給管理者:如何把工作週會開好

閱讀時間約 3 分鐘
不管你所屬團隊或大或小,大家應該都有所謂開工作週會的經驗吧
通常詢問大家開週會的心得不外乎幾個
:「浪費時間、又要花時間看主管發揮、饒了我吧,這週好想不開....」
很少遇到正面評價的工作週會
今天就想給大家建議一下,工作週會怎麼開會更有效率
首先我們要先建立一個認知

工作週會的必要性

每個管理者都一定要思考一點
你的團隊真的有必要開週會嗎?
通常開週會的目的是為了對齊工作進度、目標
但如果你的團隊有10個人,每個人花10分鐘同步
這一場會議可能就要花2個小時
隨著團隊性質不同,可能也要有所取捨
如果團隊之間是需要緊密合作的
甚至不能只開週會
最好是開個每日立會,每天15分鐘
每個人迅速講一下昨天完成哪些內容,今天預計的工作項目
彼此確認一下狀況
但又或者你的團隊,大家彼此工作內容其實是很獨立的
互不干涉,也不相干
那更是可以考慮不用開週會,不然豈不是浪費彼此的時間
可以考慮用填寫週報的方式讓你知道進度就好
身為團隊主管的你,再根據每人回報的狀況個別指導

我們最常遭遇的工作週會形式

大家各自表述工作進度

就是每個團隊成員輪流彙報工作進度,往往講過一輪就花了大半時間
每個人也不一定講述得到重點
往往一個人在講的時候,其他人也心不在焉的

主管的一言堂

另一種形式就是,變成主管的一言堂
就是主管霹哩啪拉的一直講
底下的人一邊聽一邊翻白眼
然後就散會,徹徹底底的浪費時間
以上兩種工作週會的形式
都會造成團隊時間大大的浪費
長久下來甚至會傷害團隊的執行力、凝聚力等等

工作週會到底該怎麼開才對

首先,思考一下到底為什麼要開工作週會
除了同步進度外,重點是,開完後要給團隊成員一個明確的方向
讓他知道他做的事情是符合整個公司的目標的
讓大家往同一個航道前進

會議目標要明確

此點同剛剛上面所述的,請你思考一下你的團隊究竟“需要”什麼
舉一個例子,假如我是一間餐廳的主管
我的工作週會目的會是什麼?
餐廳的例行性工作大致上就是那樣,變化不大
彼此之間也沒什麼好同步工作狀況的
這時候我們的週會能不能拿來分享工作經驗?
大家講述一下有沒有遇到什麼特殊的工作狀況,又是怎麼解決的
變成一個提升彼此能力的機會
這就是根據不同團隊的性質去定義不同目標的週會
如果你是管理者,可以試著去定義看看
看看在團隊內會激起什麼火花,再隨著反應去跳整方向跟內容

確實執行會議議程

這點非常重要
會議前一定要去定義:這場會議要做什麼
是請大家來匯報工作進度呢?
那有沒有先請大家填寫表單?
又或者有特定主題希望大家一起討論?
會前資料能不能先給
工作週會太常變得例行公事了
導致大家都傻傻地來,傻傻地走
非常浪費時間
一個合格的管理者,或者說會議主持人
一定要把這些都定義清楚了
這場會議才會是有效率的
以上就是分享給大家『開工作週會的』觀念與方法
下次再來講一下怎麼把會議開好吧
想必大家一定也有很多無效會議的經驗
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當你成為主管,不再是第一線的執行人員後,該用什麽樣的心態來面對工作、同仁;這邊是一個有感而發分享經驗的地方,歡迎共同討論
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