【專案管理系列】適時的將問題往上拋，更勝於埋頭苦幹

講到專案管理，你會想到什麼
甘特圖、專案組織圖、專案計畫？
這些都只是專案管理的工具

回歸到專案管理的目的

以前的我不斷追求工具的效率化
希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具
因為這些是專案管理者，也就是PM能獨自完成的事
但，專案絕對不止是PM的事
與其埋頭苦幹這些計畫，不如好好思考如何能讓各個參與者
了解目標、作法，並且朝著你所希望的方向前進

今天想分享的是專案管理的軟實力
當你的專案不斷遇到阻礙
你發現窗口不斷跟你唱反調，或者是沒辦法照你希望的方向前進時
與其和他生氣，不如思考一件事情，他為何不照做？

通常專案會有幾個特性
會是跨部門的、跨公司的、跨單位的合作案子
也就是說，你所碰到的窗口，他的長官、老闆跟你不是同一個人
除非你是直屬於總經理的專案，那就沒話說了
當今天不是時，你有你的主管、他有他的主管

這兩個主管對於專案的認知不一定是一樣的
首先，專案重要性對他們來說不一定一樣
這就影響到投入的資源、人力、經費

通常專案一開始一定會有所謂的kick-off meeting
先讓大家凝聚共識，訂定目標
但隨著時間流逝，實際開始走之後，大家被其他事情淹沒
往往會忘記原先的共識

身爲PM的你，最重要的就是
當你發現大家共識逐漸消散時，就必須召開新的進度會議
將各單位的主管找來，重新凝聚共識，加強力道

我是一個很討厭開會的人
當我遇到問題時，或者窗口跟我反應議題時
往往會想說，想辦法替她解決，或者就盧一下請他盡快幫忙、趕快做之類的

這個習慣一時之間有用
但長期向來是不利於專案進行的

就開會吧，如實地將專案目前的進度、遇到的問題帶到會議上
當資源有排擠時，讓各主管去協調，這才能為專案訂定正確的走向
與其自己埋頭苦幹、想方設法
有時直接透明化會是更好的做法

更何況，你不讓兩邊主管直接對談
有時明明是對口單位的資源不夠導致時程延宕
被怪的一定也是你自己

適時地讓問題浮現，讓主管知悉
讓主管知道這延宕的問題已不是一個PM能夠解決的了

隨著專案越做越多、越做越大
就會發現，真正的專案管理往往是這些軟實力
想辦法凝聚大家的共識，一同前進，才是PM更重要的課題

共勉之