無論如何都不想被忙碌與工作殺死|儲思《為什麼精英都是時間控》

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樺澤紫苑_2018

樺澤紫苑_2018

說起工作,每個人抱持的態度或觀念都不太一樣。
我常常跟同事說,比起工作我更在乎生活,也許換句話說,工作對我而言就是為了成就更好的生活。 但那些超時、加班、做不完的報告卻比生活更真實的存在,這樣的人們(也許你正是這樣的人),對「工作」與「忙碌」的體悟可能更加深刻,無論你是不是想要脫離這個狀態,都可以參考今天要聊的這本書,《為什麼精英都是時間控》。

日語中有一個詞叫做「忙殺」
意思就是工作太忙,被工作趕著走,人的精神壓力和身體壓力過大,就容易患上身心疾病,從而被工作殺死。

作者樺澤紫苑曾經是一名神經科醫師,醫院的工作非常忙碌,每天的工時甚至可能達到驚人的14小時,日復一日,因為精神壓力過大導致他的身體出現了一些警訊。

很諷刺吧!我作為一個神經科醫師,卻被精神壓力打垮。

於是他開始改變自己的生活方式,下定決心不再把工作當作生活的重心。
首先,徹底改變了自己分配時間、運用時間的方法。

作者認為,人與人之間的巨大差異,能力的差異、收入的差異、工作成績的差異,很大一部分原因來自於每個人「使用時間的差異」。深入了解時間跟身體的關係,妥善的重新分配,不僅僅是對工作效率有正面幫助,更可以騰出更多的自由時間,完成更多自我進修,逐步達成一個良性的正面循環。

以下整理本書以三個部分重點
【時間管理術的四大原則】、【專注的三大方法】、【一天的時間安排】
來跟大家分享,如何避免自己被工作忙殺。

【時間管理術的四大原則】

「專注力」為核心分配時間

人類的大腦在早上起床後的兩三個小時裡最清醒,經過一晚上的休息後,正處在最有條理狀態下,而這段時間作者稱為大腦的「黃金時間」,特別適合作高專注度的工作。

到這邊你可以試著想想,起床後的兩三個小時內你都在做些什麼?
大部分的人可能都把這樣的時間用在擠電車,通勤上班上了;到了公司之後,很多人會習慣先打開電子信箱,做查收郵件等低專注度的工作,如此一來每天的黃金時間就被浪費掉了。

作者將日常工作分為兩類:
一類是「專注性工作」,例如創作文章、寫企劃書、寫論文、製作預算表等等需要較多專注力的工作。
另一類是「非專注性工作」,例如查看電子郵件、打電話、開會等專注力需求較低的工作。

在什麼樣的時段選擇做什麼樣的工作,會決定工作的效率與質量。

而一天當中所謂「專注力高的時段」,包含早上起床的2~3個小時內、短暫的休息之後、下班前的一小段時間、工作截止的前一天等。

「重啟」專注力,創造時間

提高專注力是一件困難的事,但只要在感到疲勞之前先抓準時間短暫休息,就可以讓專注力得到一定程度的恢復。而最簡單的方法,就是睡覺

作者指出,平時睡眠時間不足6小時的人,語每天睡7~8小時的人相比,死亡率要高出2.4倍。 而降低專注力的生活習慣,「睡眠不足」無庸置疑的就是排行榜的榜首。

這個地方作者提出了一個有趣的說法;睡眠不足導致專注力降低,如此一來可以集中完成的工作不得不拉長時間才能完成,而這不僅會導致超時工作,也相對壓縮了自由的時間,甚至再次導致睡眠不足,進入一個可怕的惡性循環;而死亡率還在無形間攀升。

縮短睡眠時間,無異於縮短壽命。
二維時間管理_示意圖

二維時間管理_示意圖

作者提出「二維時間管理」這個概念,將時間視為一個面,而非線性進行。
X軸為專注力,Y軸為時間,專注力(工作效率)x時間=工作量。

在專注力高的時段做需要高度專注力的工作,工作量的面積就會增大。

掌握「美國式的」工作效率

作者認為想要提高工作效率,不是單純做好工作計畫、安排好時間而已,而是強調必須「有意識的提升專注力」,與此同時還要結合「工作方法的創新」以及「刪減不必要的工作」等技巧。

在2004年到2007年的3年時間裡,作者在美國芝加哥的伊利諾大學留學。起初聽說美國人下午5點就下班了還不太相信,但作者實際觀察發現這是真的,五點鐘一到,研究所大家就開始收拾東西準備回家,陸陸續續離開研究所。

