合理分配心力：從疫苗回條談行政工作的輕重緩急
今天中午吃飯時，學校的護理師分享了她最近的工作困境。由於新冠疫苗施打即將開始，學校又發出了一次調查通知單。然而，正如以往一樣，總有幾位學生要麼遲交，要麼乾脆不交，這讓她的統計工作變得相當困難。更糟的是，有的學生先表示不打疫苗，後來又改變主意，增加了額外的麻煩。護理師因此向我們幾位老師討論，希望能聽取我們的意見。
身為一名老師，我深知收回簽名回條的煩惱。這是導師們最不喜歡的工作之一——明明只需要家長簽個名，為什麼總有人拖到必須催討？這種拖延行為不僅浪費了自己時間，也拖累了整個流程，讓他人的時間也被浪費掉。
遲交回條的情況在高中生中似乎尤其嚴重，甚至比國中生還要明顯。這讓我開始反思，究竟是在哪個環節出了問題，導致學生難以養成「準時繳交」的習慣？除了我們熟悉的原因——如時間管理不當、自律性差等外，學生與家長之間的溝通也是一個影響因素。如果家長和孩子之間缺乏良好的合作關係，學生可能會認為回條的繳交不重要，進而拖延。當然，導師的催收技巧也是影響回條繳交效率的因素之一，但這並非完全歸咎於導師個人。事實上，這種情況往往是老師與家長之間協作的結果。老師在督促學生繳回回條時，家長的配合度至關重要。
有些學生之所以遲交回條，是因為他們並不認為這是件重要的事。這裡承辦人員的溝通能力就顯得尤為重要。要讓學生明白，回條繳交不是可有可無的事，而是有著實際後果的責任。如果學生遲交或不交，可能會導致相關的後續問題。這些「嚴重後果」需要明確傳達給學生，無論是透過文件上醒目的標註，還是親自宣講，讓學生意識到不繳交的潛在影響。
以這次的疫苗施打為例，雖然護理師希望提高疫苗施打率以保護學生健康，但很多學生對此無感。他們缺乏對健康與公共衛生的認識，認為不打疫苗對自己和他人不會產生直接影響。因此，我們需要在傳達資料的重要性時更加嚴肅，並適當提醒學生這些決定可能帶來的後果。
作為承辦人員，我們也需要學會合理分配心力。並非所有事情都需要百分之百的正確處理。例如，這次疫苗施打的調查，如果有少數學生沒按時繳交回條，仍可以通過其他途徑來補救，學生也可以自行到醫療機構補打疫苗。我們應該避免將過多的壓力集中在這些容易補救的事情上，而是將更多的心力放在那些真正影響全局的關鍵工作上。
比如在處理升學報名時，這類事務要求高度的準確性，不能出現任何疏漏。因為這些資料涉及全校甚至全市的學生未來，因此我對於學生的不積極態度絕不寬容。在這種情況下，我會進行嚴格的宣導和反覆強調，以確保學生按時繳交。
處理行政事務的難點其實不在於事情本身的複雜度，而是在於如何有效地管理「人」。每個人都有不同的習慣和行為模式，想要一一矯正並非易事。因此，對我們來說，最重要的不是追求每一件小事的完美，而是學會在多項工作中合理分配心力。
我們應該有意識地根據事情的重要性來決定投入的精力。像是升學報名這類高風險、不可出錯的事務，必須嚴謹對待；而對於一些有補救空間的事情，如疫苗施打調查，則可以減少壓力，避免過度投入時間和精力。事先想好備案，讓自己在處理多重事務時能夠應對自如，這才是有效管理行政工作的關鍵。
學會分辨輕重緩急，合理規劃時間與心力，能讓我們在繁忙的工作中不至於被瑣事淹沒，從而保持工作效率，也能減少不必要的壓力。
＃與ChatGPT協作
