內向UIUX設計師提升溝通能力值的3x2個方式

2022/02/24閱讀時間約 6 分鐘
這篇文章要先感謝UX四神湯舉辦的深夜食堂活動,讓我有機會重新整理過去幾年的工作經歷,也感謝四神湯的Kevin,發現我能和大家分享內向者工作的議題。而在分享會後的QA時間,大家都在討論溝通問題,因此希望紀錄下來幫助其他特質相同的朋友!
適合繼續看下去的朋友:
  1. 認為自己內向的特質,會影響到工作表現
  2. 認為工作上的問題,主要在於溝通能力的不足
  3. 每天到公司上班,也會覺得社交過度

我剛開始工作的前幾年,都是在10人左右的小團隊,後來有機會加入1.5萬人的大企業,光是設計師就有500人,溝通的規模是指數型暴升。加上在企業內的設計團隊,更需要透過跨部門溝通,以證明設計的價值,提升影響力,讓我原本內向的特質加上不擅長溝通的能力馬上暴露。還好有過去那段時間的堅持,現在才能模索出適合自己的溝通方式。
以下會討論到三種常見的溝通類型,分別是向上溝通、橫向溝通和日常社交。

向上溝通

有意識的向上溝通,不只發生在和主管 1 on 1 的時間,或談績效考核的時候,在任何有主管出席的會議、平常的閒聊,都可以視為溝通的時機。
想想和主管溝通的時候,是否也有發生以下的幾種情境:
  1. 常常自己還沒說完話,就會被主管打斷
  2. 認為主管在沒有理解設計脈絡的狀況下,以他主觀的角度判斷設計產出
  3. 不知道如何在委婉與直接的溝通方式間拿捏平衡

2個方法面對這些情境:

1. 練習溝通的精準度

首先必須理解管理者時間的重要性,以我的主管來說,每週約花20小時在會議上,如果是我的老闆,甚至有35個小時的會議,所以必須要在短時間內抓到重點並傳達想法。 如果我們在工作上的信任感建立不足、對公司產業的理解不夠、或是專案方向對焦不夠清楚, 就很有可能造成設計結果從方向上就是錯的,被直接打斷。
所以需要根據主管的權責範圍和個性特質提供相應的說明方法,以權責範圍為例,對在意客戶聲音的老闆,說明用戶需求, 對在意財務和營運的老闆,強調設計效益,而以個性特質來說,委婉通常是內向者比較擅長的路線,所以我會先委婉試水溫,再慢慢轉直接。
持續從主管的角度思考,就會發現需要補足產業理解、找到對的時機進行對焦,最後才能提升信任感,擁有更精準的溝通能力。

2. 和老闆開會前的自我心理建設

如果自己是參與者,每一場會議只要求自己要問到一個有價值的問題。在很多會議不能夠有明確準備才進入的狀況下,特別需要在會議前,有意識的對自己進行心理建設:每個議題上,站在用戶角度會怎麼看?如何對公司的決策能夠產生幫助?因為不習慣大量發言,所以只要求用一個有價值的發言當作標準,提醒自己,也達到參與會議的目的。
如果自己是主講者,就要充分準備並反覆檢查自己有沒有邏輯漏洞,想清楚所有可能會被問到的問題並整理補充資料。有時候更需要先找同事練習過一遍,一次的 Debug 可以找出85%的邏輯錯誤(不負責任統計),也能減少實際會議中被問題擊垮的次數,絕對能在重要會議前大量增加信心。

橫向溝通

作為設計師,是用戶的代言人,經常需要進行跨部門的橫向溝通,持續表達想法直到設計落地。同時也是設計部門的代言人,持續傳達設計的價值,提升影響力。

1. 有意識的主動溝通並表現情緒

天生內向者在日常的情緒表現上,容易處於平靜甚至冷靜的狀態。而作為用戶代言人,在發表研究結果或進行設計提案時,就需要有意識的增加情緒高低點,完整表達用戶在使用產品時的情緒,才能幫助團隊進入用戶的使用情境,掌握設計重點。
除了為真正產品的用戶發聲以外,團隊中每個人都是 User。先了解每個人工作上的需求,才能在會議前做足準備,釐清溝通方法。在會議上有意識的主動進行溝通,幫助他們順利完成工作。

2. 每天都做自己的回顧會議

因為跨部門溝通經常包含前後端 RD 和 PM,列出每日待辦清單應該是工作的基本功課。但如果只做清單上的事項,很容易淹沒在各種工作雜項中,而且每個項目都包含必要的社交,造成能量消耗。
所以個人的回顧會議,已經變成我的一種習慣。每天早上會利用吃早餐的時間,同時進行一個人的 Retrospective 回顧會議,想想前一天發生的事情,不管好壞都記錄下來,才有機會提前找出更多待優化的項目,從工作雜項中篩選出亮點。

日常社交

1. 工作上利用公事建立有目的談話

作為一個內向者,最擅長的社交模式,就是利用公司專案的剛需。在剛進現職公司的時候,因為要面對垂直產業的 B2B 的產品,還有專業領域的用戶,所以著手建立用戶旅程圖。也剛好藉由這個建立旅程的機會,向其他部門的專業同事請教。利用有目的性的會議內容拉起談話,建立其他部門對設計師的職務印象,形成有意義的社交,也比較不會尷尬或冷場。
而朋友圈的傳說中,最厲害的典範故事,是發揮用戶研究的職人精神,建立同事們的 Persona 列表。列表包含公司所有同事的興趣嗜好、家裡小孩年齡、還有貓貓狗狗的數量,都可以做為作為閒聊的話題或是開頭,簡直是日常社交的 CRM 系統!

2. 工作外找到有共同目標的緊密社群

以我過去曾經參與講座或學習小組的經驗來說,大部分無法建立長久關係,所以我對專業上的社交一直有懷疑。很高興最近參加的兩個活動,UX四神湯的深夜食堂,以及商業思維學院,都讓我找到有共同目標的一群人可以互相回饋,產生優化的正向循環,詳細可以參考另外一篇文章「UI/UX 設計師有效率學習商業思維的3種方法」。
UX四神湯 深夜食堂分享 - The power of introverts
總結以上分享,作為一個內向者,在工作上的溝通的可以從這3x2個關鍵面向著手:
  1. 練習向上溝通的精準度,做好會議心理建設
  2. 主動進行橫向溝通,適當表現情緒,並做回顧
  3. 日常利用共同目標產生交流

對於這篇文章你有什麼想法嗎?歡迎在底下留言跟我分享,你的提問說不定也能解決別人的問題!
如果喜歡我的分享,歡迎幫我連讚5下,我就有機會可以得到一杯咖啡的獎勵,也歡迎任何對 UI/UX 設計、研究規劃、產品管理有興趣的朋友和我聊聊🙌
Han Hong
Han Hong
想要3個重點說清楚一件事
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!