雖然知道工作性質五花八門,沒辦法一概而論,但這樣的觀察還是讓作者有所啟發。

而美國人準時下班後都去做了些什麼呢?
有些人回答回家陪家人吃飯、有些人去看電影、去聽音樂會。
總而言之,就是去「享受生活」了。

要花時間進行「自我投資」



自我投資的正向循環

自我投資的正向循環

作者認為日常中的娛樂活動分為兩種,「被動性娛樂」「主動性娛樂」,兩種都帶來快樂,但長遠而言導致的成長效果很不一樣。

被動性娛樂的典型代表有看電視、玩遊戲、漫無目的的瀏覽社群媒體,雖然讓人感到放鬆,但無法帶來什麼好處。

主動性娛樂例如閱讀、運動、學習樂器、棋類遊戲,都是可以促進自我成長的主動性娛樂範例。

兩者的現住差異在於接收了資訊之後是否經過自我轉譯的過程,看電視可以說是單方面的「輸入」資訊,你只能選擇接收或是忽視,都是相對被動的反應;同理,即便是閱讀也可能淪為被動性娛樂,假如閱讀的過程只是讓文字在你腦中呼嘯而過,並沒有經過思考或消化,甚至最有效的「輸出」的話,與看電視的差異其實並不大。

透過接收,轉譯,輸出三個步驟,無論是什麼樣的娛樂,都可能達成一定程度的正面影響,而透過自我投資獲得成長,創造出自由時間再用於自我投資,最終將成就一個無限上升的正面循環。

【專注的三大方法】

「15、45、90」法則

人能夠維持專注的時間有限,一般來說高度專注的狀態只能維持15分鐘,因此可以將15分鐘視為一個專注時間單位,那些需要一氣呵成的工作,適合用15分鐘來完成。

作者提出無論是什麼樣的工作,最好以15分鐘為一個單位,每隔15分鐘小休息一下,每3個15分鐘為一個單位,也就是45分鐘大休息一下,這可以延長專注的時間。這樣的概念類似前陣子流行的「番茄鐘工作法」,每25分鐘為一個單位休息5分鐘。

而90分鐘則是成年人專注力持續時間的極限,如果能以45分鐘為一個小節,中間穿插休息時間,也對專注力的維持有所幫助。

雜念排除法

若給「專注」這個詞寫一段說明,無非就是「沒有雜念的狀態」,所以想要提高專注力或工作效率,就必須找到雜念的來源並加以排除。

作者在書中將雜念分為四種,這裡節錄其中三種(第四種與第三種差異不大):
「外物造成的雜念」「思考引起的雜念」「他人造成的雜念」

外物造成的雜念:
舉例來說,雜亂的辦公環境、凌亂的檔案歸檔方法或是辦公桌面,每一次當你需要找到某樣東西時都需要經過一系列的思考過程,上一次使用剪刀完畢時我放在哪裡,我把文件收在哪一個資料夾,這類型的事情都是對專注力的一種耗損。

習慣性地整理,讓事物時常保持在它應該存在的位置,培養專注力的第一步就是先培養合適的環境。

思考引起的雜念:
那些待辦清單上的事情是不是時常困擾著你?在你完成之前時時刻刻的提醒你,原本是幫助記憶的方式卻顯得有些惱人。然而只要做一件簡單的事,就有機會可以改變這樣的局面。

人對未完成的課題,例如代辦清單上的未完成項目、即將到來的報告、甚至是留下伏筆的連續劇劇情印象總是特別的深刻,但目標實現了之後,人們對已經完成的課題,記憶就不那麼深刻了,這在心理學上被稱為柴嘉尼效應(Zeigarnik Effect),也是許多連續劇或廣告總是在精采處切斷的原因。

只要在待辦事項前面加上詳細的時間,例如我下午三點開始進行這份報告,上午十一點要修改這份文件,加上時間後就可以把專注力放在其他的事情上,至少你知道在預定的時間到達之前,你可以放心的去忙其他的事。

延伸閱讀
【心理學教我克服拖延症:待辦事項的超能力|Cheers 快樂工作人】

他人造成的雜念:
當一個人進入高度專注的狀態時,他人搭話或是電話鈴聲等都會使專注狀態被打斷,一旦如此,要恢復到先前的專注狀態至少需要15分鐘的時間。如果能為自己打造一個適合專注的環境當然是最理想的,但大多數人無法選擇辦公環境,還是可以做一些嘗試,一定程度的降低干擾。

例如使用降噪耳機、把手機放離自己遠一點,專注循環內不開啟通訊軟體等。

假如自己可以創造一個理想的專注環境,頭腦會自動地記住這個空間,一到這裡頭腦就會明白「這裡是集中注意力工作的地方」。(此觀念可以參考《原子習慣》的「環境設定」概念。)

