替代役物語:承擔責任是一條挑戰自己的必經之路,與其被動去承受,不如主動去接受

2021/09/04閱讀時間約 10 分鐘
先前的文章,探討過一回關於自己有榮幸擔任管理幹部,背後的那些天時、地利與人和所構成的因緣際會,讓我「運氣好」的當上管理幹部。(延伸閱讀:替代役物語:那些讓我當上管理幹部的天時、地利與人和
這篇文章,主要是在回顧自己擔任一年管幹後,從中得到什麼經驗可供未來借鏡,避免自己將來再度犯下相同的過錯,或是留意當相似的情況再次發生的時候,該如何進退得宜的處世之道

為何執著於管幹

關於自己執著當管幹的原因,可以追溯到自己最初當替代役時的心態
既然當替代役已經無可避免,何不讓這段期間獲得最大化的效用呢?
因此希望自己除了從日常勤務中獲得知識與實務經驗外,也能善用下班以及休假期間去充分的做學習。
在追求最大效用的心態下,執著於管幹最重要的核心因素是:
個人把主動追求擔任管理職並承擔責任,當作是磨練自己的一種方式。
主要也是:
趁著替代役期間,讓自己對實務上的管理有些概念,順便累積一些管理實務經驗為自己未來有可能擔任管理職做準備
另一個自己也看得滿重的原因-經濟因素。比起一般替代役那只夠生活的卑微薪水,當管幹雖然需要承擔更多責任,薪水相對也會高一些。這筆錢不論是用來投資自己、理財規劃或是存下來以備不時之需,確保自己退伍後,在轉入職場前有些家底可以度日,維持短暫的經濟獨立,減輕家裡的負擔。
以上就是個人執著於管幹的主要原因,接下來將分享這一年當管理幹部的心路歷程。

為難的夾心層

對於管理幹部而言,有時候我們的處境很微妙(又或者說很尷尬?),下面有替代役,上面有管理人警長以及副警長,兩者抱持的期望都不太一樣。
印象深刻的一次,有一項福利是我們定期做公益活動,之後可以換假使用,但在替代役中有82前跟83後之分,由於83後比82前少服役半年,導致雙方工作量不同,能換得的假期卻是相同的,因此有人打抱不平,希望能調整制度,讓82前能多爭取一些假。
當初個人認為現狀不可行,因此據理力爭,希望提出的人知難而退。但礙於提出的都是比我早入伍的學長,他們認為管幹就是應該要「幫役男爭取福利」,也認為說「沒有嘗試著去爭取過,怎麼知道行不行?」的態度,如果說服不了我,他們就打算直接「越級」向管理人反應他們的訴求。
百般無奈下,我最終妥協,答應去幫忙爭取看看,但前提是必須給我一套強而有力的說辭去說服管理人,以及假設自己是管理人的身份下,要對於我提出的問題有一份合理的解釋。
沙盤推演完畢後,當我跟管理人提出公益活動換假的疑問,然後端出一套備好的解決方案,然後,不意外的,就被洗臉了。管理人認為管幹要做的就是讓替代役「在既定的框架內把事情做好」,而不是試圖想改變遊戲規則,爭取一些有的沒的
當時不知道,改變換假的制度不是管理人說得算,而是要經過開會,由人事主任以及官長批准後,再送交到高分檢批準。中間的過程滿冗長的,對管理人來說,也不想為了替代役的小事動到高層,改變推行好幾年來的制度。
言歸正傳,被認為我這管幹失職之餘,因為自己也是82年次,也被認為包藏私心在裡頭(這個原因一直到退伍前夕才知道,被誤會了將近半年),整件事情最後是在管理人點名時,直接當場宣布表示假是不能動的,我們只能從工作量下去著手改變,才讓大家對換假這件事情死了心。
這是我剛交接管幹後還沒一個月,處理的第一件大事,震撼力十足。也讓我學到一課:
不要輕易被說服!事情的解決方法可能不只一個,必須跳脫他人的邏輯,另闢其他可能的解決方案。
就像管理人說的,沒必要執著在換假上,工作量就是另一個允許我們改變的指標之一。
震撼教育之後,日子還是要過。過程中自己逐漸釐清雙方的期待與代溝之處,以及自己在其中所扮演的角色與地位:
  1. 管理人要的其實很簡單,只要在合理的規範內把事情做好,就不太會過問細節
  2. 役男要的也很簡單,只是希望能讓服役生涯過得舒服點、快樂點
  3. 我要做的,就是在有限的條件下,改善替代役的處境,並完成上層交辦的任務,滿足兩邊的期待
並調整做事方式:
先跟管理人確定規範,並向其他替代役說明限制在哪,試圖在有限的框架內,尋找一個最適合的解決方案。最終所達到的結果。一來表面上仍然能達到上層的要求,二來替代役也能在處理事情的時候過得快樂些。
就像金字塔型的組織架構,有底層的工作階層(替代役)、中層的管理階層(管理幹部)、以及最上層的領導階層(管理人),處於中間的管理階層,就像夾心餅乾的夾心層一樣
被上層主管以及下層成員夾在其中,雙方對彼此抱有不同期待,都希望透過管理層轉達與完成。
這時候管理階層就必須瞭解自己的權職所在讓雙方充分了解自己與彼此之間的侷限在哪,並不要抱有太高的期待,如此才不會讓自己陷入兩難、或是有一方單方面自嗨的情況發生。

