都市傳說：食物不小心掉到地上的話，三秒鐘內拿起來就還可以吃喔。
食物要吃新鮮的，資訊要接收最新的，但雜亂的冰箱跟亂七八糟的電子信箱都讓人很不耐，所以東西不是新跟鮮就好，還要學會「管理」。
很多從別的產業轉職過來電子業的PM常常跟我說：「這裡的步調很快」、「差異最大的就是．．．節奏」，這是不爭的事實。
如同許多在國際上擁有強大競爭力的公司，對目標執著的積極性一直是這類公司PM很傑出的能力，所以計畫、行動、修正、再計畫、再行動導致步調非常快。
雖然像樹獺一樣慵懶的回話，絕對是註定無法得到這個團體的信任，但也不希望已經跑起來的人、專注於學習如何飛起來，因為那是「本末倒置」的事情。
今天我想介紹一些我跟團隊成員管理email的方式，從這個案例中，我們會體會到那位心中一直要求自己「快快快！」的教練，絕對不是有效的管理方式。
為何PM那麼仰賴email？
首先先釐清Why〈目標與需求〉，PM究竟想利用email達成甚麼目標？主要是email具有以下特點，已經很難被其他通訊軟體完全取代了。
- 傳播性：email 是可以只做一個動作、就讓大家接收到訊息的工具，類似的工具還有會議上的簡報〈Presentation〉，「點對點」的傳播、絕對比不上「點對面」的擴散。
- 普遍性：無論在國內或國外，寫信給客戶或同事，大家都普遍使用這項工具。而且除了電腦，手機跟平板等載具也都可以很輕易登入這項工具。
- 正式性：在很多商業與工作上的來往，email 相較之下還是比其他的通訊方式更正式一點。
既然無法取代，那就請調整一下使用溝通工具的比重跟順序囉，把email視為最後總結的呈現，千萬不要忽略她了。以避免自己成為溝通過程中的「瓶頸」。
有一些工作者其實並不重視溝通的成果，而僅重視是否使用「自己習慣的」通訊工具，還有自己「付出了甚麼」動作。
所以我們常在很多失敗的溝通裡聽到這些理由：「我有打電話給他了〈但他沒接到〉」、「我都是用Line〈單獨〉請教他」，「這在群組裡討論〈聊天時帶〉過了」．．．等個人勞力的付出，而非溝通成果的討論。
請把眾多的溝通工具當成輔助的工具，最後的結論，務必請用email整合後正式發出來。再搭配上「結論、給、拿」的架構，得到最大的效益。
除了因為這些特性而使用email這項工具，還有「對於email管理的目標」也需要好好定義一下，我曾經以為管理email是為了把未讀信件看完，但到了最近才有了新領悟。
管理email的目的，不是盡快地把所有未讀信件變成已讀信件。
而是要想辦法讓重要的事浮現出來。
需求的誤區導致無效率的對策
在分享怎麼讓重要的事浮現出來之前，先釐清幾個一般人對email常存在的需求誤區。
- email就是用來分享資訊的
「分享資訊」是個很好的需求，讓我想起會議的目的也常常用這個需求來召開，畢竟消除資訊焦慮感是大家都有的需求。
踩入這類誤區的工作者，會以為收件人寫上「Hi all,」，大家就會好好閱讀信件內容並且各自去行動。或是不積極的區分收件者跟副本收件人，一律把所有人都丟到收件者名單，以為大家就會跟實際要執行動作的收件人共同地重視這封信。
- 主旨〈信件標題〉放上結論句或是系統的無意義標題，而且好話不說第二遍
主旨擔負的任務猶如好的書名或文章名，讓自己這封信在茫茫信海中浮現出來，如果把任務的結論或是系統產生無意義的標題當成主旨，很容易在眼球爭奪戰中敗下陣來，自己終究無法借到大家的時間跟腦袋來讓事情越做越輕鬆、越來越有效率。
至於好話不說第二遍，對於工作上的溝通則是很糟糕的習慣。
有些失敗的溝通上，PM相當氣噗噗的標示出自己在過去email已經提過的證據：「我說過了呀．．．」，覺得自己被誤解了。
我理解那種委屈，有時候真的是對方太輕忽了，也可能是對方有茫茫信海，根本無法察覺有重要的事隱含其中。
如果這是很重要的事，請不厭其煩的放在每次回信的結論句（第一句）吧，再利用親自打電話輔助溝通。重要的事再提一遍、看到相關人就提、發揮你的「影響力」。
我們就是要有可以讓好事發生的能力，就是我開頭提到的：對目標執著的積極性。
如何才能讓重要的事浮現出來啊？
隨著能力越來越強，工作量越來越大，我們應對的方式大概會有以下階段：
- 增加處理工作的時間〈加班〉
- 提升效率，時間已經不夠用了
- 設定優先次序，個人的效率再高也做不完了，需要團隊幫忙
經歷了以上三個階段，以下是我介紹給團隊成員管理email的方式：
- 創立資料夾分類，以老闆習慣的觀點來整理，方便搜尋資料跟對焦老闆重視的部分。我們會以「客戶別」或是「產品組合」來分類，若擔心資料量太龐大，通常我會再用年份區分開。
- 用信件條件來顯示顏色，幫助眼睛瀏覽時挑出重要的部分。〈Outlook「檢視」的位置可以設定〉
- 紅色：被標示「重要性高」〈通常有個驚嘆號〉與「寄件人為直屬主管」的信件。
