製造業實例5#『改善』:精實生產最核心的課程—5S躾

更新於 發佈於 閱讀時間約 10 分鐘

今天要談5S躾(素養);意思是有紀律(保持4S),養成良好習慣(減少1S 2S 3S)。我想這些資料在網路上都可以查的到,就不再贅述。我想要談的是更進一步的探討,素養的背後核心是什麼,為什麼理解成精實生產的核心?

讓我們先看一段中國企業的小故事:

王石,其實當年他也是位"三不老闆" — 對下屬不放權、不放手、不放心,事無巨細,親歷親為。從"沒了我地球就不轉"的得意,進化到"沒了我地球照樣轉"的自豪,他曾經歷過一個痛苦的"革命過程"。王石在該書中寫到,他辭去總經理職務後的第二天,還像往常一樣去公司上班。到了辦公室後覺得特別冷清,感覺不對勁,問了秘書,才得知大家都在開總經理辦公會議。王石才意識到自己已經不是總經理了。大家在開會的那段時間裡,王石“在辦公室踱來踱去、抓耳撓腮,竟不知該做什麼好”。據王石自己交代,他當時有不請自來,沖進會議室去的強烈“衝動”。但考慮這可能不利於新任總經理今後獨立自主地開展工作,費了九牛二虎之力,才算把自己給摁住了。但“那種感覺就好像前一天還意氣風發、指點江山,第二天就讓你拄著個拐棍去公園裡散步,拿些老照片追憶似水年華,順便思考思考人生”一樣。對於當時還只有48歲,年富力強、意氣風發的王石來說,這就好比"將馳騁的野獸關進了籠子"。
王石在不適應的狀態中度過了三天,難受異常。到了第四天,總經理說要前來彙報那天的會議,王石"揚眉吐氣"的機會終於來了。總經理說要報告七個要點,而他剛說到第三點時,王石便斷然將他打斷,把四至七點反過來給他講了。總經理當時目瞪口呆,既驚訝又困惑,問王石"是否去偷聽了"他主持的首次總經理辦公會議。
王石這下可把"成就感找回來了":不參加會議都知道會上講的是什麼,還能毫不猶豫地指出哪些方面有問題,這情形讓他頓時"情緒高昂起來了"。於是,到了第二次總經理來彙報的時候,王石如法炮製,沒容他說完第三點,王石就自己說了接下來的幾點以及相應存在的問題。這樣,到第三次總經理再來辦公室向他彙報時,總經理的眼睛不再放光,整個狀態也不對了。
還好王石是位敏感的"明白人",他"知道有問題了,而且這個問題還出在我的身上" — 不小心做了垂簾聽政的太上皇
王石之後一直反思:既然自己是真心把權力交出去的,為什麼還老不放心?剛開始當家,總經理和他的團隊肯定會犯些錯誤,但自己也是從不斷地犯錯誤中成長起來的,為什麼就不能允許他們犯錯誤?"如果還不等他們思考,我就直接指出問題,他們就不會再去花心思、動腦筋;如果我在最初就對問題給予糾正,他們就不會意識到後果的嚴重性,也不可能有進步。"

其實大多數企業家都已經把總裁的位置讓了出去,只給自己留著董事長的頭銜。然由於董事長和總裁沒有明確的分工,強勢的董事長往往又有"拍板"的習慣和愛好,所以公司裡所有腦子發育正常的人都明白,總裁的崗位實際上還是董事長兼著的;而那位頂著總裁虛名的經理人,除非腦子進水,也自始至終從來沒有哪一天把自己當總裁看待過。當然也有做得好一些的董事長,與總裁界定了"勢力範圍",然而可能出於"扶上馬,送一程"的"美好願望"吧,董事長會經常去總裁管轄的"領地"視察、探訪。今天在職場裡混了多年的高層管理人員沒有一位是傻瓜,他們看透了老闆的心思,十有八九會積極主動地向董事長請示、彙報。此時,習慣於發號施令的企業創始人,有幾位會按照書面規定的職責分工,在下屬面前不表態,或不提"參考意見"的?我時常聽到董事長們埋怨高管責任心弱、執行力差,但極少發現有哪位董事長意識到自己的"三不"行為是如何為下屬的責任心和執行力的低下做出"貢獻"的。