無實權的管理職

雖然管幹由是管理人任命的,但實際上我們並沒有像管理人有權力,讓替代役乖乖聽令於管幹。
大部分年輕一輩很討厭傳統的「表面式權威」,我也不例外,表面上看似很服從,一離開視線就是打從心底看不起那種高高在上、自以為是的態度。因此,對於年齡層跟我差不多的多數替代役而言,要如何讓替代役對沒實權的管理幹部信服,這真是我當初最大的難題。
當我前面當管幹的學長退伍之際,我問說:「我需要注意哪些東西?」
學長只留下一句:
「只能意會,不能言傳,你留著慢慢去體會吧。」
一開始天真的以為,管幹的事宜交接完畢後,前一位當管幹的學長一退,世界仍然會照往常一樣的運作。殊不知,學長前腳一退,後腳跟來的馬上就是人心浮動
許多問題是接踵而至的來,一開始以為是有人搞不清楚或是不知道,當發現真相後,才知道原來是「在試探新上任的管幹,他的做事方式以及行事風格」。許多問題前一任管幹早就處理過,或是老早講清楚過,但可能對前一任的處理方式不滿意,所以故意裝糊塗跑來再問一次,希望能用新標準套用在原本的問題上頭。
也算是大家跟新任管幹,以及我對新身份之間的磨合期吧!那段時間跟我另一位管幹室友,不時就再討論這些問題,並請教之前的管幹當初是如何處理的,搞得我們壓力很大,很擔心有些事情開了先例,就一發不可收拾
最後也是再搞清楚許多原則問題跟規定之後,面對大部分的問題都知道限制在哪裡,以及如何得出一個「有限解」的解決方式,就事論事就簡單多了。大家其實都知道底線在哪裡,但總是有些人希望找一些名目希望能夠通融,面對這種訴求,我會以實相告:「我會難做事;這不是我的權限,可能要打給管理人…等」,讓他們知難而退。
進入穩定期後,突發性的問題就很少再發生,可能是大概知道對於這類問題,新任管幹的制式回答大概會是怎樣。
或許是每個管幹的必經之路吧?有點能理解前任管幹對於「只能意會,不能言傳」所代表的內涵,真的是要遇到之後,才能從中慢慢體會。

以身作則

帶頭作表率,也是另一種讓其他人信服的方式。
當有人明顯違反規則時,我們才能夠理直氣壯的制止,而不是被批評有差別待遇的情況發生。這應該是當管理職最大的悲哀了,放棄了自己部分的自由,奉公守法只為了不讓別人覺得管幹在濫用職權耍特權:「憑什麼管幹可以,我們不行」的狀況發生。
不只把事情做在理上,當有人試圖做出明顯會越矩的情形發生,只要被我們發現,或是讓我們知道,就等於是把事情從私底下搬到檯面上,我們也不能冷眼旁觀,必須把規則說清楚,並給予其他「合法建議」。
這並非我們無情,畢竟如果我們知道後沒有制止,或是知情未報,管理人事後發現,或是最後出事了,不論是哪種結果,都是管理幹部嚴重的失職

