職場中傳訊息溝通時的NG行為,你中了幾個?

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圖片來源:Freepik
自從通訊軟體普及,在職場中也常會用來和同事聯絡或討論公事,除了享受傳送即時訊息帶來的便利之外,也要留意到溝通上的禮儀,在使用通訊軟體的過程當中,展現自己的專業並同時兼顧禮貌,避免造成不必要的尷尬和誤會,甚至做出惹怒同事的NG行為。以下整理五種常見狀況,需要特別留意,才能夠在職場中維持良好的人際關係。

應避免的五種常見NG溝通行為

1.已讀不回

平常在和家人或朋友聊天時,你可能在點開訊息後突然要忙別的事或其他原因忘記回,但如果是在和主管或同事溝通的過程中,就要避免這種情況發生。例如收到主管傳訊息交辦任務無法即時處理,可以先回覆「收到」,或是在開會時收到訊息,也可告知對方自己目前正在開會,會稍後再回覆,讓對方知道自己確實有接收到這則訊息。

2.講任何事都要傳語音訊息

有時為了自己方便,傳送一則很長的語音訊息給對方,但卻沒有顧慮到收到訊息的人,是否在一個可以聽語音訊息的環境,又或是在訊息中沒有說到重點,聽完也忘記前面說了什麼,反而造成溝通上的落差。因此建議還是要將重要的訊息打成文字,或透過語音輸入的方式,協助將語音內容轉換成文字,方便對方接收訊息。

3.在下班或休息時間傳訊息

通常在下班後就是私人的時間,若真的有急事必須請同事立即處理的話,在訊息的開頭建議先表明歉意並長話短說,有條理地將需要處理的事項說明清楚,讓對方能夠在接收到訊息後,在最短的時間內處理完畢。

4.講一件事分成很多段

建議要傳送重要訊息時,可先另外打好再複製到對話框中傳出去,確認好是否有錯別字、條理分明,避免一小段話就傳出去一次,這樣不僅會因為不斷跳出的訊息通知打擾到對方,也不利於閱讀。

5.轉發假新聞或長輩圖

若公司沒有採用企業專用的通訊軟體作為溝通管道,就很容易收到和公事無關的訊息,光過濾這些內容就會浪費很多時間,造成別人的困擾。

善用Lale EIM等通訊軟體功能,幫助團隊討論要事

1.使用@功能標註特定對象

在群組中可於訊息輸入「@」來指定對象,可讓其他人知道這件事和自己是否相關,也可提醒被標註者有人找他,較不會因為群組有大量的訊息,而漏掉和自己相關的工作內容。

2.回覆指定訊息,溝通不被截斷

在群組中,同時會有很多人討論不同的工作項目,這時就可以針對要回覆的訊息選擇「回覆」,延續這個話題、進行進一步解釋。

3.將訊息設為公告

若有重大事項需要布達,可善用公告功能隨時提醒大家,設置公告後訊息會置頂於聊天室最上方,就算滑動聊天訊息時還是可以看得到內容。

4.將錯誤訊息收回

有時輸入訊息還沒有檢查就手滑按了傳送,或是想要更正之前錯誤的內容,這時就可將訊息收回,只留下正確的內容避免造成誤會。

5.將圖片建立相簿

如果想讓後來加入的群組的人也可以看到內容,那麼就可利用「相簿」功能,來整理重要的圖片訊息。將圖片建立成相簿,也不必擔心時間過太久會無法讀取。

6.整合公司內部系統

除了基本的溝通功能,Lale EIM也可整合公司的內部系統,提醒同仁即將到來的會議、發佈公司內部公告、簽核流程、工作提醒等等,協助各種辦公應用。
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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