「為什麼非產品部門的同事，對產品操作會這麼不熟悉呢？」這是許多產品團隊都可能遭遇的問題。這篇文章分享我自己在公司舉辦 Workshop (工作坊)的經驗，讓非產品部門的同事更熟悉自家產品的操作。
包含 3 部分：
- 為什麼要舉辦 Workshop？
- 如何準備 Workshop？
- 我從 Workshop 學到的 3 點經驗教訓
為什麼要舉辦 Workshop ?
為什麼我要在公司舉辦 Workshop 呢？
在全公司大會中，我和產品團隊的同事們 (設計師、工程師) 觀察到其他部門 （例如業務、財務、行銷、公關）對自家產品系統的操作流程不熟悉，產品團隊光回覆操作問題就花了不少時間…因此我想：「身為一個 Technical Writer，除了使用文件教學外，也可以利用互動式 Workshop 帶大家熟悉系統吧 ?」
於是就有了在公司內部舉辦教育訓練的機會。
如何準備一場 Workshop
「產品系統教學」的重點有 2 個：(1) 讓同事動手做 (2) 讓同事發問。
但是這兩件事情偏偏是多數人參加教育訓練時，最不想做的事情…怎麼辦呢？我從孫治華老師學習的「互動式教學」技巧派上用場：
- 讓同事動手做：我從技術文件擷取要教的的內容，以每個步驟作為斷點讓同事操作，確保大家都是一步驟一步驟地吸收。
- 讓同事敢問：在發問上，使用 Slido³ 作為匿名發問工具，讓大家真的敢發問（用舉手的方式都不會有人問啦）。
簡報是輔助，讓同事動手做做看才是關鍵。
若對互動式教學手法有興趣，可參考我整理的 《15 個線上教學技巧》文章
我從 Workshop 學到的 3 點經驗教訓
舉辦 Workshop 可以讓自己、產品團隊、非產品團隊的同事都受益。
怎麼說呢？
- 對自己：從準備簡報與 Workshop 的過程中，找出自己對在業務流程中不熟悉的地方 > 可以補充到產品文件上
- 對產品團隊：讓產品團隊的人員一起參加 Workshop，大家一起看到產品是如何被使用的 > 凝聚團隊士氣，讓團隊一起看到與解決產品問題
- 對非產品團隊：觀察業務、行銷、營運、財務、公關…等人操作時，對系統的抱怨與回饋 > 增加同理心，瞭解公司的客戶在真實世界中會碰到哪些痛苦的問題，先體驗過一遍比較好應對
很感謝產品團隊同事的幫忙，舉辦 Workshop 讓我有種參加 Team Building 的感覺。
讓我最有啟發的是：
文字不是唯一的溝通方式：不是所有人都會看文件、甚至一步步操作（就像不是所有人要開箱就會看說明書）。Workshop、影片都是傳遞資訊的一種手段，文字不見得是最高效的方法。
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