email總是看不完怎麼辦？三秒鐘原則試試看

都市傳說：食物不小心掉到地上的話，三秒鐘內拿起來就還可以吃喔。

為何PM那麼仰賴email？

• 傳播性：email 是可以只做一個動作、就讓大家接收到訊息的工具，類似的工具還有會議上的簡報〈Presentation〉，「點對點」的傳播、絕對比不上「點對面」的擴散。
• 普遍性：無論在國內或國外，寫信給客戶或同事，大家都普遍使用這項工具。而且除了電腦，手機跟平板等載具也都可以很輕易登入這項工具。
• 正式性：在很多商業與工作上的來往，email 相較之下還是比其他的通訊方式更正式一點。

請把眾多的溝通工具當成輔助的工具，最後的結論，務必請用email整合後正式發出來。再搭配上「結論、給、拿」的架構，得到最大的效益。

管理email的目的，不是盡快地把所有未讀信件變成已讀信件。
而是要想辦法讓重要的事浮現出來。

需求的誤區導致無效率的對策

• email就是用來分享資訊的

• 主旨〈信件標題〉放上結論句或是系統的無意義標題，而且好話不說第二遍

我們就是要有可以讓好事發生的能力，就是我開頭提到的：對目標執著的積極性。

如何才能讓重要的事浮現出來啊？

1. 增加處理工作的時間〈加班〉
2. 提升效率，時間已經不夠用了
3. 設定優先次序，個人的效率再高也做不完了，需要團隊幫忙

• 創立資料夾分類，以老闆習慣的觀點來整理，方便搜尋資料跟對焦老闆重視的部分。我們會以「客戶別」或是「產品組合」來分類，若擔心資料量太龐大，通常我會再用年份區分開。
• 用信件條件來顯示顏色，幫助眼睛瀏覽時挑出重要的部分。〈Outlook「檢視」的位置可以設定〉
• 紅色：被標示「重要性高」〈通常有個驚嘆號〉與「寄件人為直屬主管」的信件。
• 藍色：收件人「只有我一人」，這件事很明顯的表示，如果我沒有先處理，那很有可能就會擱置、沒有進度。
• 綠色：我是收件人之一、並不是副本收件人。那我可能必須負責信件的某一部分。
• 黑色：我是副本收件人之一，代表我可能可以對信件討論的內容做出貢獻。

• 再來是閱讀信件時，務必使用「同主旨」排列後再閱讀，回信時請用最後最新的一封回覆大家，避免自己造成別人的混亂。

三秒鐘原則

讓重要的信件浮出來後，接下來就是讓她們因為我們的貢獻〈三秒鐘原則的行動〉，事情能開始往好的方向動起來。

• 開口問、打電話問、發訊息問。但不建議沒準備就直接每次都跑去別人座位問話，會很沒效率。也最好收集問題後一次跑，自己也要做點功課。
• 回覆。要求自己回覆問題的質量要高，千萬不要把別的PM一封信搞定的事，結果自己回了三、五封信還弄得越來越模糊。針對對方的需求回答，原則就是「結論、給、拿」。
• 登記到行事曆。除了事件發生預期日期登記下來之外，甚至連要採取行動的預先幾天都登記下來，那你的行事曆也會具有「超前部署」的動力喔！
• 將相關人加入副本。加人進來信件，做事比較週全的PM會打個電話跟當事人解釋一下為何加他進來信件，或是在信件中簡單描述一下。
• 刪除信件。是的，不要怕簡單生活。我相信你會判斷的。

三秒膠原則〈如何讓你忙不完〉

• 不認真看黑色的信件。有些人寫信習慣不好，雖然是要給你的信件，但偏偏也不選一下收件人，把你放在副本。或是整個專案的討論方向已經偏了，但裡面的同事沒有辦法抓出其中的關鍵點，這時候〈黑色〉魔鬼就在細節裡，好好讀信，我因此阻止過很多次的大災難。
• 相同主旨的信件不看完就急著回覆。三秒鐘原則是「準」！不是快。三秒膠是快刷一波〈存在感〉、讓狀況膠著。
• 只回覆一個「過程中」的狀態。如：我正在追了、我打電話了、我發信了。這種回覆都顯示僅付出勞力但不重視成果的心態，身為PM要特別注意避免這種無意義的報告，有損你當責的形象。
  第一句就要根據人家需求給個成果〈結論句〉。
• 一定等到Schedule都確定了才登記。錯！行事曆是自己看的，不必漂漂亮亮整整齊齊，但一定要有用！行事曆是你的貼身秘書、第二大腦，要注意的、要提醒的事項都放進去，釋放真正大腦的腦容量去想更有創造性的事。
• 不敢刪信件。感謝信可刪，有時候只需留主旨最後一封、歷史討論信件可刪，約開會時間的信可刪，訂下午茶〈三秒鐘內一定訂好〉跟團購訂完後可刪。刪完後重要的事才會浮現出來。
• 以為面對面就有效率。面對面究竟是為了達到營造團隊氣氛的目的，或是面對面開會是要確保能解決問題〈團隊合作〉，身為PM千萬不能不清不楚喔！
• 主旨放上會「過時」的時態句。如：【緊急！Urgent！Hold貨！】這些驚嘆號跟狀態，有可能隨著時間過去而消失，所以如果收件人有著兩封標示緊急的信件，而其中一封已經解決的差不多，那很有可能他對另一封緊急的信就失去了緊覺性。通常動詞跟形容詞都有時效性，名詞是比較能保持狀態的詞彙。

你不可能堅持只用報紙就真正瞭解整個世界