這是2013年工廠在推行ERP時,廠商總經理提供的資料。而文中最需要探討的有以下兩點:

  1. 公司的企業文化其實是創辦人的價值觀,而企業文化是否可以改變就要看創辦人是否有持續自省與自學,而這點會很大程度的影響工廠的管理團隊。
  2. 這是工廠沒什麼新穎但卻永遠不會過時的政治課題:要先明白工廠裡面的人心態是什麼,其中也包含部門的部屬。

公司跨部門角度

每個人看價值的角度不同,能與你對口討論的人,基本上都是文中提到的腦袋清醒看透老闆心思的人,這些人都知道要把自己80%的時間花在做好自己的生存價值上,能夠理會你的時間僅剩下20%,

部門內部角度

若你剛好是主管,很好的一件事情是你底下員工的100%都是你安排,但你也不能忘了公司現有體制對部門的要求,可能就會佔據現有部門的60%精力,因此剛入職要忘記新增改善專案,請務必要以同理心角度去思考,先融入部門。 當有效減少部門的工作量,或者原有在做的方式得到實質性的改善,他們自然會慢慢站過來你這邊。

帶人心得

我在工廠的前5年,沒能明白這個道理,經常透過管理壓力直接介入,而這類衝突一般都是隱性的,這會導致你要成效就需要在這專案上緊迫盯人或者親力親為。
因此不管是獲得高層認可的專案,抑或是客人要求,最核心的推行重點還是在於跟你對口的人,因為這些才是你未來是要長期合作的團隊。當你去找他們的同時,雖然拿著尚方寶劍,但其實他們已經看過許多英烈,也不會對你產生多大熱情,更多的是在看你是否真的在協作,還是傳令
改善很難由一次的專案得到顯著的效果,最終還是要倚靠團隊”自發性”的維持以及”有熱情”的發問
而以上正是我目前對素養的認知。以下我將舉3個案例來說明,如何影響部屬的素養。

帶人案例分享

我第一次當主管,僅在母廠培訓15天,就被分派到子廠管理5個部門(31人),當時是新手主管,但同事們會提醒記得要多瞭解以下三個重點:

  1. 這些部門在工廠主要功能是什麼
  2. 他們之間有哪些親朋好友或是不能公開卻眾所皆知等關係
  3. 哪些人是前主管或廠主管的愛將,哪些是特別難搞定的問題人物

案例一:多能工表格與制度的改善

觀察IE部門經常(佔據>50%工作時間)拿碼表到現場測量,詢問才知道他們在幫現場的操作員考多能工,而記錄的工具是工廠常用的Excel。於是我就找一次他們又從現場回來輸入的時候,參與了解他們在表格內打什麼資料,以及打這些資料代表什麼含意。

圖:人工輸入所有技能資料,以及判斷獎金

圖:人工輸入所有技能資料,以及判斷獎金

詢問後,了解到判斷是他們的困擾,因此可以透過這個痛點(Starting Point)進行教育與訓練。

圖:改善後表格

圖:改善後表格

首先來探討的操作面:

花了兩週時間討論表格內容,總結以下三點重點:

  1. 所有人工判斷都寫成公式,約70%。
  2. 雙表頭結合左邊摺疊功能。
  3. 右邊紫色1與2是篩選後進行可見值複製,協助他們快速整理月報。
公式不懂部分,貼至Word利用顏色區隔,配合中文進行說明。

公式不懂部分,貼至Word利用顏色區隔,配合中文進行說明。

因為之前沒有這樣被引導過,加上自己沒有看過或想過可以用這樣的方式去改善Excel,所以當這個痛點被改善後,部屬會真正感受到成效,這時候的『教育』可以算是成功了。

接著來探討的制度面:

工廠總人數500+,IE部門3人,二人工作4年多,一人入職未滿1年。
為什麼工廠的制度是可以任意的提出考試,這是否有帶給工廠實質的效益?