- 藍色：收件人「只有我一人」，這件事很明顯的表示，如果我沒有先處理，那很有可能就會擱置、沒有進度。
- 綠色：我是收件人之一、並不是副本收件人。那我可能必須負責信件的某一部分。
- 黑色：我是副本收件人之一，代表我可能可以對信件討論的內容做出貢獻。
所以當我必須利用很短暫的會議空檔時間閱讀信件時，我就會根據以下顏色來做篩選，先閱讀紅色、然後藍色、再綠色，最後是黑色。很可惜的，這方法無法在手機上也適用，手機收信目前對我來說，依舊跟其他通訊軟體是一樣的工具。
- 再來是閱讀信件時，務必使用「同主旨」排列後再閱讀，回信時請用最後最新的一封回覆大家，避免自己造成別人的混亂。
三秒鐘原則
根據上述的方式閱讀信件後，三秒鐘內就要選擇以下動作之一執行，千萬千萬不要「只按下紅旗子標籤」當作待辦事項。
讓重要的信件浮出來後，接下來就是讓她們因為我們的貢獻〈三秒鐘原則的行動〉，事情能開始往好的方向動起來。
- 開口問、打電話問、發訊息問。但不建議沒準備就直接每次都跑去別人座位問話，會很沒效率。也最好收集問題後一次跑，自己也要做點功課。
- 回覆。要求自己回覆問題的質量要高，千萬不要把別的PM一封信搞定的事，結果自己回了三、五封信還弄得越來越模糊。針對對方的需求回答，原則就是「結論、給、拿」。
- 登記到行事曆。除了事件發生預期日期登記下來之外，甚至連要採取行動的預先幾天都登記下來，那你的行事曆也會具有「超前部署」的動力喔！
- 將相關人加入副本。加人進來信件，做事比較週全的PM會打個電話跟當事人解釋一下為何加他進來信件，或是在信件中簡單描述一下。
- 刪除信件。是的，不要怕簡單生活。我相信你會判斷的。
三秒膠原則〈如何讓你忙不完〉
- 不認真看黑色的信件。有些人寫信習慣不好，雖然是要給你的信件，但偏偏也不選一下收件人，把你放在副本。或是整個專案的討論方向已經偏了，但裡面的同事沒有辦法抓出其中的關鍵點，這時候〈黑色〉魔鬼就在細節裡，好好讀信，我因此阻止過很多次的大災難。
- 相同主旨的信件不看完就急著回覆。三秒鐘原則是「準」！不是快。三秒膠是快刷一波〈存在感〉、讓狀況膠著。
- 只回覆一個「過程中」的狀態。如：我正在追了、我打電話了、我發信了。這種回覆都顯示僅付出勞力但不重視成果的心態，身為PM要特別注意避免這種無意義的報告，有損你當責的形象。
第一句就要根據人家需求給個成果〈結論句〉。 - 一定等到Schedule都確定了才登記。錯！行事曆是自己看的，不必漂漂亮亮整整齊齊，但一定要有用！行事曆是你的貼身秘書、第二大腦，要注意的、要提醒的事項都放進去，釋放真正大腦的腦容量去想更有創造性的事。
- 不敢刪信件。感謝信可刪，有時候只需留主旨最後一封、歷史討論信件可刪，約開會時間的信可刪，訂下午茶〈三秒鐘內一定訂好〉跟團購訂完後可刪。刪完後重要的事才會浮現出來。
- 以為面對面就有效率。面對面究竟是為了達到營造團隊氣氛的目的，或是面對面開會是要確保能解決問題〈團隊合作〉，身為PM千萬不能不清不楚喔！
- 主旨放上會「過時」的時態句。如：【緊急！Urgent！Hold貨！】這些驚嘆號跟狀態，有可能隨著時間過去而消失，所以如果收件人有著兩封標示緊急的信件，而其中一封已經解決的差不多，那很有可能他對另一封緊急的信就失去了緊覺性。通常動詞跟形容詞都有時效性，名詞是比較能保持狀態的詞彙。
你不可能堅持只用報紙就真正瞭解整個世界
根據經驗的粗略評估，根據三秒鐘原則去執行，如果你一天的信件小於150封，那你應該都能游刃有餘的看完。若是介於150封至300封，那你對於效率跟優先順序就要更注重。超過300封的話，你要同時建立手塚區，營造讓大家願意主動過來跟你分享一些關鍵資訊的氛圍，但又不能允許太漫無目的的交談。
email會是一項好用的工具，但我們要了解為何我們要使用她？我計畫如何使用她？我預期她會幫我完成甚麼？
隨著email越來越多，我已經無法非常精細的讀每封信件了〈眼睛大概也慢慢疲老了〉，但還好這些年夥伴們都一起培養出一樣的用法，現在都多虧夥伴們主動提醒我那些信件裡有重要的部分，讓我更有時間去找出更多蛛絲馬跡。
希望跨部門的同仁，有越來越多人能一起擁有這些觀念，那累積起來的效率提升，一定會相當可觀。
商科PM是擁有十餘年以上經驗的IC設計業PM主管，如果覺得我的文章有一點點幫助，請記得按下追蹤跟「免費」連擊下方【5個讚】喔。
《免費註冊一般公民，推薦人請填tomatochuan喔，好人一生平安呀！》。
如果願意每月贊助150元，鼓勵更多的創作，歡迎用此連結加入Likecoin讚賞公民。 這裡的文章跟資料主要是為了以下需求所設計、歡迎追蹤跟轉發（請務必標示出處） - 經常會遇到學弟妹詢問面試技巧
- 準備公司新進人員的內部教育訓練
- 面對組織內中階主管的晉升培育計畫
