「順路載朋友一程,或是去領個包裹,也不會被發現吧。」
「反正不是我的車,不小心嗑到掉漆,應該也還好吧!」
教你兩招,避免公務車輛遭濫用和隨便對待!
第一招、建立公務車使用紀錄表,留下使用依據
一張好的紀錄表,可以釐清責任歸屬,還可以監控車輛使用狀況,進行資源配置
一台車一張表,車號、保管人、保養廠等資訊一併寫清楚。
- 基本項目:使用日期、使用人、外出原因
公司這麼多人,要知道哪天是誰用車,當然也要知道為什麼用車。
總不能跟我說你要回家餵狗,所以要使用公務車吧!
>>養成習慣,強化紀律
要讓員工知道,不是臨時說要用車就可以開走,而是要依據管理辦法提前申請。
記名,也讓員工知道違規是找得到人的,促使員工自覺遵守規範。
>>管理制度透明化
第一時間發現的問題通常很好找到責任人,
但如果是上個月的停車單,甚至是去年的罰單呢?
如果有記錄表,就可以透過單據的時間來找出責任人,而不是由公司吃下悶虧。
- 出發及返回時間、起訖里程數
「明明只是去台南交資料給客戶,早上出去到天黑才回來!」
「來回一小時的路程,半小時跟客戶寒喧,結果他花了3個小時才回來公司。」
>>確認使用範圍
明確紀錄離開公司及回到公司的時間,是人員出勤的依據。
如果發生偷懶、假借外出名義摸魚等行為,從時間差也可以看出來。
>>確保車輛安全
里程數也是保養車子重要依據,保管人能即時安排車輛保養,延長車輛使用壽命。
- 檢查項目:輪胎、大燈、外觀等
你還記得考駕照時,第一步就是檢查車子嗎?
除了安全問題,還有一點是公務車最常發生的問題:誰用壞車子的?
>>保障使用者權益
避免發生「我開車時雨刷就正常啊!怎麼你開就壞了還要賴在我身上!」
口說無憑,若出發前後都仔細盤查每個項目,就能避免被誣陷。
>>明確責任分工
通過紀錄檢查項目,出現問題時能迅速找到責任人,避免責任不清造成矛盾。
公務車是為了給員工提供便利,但不是隨便。
通過一張表單,就可以詳細的紀錄公務車使用情況,讓問題發生時有所依據。
但有『依據』,卻沒有對應的管理辦法,還是可能會發生
「公司又沒有說車一定要停在哪邊」
「電瓶沒電發不動,也沒有人反應,大家就很有默契的都不申請那一台車」
>>車輛保管不當,要用車卻找不到車到底停在哪裡。
>>不知道車子發生問題要找誰處理。
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