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需要探討多能工制度是否到最後都變成極高比例是A,等於變相的津貼。

多能工A佔62%

多能工A佔62%

全廠還有22%未考

全廠還有22%未考

當整理出以上制度面問題時,希望對制度重新檢視與探討,主管最終還是沒有給出答案,或許是因為我沒能找出真正痛點,或許是這問題對工廠不是最優先的。2個月後我也離職了,所以沒能知道這問題的解答。

案例二:機器設備評估

產線為什麼用手刷膠不用機器 — 基本上你可以想到,多數人也都能想到,最重要的是怎麼找出微小差異,然在解決被人忽略的細節。

經了解後,原來之前已經測試過噴膠機,測試結果水性膠效果比熱熔膠好,因此就持續與廠商溝通水性膠的種類,但已經過了幾年,仍無法解決膠絲問題,導致延宕至今。當時覺得這是個很好的切入點(Starting Point),但由於工廠已經有熱熔膠失敗的經驗,所以要再次引進新的熱熔膠廠商以及噴膠機廠商是很排斥的。

於是我先從以下步驟著手:
一、請廠商提供鞋廠量產機器影片。

因為之前在鞋廠工作,知道膠絲問題是可以克服的。

因為之前在鞋廠工作,知道膠絲問題是可以克服的。

二、請機器廠商介紹熱熔膠廠商

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三、依公司流程,進行熱熔膠審核。

家數太多就不一一貼圖

家數太多就不一一貼圖

四、進行產品試做,測試是否符合量產品質與效率。

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五、教育部屬設備評估報告的各項細節含意

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六、參與現場評估,不僅可訓練部屬從做中學,自己也會意外成長

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七、與生產主管溝通在哪條線進行新設備試行

八、進行不同產品別的產線複製

七與八很可惜的,僅看到開頭成功量產幾天,因為離職,所以沒有照片。

案例三:部屬不配合

當時工廠有個特別難搞定的排行榜,其中一人是歸屬設備維修部門的老員工,已經快50歲。不過我那時候都是透過主管安排他工作,但經過了2個月,一共累積11件事情,他都不配合。
後來我就請他本人到辦公室談,並檢視每件交辦事項以及交辦日期給他聽,他也都沒有意見。於是我請他的主管不給他加班(中國許多工廠週工時60H是常態),他也沒意見。
但經過2週後,他主管來找我,說他已經開始配合做了,我當時還時沒有答應給他加班,直到一個月後才恢復加班。

總結:

其實願意跟隨改善的人不多,機器設備案例中,該部屬其實也是很反彈的,直到離職三個月後,才私訊我當時一起去現場改善的工作比較有趣。

我的經驗部屬中,有:

80%的人會維持住部門生存價值
5%會真心跟隨
15%不配合
這5%真心跟隨的人,是影響另外80%的重點。

經過這麼多引導,最後不願意配合的15%,若超出你設定的下限應給予適當的懲處。不過我仍覺得我當時不同意加班不是個好的辦法就是,是否有更好的方案,就要請各位讀者依實際情況多多思考了。

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2021/10/01
其實不管在哪,人與人之間的『信任』還是不會變的。至今仍許多上司會有你這小事都做不好,我哪敢交辦你更重要的事情? 而我個人經驗是,不該專注在是否犯錯,應把動機變成公司大於個人,當你有辦法『換位思考』時,自然就會慢慢的『當責』,雖這不意謂著你的待遇就會成長,但可以保證你的能力會隨著態度而提升。
2021/10/01
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