

很重要 非常重要 超級重要

能力好 人際好 會溝通 有背景...再多的能力疊加

如果效率不夠 很容易被抱怨 被念 但效率無法提升是有原因的

常見的原因是沒有建立有效的工作流程 或是掌握到這項工作的重點方向

所以我問了GPT 他的回答是...

提升工作效率是提高生產力和完成工作的關鍵。以下是一些方法可以幫助你提升工作效率：

延伸閱讀: 使用ChatGPT：學習新技術的10個步驟

1.**設定明確的目標：

**確保你知道你想要達到的目標是什麼，這樣你就可以專注於最重要的任務。

對 這個很重要 請先釐清是要做一份報告 還是只是找出曾經製作過的報告 或是根本不需要做成報告 只要跟主管口頭報告清楚?

2.**優先任務：

**識別並優先處理最重要的任務。將時間和精力集中在那些能夠產生最大價值的任務上。

手上如果有5份工作項目 但是其他4份這個月底完成就好 最急的那一份就要先完成

3.**制定計劃：

**在每天或每週開始時制定計劃，列出要完成的任務和目標。這樣可以幫助你保持組織，並確保不會忽略重要的事項。

我實際上確實會每天每周列出重要工作項目 蠻有用的 只要花幾分鐘先釐清 一天的工作效率馬上有效提升

4.**使用工具和技術：

**利用工作效率工具和技術來幫助你更高效地完成任務。這可能包括時間管理應用程序、任務列表、項目管理工具等。

如果你是管理多個專案或是跨部門的會議合作 系統測試 確實會需要多一點工具 我自己是會應用信箱本身的會議提醒功能 將長時間的專案設定固定時間提醒 假設每周提醒 就會意識到需追蹤進度 也可以用來做會議紀錄的mail收發 是很好有效追蹤改善或是專案的方法 每次更新的會議紀錄發出 也可以直接預約下次會議日期提醒跨部門同事期限是什麼時候 超好用的會議、工作進度追蹤小技巧

5.**減少干擾：

**盡可能減少干擾和分心的因素，例如關閉社交媒體通知、設置專注時間或在工作期間關閉電子郵件。

我自己在製作報告或是處理excel的各個公式連結不同的工作表不同欄位的時候,會完全專心在測試驗證上,有時候需要上網查如何debug,會盡可能在安靜或是沒人干擾的環境完成一個段落後再進行其他會議或是工作,我是那種一但進入專心工作狀態就會完全聽不見旁邊聲音的那種人,就算同事大聲說話我很可能都會自動忽略(所以偷偷罵你好像不會被發現耶

6.**學習委派：

**學會委派任務給合適的人，這樣你可以專注於自己的核心工作。

如果是主管籍會常運用這個小技巧 但現在組織結構越來越扁平 主管通常身上也背不少專案 未必可以全部委任 但部分委任應該是還行

7.**採用時間管理技巧：

**學習使用時間管理技巧，如番茄鐘技巧（Pomodoro Technique）或時間分塊法（Time Blocking），來提高工作效率並保持高效率的工作節奏。

這個方法 我自己沒試過 我是那種一旦專心就忘記時間的人 所以我覺得我不適合這種將時間切割太零碎的方法

8.**持續學習和改進：

**不斷學習新的技能和方法，並評估和改進你的工作流程，以提高效率。

現在有許多方法可以將重複性工作變成RPA,機器學習之後就可以將節省下來的時間做其他的研究或是新方法的創立及改善。 傳統的改進工作流程其實借助於EXCEL的公式連結或是RPA都可以提升很多倍的效率及節省時間 實際上我過往工作經驗一直到現在 就很喜歡運用EXCEL根據不同表單及使用者需求 去製作新的EXCEL公式連結檔案 之後只要輸入部分資料就可以自動產出表單 如果我有不清楚的就上網查或問人 會進步很快 又可以幫助到其他部門或是自己部門的同事工作效率

9.**保持健康生活方式：

**保持健康的生活方式，包括良好的睡眠、均衡的飲食和定期的運動，這對於提升工作效率和專注力至關重要。

沒有健康的身體 就無法有高效工作表現 如果發現自己健康有點異狀 我會以健康為第一優先

10.**休息和放鬆：

**不要忘記給自己足夠的休息時間，這對於提高效率和保持工作動力至關重要。

通過適當的計劃、組織和使用工具，你可以提高工作效率並更有效地完成任務。

通常連續高效工作1小時 人會有點疲勞 所以可以先暫時離開電腦或是環境 去喝水 跟同事討論工作 轉換一下工作狀態 也是保持高效率的小方法

雖然感覺這張生成圖可下一秒你眼前會有強烈閃光閃過

然後你就會記憶被消失 但有種奇特的美感

我覺得我好像可以再寫多一點 像是關於如何製作報告 這種小技巧的介紹

之前會甚至每天都在製作報告 意外練出有效率的報告製作流程

有人說 其實工作都是一樣的 只是每個人選擇在不同的領域工作

但如果沒有興趣 工作會變得蠻痛苦的

工作還是要開心啦 不然人生也太累

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