內向UIUX設計師提升溝通能力值的3x2個方式
更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘
這篇文章要先感謝UX四神湯舉辦的深夜食堂活動，讓我有機會重新整理過去幾年的工作經歷，也感謝四神湯的Kevin，發現我能和大家分享內向者工作的議題。而在分享會後的QA時間，大家都在討論溝通問題，因此希望紀錄下來幫助其他特質相同的朋友！
適合繼續看下去的朋友：
- 認為自己內向的特質，會影響到工作表現
- 認為工作上的問題，主要在於溝通能力的不足
- 每天到公司上班，也會覺得社交過度
我剛開始工作的前幾年，都是在10人左右的小團隊，後來有機會加入1.5萬人的大企業，光是設計師就有500人，溝通的規模是指數型暴升。加上在企業內的設計團隊，更需要透過跨部門溝通，以證明設計的價值，提升影響力，讓我原本內向的特質加上不擅長溝通的能力馬上暴露。還好有過去那段時間的堅持，現在才能模索出適合自己的溝通方式。
以下會討論到三種常見的溝通類型，分別是向上溝通、橫向溝通和日常社交。
向上溝通
有意識的向上溝通，不只發生在和主管 1 on 1 的時間，或談績效考核的時候，在任何有主管出席的會議、平常的閒聊，都可以視為溝通的時機。
想想和主管溝通的時候，是否也有發生以下的幾種情境：
- 常常自己還沒說完話，就會被主管打斷
- 認為主管在沒有理解設計脈絡的狀況下，以他主觀的角度判斷設計產出
- 不知道如何在委婉與直接的溝通方式間拿捏平衡
2個方法面對這些情境：
1. 練習溝通的精準度
首先必須理解管理者時間的重要性，以我的主管來說，每週約花20小時在會議上，如果是我的老闆，甚至有35個小時的會議，所以必須要在短時間內抓到重點並傳達想法。 如果我們在工作上的信任感建立不足、對公司產業的理解不夠、或是專案方向對焦不夠清楚， 就很有可能造成設計結果從方向上就是錯的，被直接打斷。
所以需要根據主管的權責範圍和個性特質提供相應的說明方法，以權責範圍為例，對在意客戶聲音的老闆，說明用戶需求， 對在意財務和營運的老闆，強調設計效益，而以個性特質來說，委婉通常是內向者比較擅長的路線，所以我會先委婉試水溫，再慢慢轉直接。
持續從主管的角度思考，就會發現需要補足產業理解、找到對的時機進行對焦，最後才能提升信任感，擁有更精準的溝通能力。
2. 和老闆開會前的自我心理建設
如果自己是參與者，每一場會議只要求自己要問到一個有價值的問題。在很多會議不能夠有明確準備才進入的狀況下，特別需要在會議前，有意識的對自己進行心理建設：每個議題上，站在用戶角度會怎麼看？如何對公司的決策能夠產生幫助？因為不習慣大量發言，所以只要求用一個有價值的發言當作標準，提醒自己，也達到參與會議的目的。
如果自己是主講者，就要充分準備並反覆檢查自己有沒有邏輯漏洞，想清楚所有可能會被問到的問題並整理補充資料。有時候更需要先找同事練習過一遍，一次的 Debug 可以找出85%的邏輯錯誤(不負責任統計)，也能減少實際會議中被問題擊垮的次數，絕對能在重要會議前大量增加信心。
橫向溝通
作為設計師，是用戶的代言人，經常需要進行跨部門的橫向溝通，持續表達想法直到設計落地。同時也是設計部門的代言人，持續傳達設計的價值，提升影響力。
1. 有意識的主動溝通並表現情緒
天生內向者在日常的情緒表現上，容易處於平靜甚至冷靜的狀態。而作為用戶代言人，在發表研究結果或進行設計提案時，就需要有意識的增加情緒高低點，完整表達用戶在使用產品時的情緒，才能幫助團隊進入用戶的使用情境，掌握設計重點。
除了為真正產品的用戶發聲以外，團隊中每個人都是 User。先了解每個人工作上的需求，才能在會議前做足準備，釐清溝通方法。在會議上有意識的主動進行溝通，幫助他們順利完成工作。
2. 每天都做自己的回顧會議
因為跨部門溝通經常包含前後端 RD 和 PM，列出每日待辦清單應該是工作的基本功課。但如果只做清單上的事項，很容易淹沒在各種工作雜項中，而且每個項目都包含必要的社交，造成能量消耗。
所以個人的回顧會議，已經變成我的一種習慣。每天早上會利用吃早餐的時間，同時進行一個人的 Retrospective 回顧會議，想想前一天發生的事情，不管好壞都記錄下來，才有機會提前找出更多待優化的項目，從工作雜項中篩選出亮點。
日常社交
1. 工作上利用公事建立有目的談話
作為一個內向者，最擅長的社交模式，就是利用公司專案的剛需。在剛進現職公司的時候，因為要面對垂直產業的 B2B 的產品，還有專業領域的用戶，所以著手建立用戶旅程圖。也剛好藉由這個建立旅程的機會，向其他部門的專業同事請教。利用有目的性的會議內容拉起談話，建立其他部門對設計師的職務印象，形成有意義的社交，也比較不會尷尬或冷場。
而朋友圈的傳說中，最厲害的典範故事，是發揮用戶研究的職人精神，建立同事們的 Persona 列表。列表包含公司所有同事的興趣嗜好、家裡小孩年齡、還有貓貓狗狗的數量，都可以做為作為閒聊的話題或是開頭，簡直是日常社交的 CRM 系統！
2. 工作外找到有共同目標的緊密社群
以我過去曾經參與講座或學習小組的經驗來說，大部分無法建立長久關係，所以我對專業上的社交一直有懷疑。很高興最近參加的兩個活動，UX四神湯的深夜食堂，以及商業思維學院，都讓我找到有共同目標的一群人可以互相回饋，產生優化的正向循環，詳細可以參考另外一篇文章「UI/UX 設計師有效率學習商業思維的3種方法」。
總結以上分享，作為一個內向者，在工作上的溝通的可以從這3x2個關鍵面向著手：
- 練習向上溝通的精準度，做好會議心理建設
- 主動進行橫向溝通，適當表現情緒，並做回顧
- 日常利用共同目標產生交流
對於這篇文章你有什麼想法嗎？歡迎在底下留言跟我分享，你的提問說不定也能解決別人的問題！
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