時間限制工作術

人在緊急狀況下,腦內會分泌一種名為「去甲腎上腺素」的成分,使人更容易進入高度集中、清醒、高效的狀態。

只要為工作設定一個完成時間限制,將時間抽象的概念「可視化」,提升緊迫感,相對的工作效率就會大幅度提高。通常在一個時間段的最初與最後,專注力、工作效率會是最高的,作者將其稱之為「初始努力」「最終努力」
我們可以將大工作項目拆分成數個小工作項目,並為其設定時間限制,並且要自我督促,無論如何都不能推遲設定好的時間。

除此之外作者也提到一個有趣的觀念—「快棋理論」
研究人員曾讓知名棋手看一眼整個棋局,然後讓他在30秒內決定下一步棋的走法;第二次則讓棋手考慮1個小時再做出決定,結果發現,棋手思考1小時之後做的決定和30秒內做出的決定有90%是一致的。也就是說靈感閃現或是直覺的準確率相當的高。

既然如此,需要考慮的事情,其實只要30秒就夠了,思考更長的時間也不會得到更好的判斷結果。

《為什麼精英都是時間控》

《為什麼精英都是時間控》

【一天的時間安排】

早晨

早晨起床時的大腦是一天中最為清醒的,就好比一張一塵不染的辦公桌。

作者提供一個預設的作息供讀者參考。

一天專注力最高的時間是早上的6點到7點;過了上午9點之後專注力慢慢地下降,到下午2點時接近最低點,下班前的4點到5點,專注度又有所回升。這個專注狀態根據個人作息而有所不同,重點在於找到自己的專注波型,才能對症下藥。

有些人可能會說,但早上很難起床,剛起床意識也非常地不清醒,根本不像是黃金時間該有的樣子。作者也提供了幾個幫助讀者擺脫賴床壞習慣的方法。

「早上沖澡」
早上沖澡可以迫使讓你放鬆的「副交感神經」退居次要位置,將大腦的主導權交還給主掌活動的「交感神經」

當交感神經處於主導地位時,人的體溫升高、心跳與呼吸加快,沖個溫水澡就可以反向的達成這些身理上的條件,同理可證,運動、散步、慢跑都可以達成一樣的效果。

「睜眼五分鐘」
早上鬧鐘響起之後不要急著下床,睜著眼睛再躺五分鐘,早晨陽光透過窗簾,可以刺激腦內「血清素」的分泌,照度在2500勒克斯以上的光線照射5分鐘以上,血清素就會開始合成了。

血清素是一種控制我們睡眠和清醒的激素,分泌不足時會導致心情鬱悶甚至憂鬱。想要提升前額皮質中血清素的活力,具體有三個方法:日光浴、有節奏的運動、咀嚼。(嚴格說起來咀嚼也是一種有節奏的運動,這同時也是吃早餐帶來的良好效果之一)

日間

白天工作的間隔,也就是午餐休息時間,對恢復專注力為下午的工作做準備而言是非常重要的時段。

作者提到,當掌管語言機能的大腦區域開始活動時,大腦提高血清素活力的效果就會變弱,所以午休時間盡量不要一邊吃飯一邊工作、聊天。

盡可能要到工作場所之外的地方去吃飯,散步、移動、改變場所可以激發人腦海馬體內的「場所神經元」,可以幫助提高專注力;除此之外,午餐時嘗試新東西也可以刺激我們的靈感與創新能力,為下午的工作重新充電。

夜間

夜晚下班後,想恢復專注力最佳的習慣就是「運動」,運動後可以說是大腦的第二個黃金時間。

運動的好處不僅可以增加海馬體的神經元數量,增強記憶力,還可以促進生長激素的分泌,有消除疲勞、修復細胞的功效。但要特別注意的是,人開始運動之後,交感神經就會占據主要地位,所以入睡前的3個小時要盡量避免運動,否則會對睡眠造成不良的影響。

除此之外睡前吃東西的話,入睡後由於身體血糖量較高,生長激素就不會分泌,一旦生長激素停止分泌,身體消除疲勞、恢復能量的功能就會減低,於是第二天的精神有可能會受到影響。

而睡前15分鐘是記憶力最好的時段,在一天的最後,記憶的東西不會再跟新的記憶產生衝突。
日本有一句俗諺就是

「睡前你想什麼,你就會變成什麼樣的人。」

後記

本書後半段許多論述與前半段重複,但無非就是強調幾個大觀念,如何保持專注、如何減少專注度流失、如何在適當的時機做適當的嘗試讓專注度獲得回升,諸如此類。

這是一套作者的「時間管理術」,不見得適用在所有的工作性質中,但仍然有許多腦科學、心理學與相關研究數據的論述,可以幫助我們更了解人類的身體,更加具象化「專注」這件事。

希望大家都可以慢慢嘗試,找到最適合自己的時間管理術。

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三千的沙龍
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閱讀本應是件愉快的事,而這件愉快的事會使你與眾不同。 放點音樂,我個人推薦Cicada,找一本書,跟著書評一起舒服的泡個文字浴。
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