最近，因為有某些企業邀請我以「職場寫作力」為題提供教育訓練的緣故，所以我又開始在商品文案、內容行銷與個人品牌等領域之外，重新開始溫習有關會議記錄、書信、文件與企劃案的撰寫、整理的相關資訊。
結果前幾天偶然在書店看到這本《聰明人的開會技巧》，便隨手買了回來。一如書封上所寫，這是一本重新定義效率的會議指南。
曾任職於美國Yahoo!、Google等多家跨國企業的作家薩拉・庫珀（Sarah Cooper）整理出了一百條實用易學、高效精練的開會技巧和方法以及其他策略性的技能，幫助讀者在會議上充分展現自己的領導潛能、軟技能、分析能力與創造性思維能力，實現夢寐以求的職業夢想和人生軌跡的轉變。根據《聰明人的開會技巧》所引述的數據，美國每年大約會舉辦超過一千一百萬次的會議，更慘的是多數人大約將四分之三的工作時間用在會議上。而每個需要參加會議的人，通常希望可以在會議中全方位展現自己的分析表達和領導能力，甚至藉此讓自己的事業更上一層樓；當然，也有一群人希望會議愈少愈好，最好可以全身而退，不被指派到奇怪的任務。
無論與會者的動機如何，可想而知的是繁複又冗長的會議，往往也浪費了所有與會人員的大部分時間。話說回來，雖然自己已經脫離上班族的身份許久了，但還是擺脫不了開會這件事情。回想起開會這件事，就有說不完的趣事，當然我也知道，開會對很多人來說，不但不有趣，甚至還生不如死。
當然，也因為新冠肺炎疫情的影響，近來的諸多會議大多都改採線上方式進行了！
所以，當我看到薩拉・庫珀（Sarah Cooper）的這本書《聰明人的開會技巧》時，就很好奇她要如何教大家聰明地運用高效率開會技巧呢？
迅速地翻閱完整本書，讓我不禁露出會心一笑，這位作者果然擁有豐富的開會經驗，而且很清楚大家所遇到的困境。她在書中所分享的小技巧不但實用，也容易操作。
舉例來說，作者提到即便自己沒有參與某項專案，也要使用「我們」這個詞彙。這個道理很簡單，不但可以讓大家感受到你的投入，而且還能營造命運共同體的感覺。
另外，作者也建議我們在挑選座位時，最好可以坐在會議主持者的旁邊。哦，這又是為什麼呢？我知道很多人喜歡坐得遠遠的，這樣才不會沒事被點到名，那為何作者要鼓勵我們盡量坐在主席旁邊呢？因為緊挨著會議主持者的身旁坐著，會讓人以為你正在跟他討論議程，並適當給予支持，會讓其他成員留下積極的印象。而且這樣做的話，你的議題也容易受到重視。
作者薩拉・庫珀還分享了一些實用的開會技巧，好比當某人提起一個龐大的數目時，我們最好能用城市或國家人口去進行比喻。好比當你要說264萬這個數字，就可以說約當臺北市的人口數。或者像以前所讀過的一段新聞，上頭提到「臺灣有超過四萬家雞排店，每天雞排消費量超過二十五萬片，若以平均單片雞排兩公分厚度計算堆疊，一天可以吃掉五千公尺高的雞排，相當於十座臺北101大樓⋯⋯」
重點是用比喻的方式，不但容易讓人理解，而你所展現出來的深厚知識，必然會給其他同事留下深刻的印象。
整體而言，這本《聰明人的開會技巧》是一本容易消化和實踐的開會指南。除了上述所分享的一些開會技巧，作者在本書中還跟大家分享要如何成為會議室的主人、如何像老闆那樣展現氣場，如何在以男性主導的職場裡參加會議，甚至是如何像忍者那樣應對會議上出其不意的偷襲⋯⋯
我想，光是看到這幾個主題，大家就應該有興趣閱讀了吧！
作者薩拉・庫珀語重心長地指出，雖然大多數的會議感覺都很嚴肅，但我們還是要學會用平常心來對待，更要懂得如何讓這個會議看上去不像一個嚴肅的會議。
嗯，讓我們共勉之！
