自從通訊軟體普及，在職場中也常會用來和同事聯絡或討論公事，除了享受傳送即時訊息帶來的便利之外，也要留意到溝通上的禮儀，在使用通訊軟體的過程當中，展現自己的專業並同時兼顧禮貌，避免造成不必要的尷尬和誤會，甚至做出惹怒同事的NG行為。以下整理五種常見狀況，需要特別留意，才能夠在職場中維持良好的人際關係。

應避免的五種常見NG溝通行為

1.已讀不回

2.講任何事都要傳語音訊息

有時為了自己方便，傳送一則很長的語音訊息給對方，但卻沒有顧慮到收到訊息的人，是否在一個可以聽語音訊息的環境，又或是在訊息中沒有說到重點，聽完也忘記前面說了什麼，反而造成溝通上的落差。因此建議還是要將重要的訊息打成文字，或透過語音輸入的方式，協助將語音內容轉換成文字，方便對方接收訊息。

3.在下班或休息時間傳訊息

通常在下班後就是私人的時間，若真的有急事必須請同事立即處理的話，在訊息的開頭建議先表明歉意並長話短說，有條理地將需要處理的事項說明清楚，讓對方能夠在接收到訊息後，在最短的時間內處理完畢。

4.講一件事分成很多段

建議要傳送重要訊息時，可先另外打好再複製到對話框中傳出去，確認好是否有錯別字、條理分明，避免一小段話就傳出去一次，這樣不僅會因為不斷跳出的訊息通知打擾到對方，也不利於閱讀。

5.轉發假新聞或長輩圖

若公司沒有採用企業專用的通訊軟體作為溝通管道，就很容易收到和公事無關的訊息，光過濾這些內容就會浪費很多時間，造成別人的困擾。

善用Lale EIM等通訊軟體功能，幫助團隊討論要事

1.使用@功能標註特定對象

在群組中可於訊息輸入「@」來指定對象，可讓其他人知道這件事和自己是否相關，也可提醒被標註者有人找他，較不會因為群組有大量的訊息，而漏掉和自己相關的工作內容。

2.回覆指定訊息，溝通不被截斷

在群組中，同時會有很多人討論不同的工作項目，這時就可以針對要回覆的訊息選擇「回覆」，延續這個話題、進行進一步解釋。

3.將訊息設為公告

若有重大事項需要布達，可善用公告功能隨時提醒大家，設置公告後訊息會置頂於聊天室最上方，就算滑動聊天訊息時還是可以看得到內容。

4.將錯誤訊息收回

有時輸入訊息還沒有檢查就手滑按了傳送，或是想要更正之前錯誤的內容，這時就可將訊息收回，只留下正確的內容避免造成誤會。

5.將圖片建立相簿

如果想讓後來加入的群組的人也可以看到內容，那麼就可利用「相簿」功能，來整理重要的圖片訊息。將圖片建立成相簿，也不必擔心時間過太久會無法讀取。

6.整合公司內部系統

除了基本的溝通功能，Lale EIM也可整合公司的內部系統，提醒同仁即將到來的會議、發佈公司內部公告、簽核流程、工作提醒等等，協助各種辦公應用。

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• 產品訊息請參閱Lale EIM官網 https://www.flowring.com/lale-eim/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。