心得總結

其實當管幹的心得還有很多,像是扛責任、抗壓性、做人處世、格局、利害關係、辦公室政治等,有些是從實務經驗中學到,有些則是管理人傳授心法,上頭只是把其中幾點覺得最重要的事情列舉出來。
至今覺得管理職最難的,還是如何瞭解上下層各自的期待。畢竟有時候,名目上說的好聽,重點還是要讀出背後的意圖以及需求以免自己變成有心人借刀殺人的工具,或是替別人檔刀的砲灰
如果要我總結在管幹最重要的觀念,那就是:
在既定的框架內保持機警與彈性,並把事情給辦妥。
就像是在有限的資源作出最大的成效一樣,
彈性是為了要在框架內探索不同可能的解決方案,並選擇大家都能接受的最佳解;保持機警是為了要意識自己是否有越線、或是被利用的的可能。
不論是上層施加的限制,還是自己權職上的限制,最終的目的,就是為了在既定的框架內,把事情給辦妥,達到三贏的局面。

對管理的一點淺見

關於管理階層,要如何帶領下屬完成任務、協調跨部門間的衝突,最終滿足上層的目標與期待,過程都需要大量的人際溝通與交際手腕。市面上也有許多書,專門在說管理職必須要做好的「向下管理」、「平行管理」以及「向上管理」。因此可以說,要如何做好管理職,最重要的就是要有一套屬於自己「為人」+「處事」的「心法」/「方法論」
自己最初的想法,是相信大家都是成年人,應該能對自己的行為付出完全責任,因此只要能在原則或規定內把事情做好,個人也是採取黑箱制,不願意介入太多。
會有這樣的想法,也是吸收到一個觀念:
小孩連自己父母的話都不聽了,何況是因為雇傭契約而被迫一起工作的陌生人所說的話。
強壓的管理只會積壓怨恨,以及表面上虛偽的服從;等出事了,才發現大家不是忙著滅火,而是在一旁等著看笑話。
不論是現在管理人還是領導人,多得是對年輕一輩的批評,但卻沒有意識到年輕人不甘走前人的老路,也不願吃老一輩的套路。失去以往的威信,盼著年輕人回頭是岸的他們,不願接受時代的浪潮在變。
他們不知道的是,不改變心態與作法,最終被淘汰的不是年輕人,而是他們自己;他們不知道,現在的管理方式,要獲得他人打從心底、由內而外的心服口服,才是真本事
倘若真能做到那種地步,套一句柯文哲曾說過的話:
最好的管理,就是不用管理
年輕人最終會成為社會的中流砥柱,活躍於舞台間;老一輩最終會淡出舞台,逐漸退居社會的邊緣
阻礙時代的浪潮,就像隻身犯險想要阻擋海嘯般,你無法阻止海嘯的推進,甚至還會被海水吞噬
最終他們必須瞭解到-時間並不站在他們這邊

後記-卸任之後

對自己而言:
承擔責任是一條挑戰自己、也是提升自己能力的必經之路與其被動的去承受,不如更積極主動的去勇於承擔
我不知道自己在擔任管幹期間,是不是一個好的管理幹部,畢竟我也還在學習階段,也希望朝著那個方向邁進。
期許自己未來有朝一日再次擔任管理職時,能有著一套不失自己風格的「為人」+「處事」的管理「心法」/「方法論」。

延伸閱讀

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一位在因緣際會之下,動了想去紐西蘭的念頭,卻陰錯陽差跑到澳洲打工度假的背包客。 脫離台灣世俗的期待,踏上打工度假的不歸路,第二人生正式在澳洲啟航。 如果人生很短,那青春就是短暫一瞬間,屬於你的第二人生,下一站在哪呢?還沒開始的理由,又是什麼呢? 歡迎來到我的澳洲故事館,分享我在澳洲的旅程故事。
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