敏捷管理打造高效人生

如何實踐隨心所欲的生活

Photo by Parabol | The Agile Meeting Toolbox on Unsplash

前言

能夠隨心所欲的生活，應該是很多人嚮往的生活模式，我當然也不例外。

以前我認為，只要能夠財富自由、時間自由，那自然而然想幹嘛就幹嘛。但是，從國小、國中、高中、大學到現在研究所，任何時候比起前一個階段都多了更多自由的時間可以規劃、以及更多的零用錢可以使用，但想像中那美好的生活狀態並沒有隨之而來，反而因為太多的空閒時間沒有充分安排，等到一晃眼過去，才發現該做的事情沒做，更別提想做的事了。

我自己很常陷入這樣的矛盾

• 一邊希望維持健康的規律生活，一邊熬夜打LOL吃宵夜。
• 一邊期待能準時完成研究論文，一邊在工作時間滑社群媒體。

在強烈的慾望當前，那些過去設立的種種目標都被拋諸腦後，某天猛然驚醒，才發現過去一段時間又一事無成，陷入無限的輪迴。

有一天我發現到，自己真正想做的事情，都是過去對現在的期待。

隨心所欲，隨的是過去對現在憧憬的心，而不是當下容易受到誘惑、衝動、分心的心。

想要隨心所欲的生活，關鍵在於如何在當下避開誘惑做過去希望自己做的事情。而我在一堂專案管理的課程找到了答案：敏捷管理。

專案管理並非只能是管理學系的專業，也不是只有公司PM、主管才需要了解。對我來說，任何想要完成的事情都可以以專案的模式進行。

• 各種自學計畫
• 寫研究所畢業論文
• 安排行程、準備面試、辦營隊等等

以前我的大學指導教授說，寫程式、辦活動、弄計畫都可以用同樣的一套邏輯來執行，蠻好奇他指的是否就是專案管理。

什麼是敏捷管理

敏捷管理(Agile project management)是一種專案管理的概念，很常應用於高變動性的專案內容，例如軟體工程。

Scrum是敏捷管理的實作流程，大致包含以下流程：

1. 規劃專案內容、設定milestone

• 依據專案內容建立待辦任務清單。
• 簡單、大方向即可。

2. 安排衝刺週期 (Sprint)

• 規劃一個時間周期(通常是數週)，預期要在期間內完成的內容。
• 從待辦清單中選擇要執行的任務，並詳細規劃該任務的細節。

3. Daily Stand up meeting

• 在一天的工作開始之前，用很短的時間快速回顧一下昨天完成與未完成的內容，以及安排今天預期的工作進度，通常不超過10分鐘。

4. 回顧

• 在一個Sprint週期結束後，回顧並檢討，安排下一個Sprint的預期進展。

5. 回到步驟1反覆執行

敏捷管理的特性

彈性

• 敏捷管理善於處理不確定性高的專案，意味著在專案執行期間，如果發現原先計畫需要修改，能夠及時進行調整，並在下一次的衝刺週期修正。變化總是存在，不害怕變化，反而是依據變化制定策略，是敏捷管理的精髓之一。

短時間高速迭代

• 一個迭代週期通常是2~4週，透過短期的衝刺與回饋修正，能夠讓團隊執行的成果逐漸收斂向目標。至於實際的週期長度通常要視團隊的狀態進行調整。

與客戶溝通

• 敏捷管理仰賴與客戶的大量溝通得到反饋，再依據反饋修正計畫。

專注

• 透過設定Sprint的短期目標，讓團隊在一段時間內像雷射筆一樣專注於目標上。

各個擊破

• 羅馬不是一天造成的，一個遠大的理想是由大量的小目標所集合，敏捷管理讓團隊著眼於短期目標，並定期追蹤與修正，避免在過長的逐夢之旅迷失方向或是失去熱忱。

持續進行

• 日復一日、週復一週的進行，漸漸的這會成為一個習慣流程，一個能讓團隊自動化邁向目標的流程。

個人化敏捷管理與實作

敏捷管理不只能應用於工作當中，也不必擁有一個團隊才能進行。我是個沒有團隊的研究生，所以我把自已當成一人團隊，並從中提取敏捷管理的精華，打造應用於自己生活的流程。

以我自己為例，我把目前的生活拆成兩個專案進行

• research scrum (研究所畢業論文)
• coding scrum (找工作面試需求)

我用Google task紀錄並規劃大方向的專案milestone。並把衝刺週期設為一週，因為是單人執行而非團隊，所以相對的可以容許頻率更高的變動。

每天一早，我會在房間的小白板計畫今天的工作內容

• 早上、下午、晚上的工作時段要分配給哪一個scrum
• 檢視Google task的任務，作為工作安排的依據
• 回顧昨天完成/未完成的工作，並安排今日的預期工作內容
• 安排非例行公事，比如說採買額外的東西、臨時的任務等等

每週五晚上9:00，我會花一個小時檢視這週各Sprint成果

• 預期的進度有無達成?
• 狀況有無變化？是否需要調整計畫?
• 因為沒有所謂的客戶能夠給我回饋，客戶就是我自己，管理與執行者也是我自己，所以很仰賴深入的反省與自我回饋。
• 遇到的瓶頸與思考解決方法
• 安排下一輪Sprint的預期進度

透過這套流程，可以很容易地在當下回顧已經安排好的計畫，然後照著計畫執行，這一來降低了開工的摩擦力，二來能夠快速地進入工作狀態，試想如果每次上班坐到位置上才開始思考今天要幹嘛，很容易就會開始分神，降低工作效率。

總結

敏捷管理能夠讓當下的自己專注於過去安排的目標，助於達到隨「心」所欲的生活。過程中，我也發現我的心之所向，指向的都不是輕鬆、愜意的生活，一路上可能會充滿各種壓力、疲憊、挫折，但是在堅持熬過這一切後的延遲獎勵，才是我在過去期待的。

實踐這個方法後，我明顯感受到自己每天都有小幅度的成長，複利堆疊所帶來的成就感，讓自己可以持續運作這套系統。

我也同時搭配原子習慣的習慣建立方法，以及深度工作與冥想等技巧提升專注力，放大效益。

我的超人 Alan Chan，他所帶領的新創筆記軟體團隊HeptaBase也應用這樣的方法，透過Discord與客戶直接溝通得到大量回饋，並且高速迭代發布版本，從公司成立到目前約兩年左右的時間，發布了將近300個軟體更新版本，幾乎是每過幾天就會有新的版本發布。身為使用者的我在DC群組中耳濡目染，看到了這套管理方法帶來的強大效益，因此也希望能夠在生活中親自實踐這套方法。

最後，這篇文章提到的只是敏捷管理的其中一小部分，如果想更深入了解敏捷管理或是專案管理，可以參考 introduction to Scrum 、 Google的專案管理課程。

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