談管理---想要做好管理工作,必須先管理好自己再說。

更新於 發佈於 閱讀時間約 8 分鐘
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要讓更多的人如你所願完成工作,你必須具備的不是一招半式的管理技巧,而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。


管理的本質是人。長年在職場,我深深相信”人搞定了,事情就搞定了”。

管理者也是人,也需要吃喝拉撒睡,也有七情六慾,也有家人朋友需要交流。在”人搞定了,事情就搞定了”的原則下,你第一個要搞定的,就是你自己。如果你連自己都搞不定,想要搞定其他任何人,都是空談。

因此,管理者要比一般在職場上的人,更加自律,才能夠順利地把工作完成。

健康是基本條件

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在談到自律之前,法蘭克先以自己的經驗提供參考。如果你有看過我另一個部落格”職場成功心法”裡的「自律」一篇,你就會看到過去自律甚嚴的我,因為嚴格的自我要求,後來引得一身毛病,或許你跟我一樣,也已經受害了

不管是向下管理還是向上管理,所有工作上的發動,都由我們自己。所有的溝通,都靠我們自己。所有的檢視,都經由我們自己。所有責任的承擔,也都在我們自己。雖然說所有在職場的人,都必須遵守工作倫理跟負擔責任,但是身為管理者要肩負的責任,卻比一般的員工要多得多。

市面上有很多書在談時間管理,網路上也有很多文章,在討論這個議題。可見時間管理,對所有在職場工作的人,都很重要。時間管理之所以重要,是因為它是我們生而為人,非常稀缺的資源。隨著日月運轉,時間也不停地在流動,而我們必須要在這樣不停止的流動中,完成很多事。談到在職場上的工作效率,基本上就是(工作量/時間),或者是(營業額/時間)這樣的概念,都跟時間有關係。

效率跟時間脫離不了關係

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因為網路科技的發達,現代工作的競爭,和需要處理的事務量都大增,但是大自然運作依舊,我們每天依然只有24小時可用。因此,如何在固定的時限內完成大量工作,就成了現代職場工作者的一大挑戰,這是時間管理日受重視的原因。管理者要處理的事務很多,做好時間管理的需求,也比一般人更加殷切。

每個人的工作內容和需求不一樣,但是作為管理者,你至少要能把時間分配給以下五項:

1. 工作時間: 這將佔去你大部分的時間資源。

2. 生理時間: 你要吃要睡要上廁所,你尤其要確保睡眠充足,頭腦才會清楚。

3. 情感時間: 如果長期忽略跟家人親人互動,你會遭到報應。

4. 休閒時間: 長期處在高壓的工作下,你需要喘口氣,才能走得長遠。

5. 獨處時間: 你必須定期抽離工作,檢視你工作與生活的需求。

時間管理得當 才能確實掌握工作

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如果你的時間分配,少了以上其中一項,長久下來一定會出問題。許多在職場的人都會抱怨工作太忙,很多事不能做。這樣的藉口在法蘭克聽來,就是時間管理有問題。特別是上面所列,最後兩項的休閒跟獨處時間,幾乎都是會被輕易捨棄的項目。但是這兩項,對管理者來說益形重要,它們是支撐你走得長走得遠,能夠更上層樓的重要項目。

許多職場工作者,喜歡減緩自己工作的速度減輕壓力,他們會把可以半個鐘頭做完的事,花一個鐘頭來做,中間趁機上網滑手機放鬆一下。你遠遠看去,他們似乎都在盯著螢幕專心工作。但是,他們其實是呈現”表情嚴肅,內心輕鬆”的狀態。

基層員工在沒有緊急工作時,可以調整這樣的工作節奏。但是身為管理者,就比較沒有這樣的福氣跟權利。因為你負責的是整個單位(or公司)的進度,甚至除了管理員工以外,你還有自己的任務要完成。

沒有做好時間管理 工作生活都會混亂

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時間資源有限。要花多少時間完成工作?要花多少時間兼顧其他的需求?都考驗著一位管理者的時間管理能力。這樣的能力,也決定一個人可以承擔多少責任?可以晉升到多高的層級?如果你在現職上,時間分配已經左支右絀,你最好在這方面多用點心,刪除不需要你親力親為的部分。

談完時間管理,再來談情緒管理。

一個總是忙的焦頭爛額,暴跳如雷的主管,從上面主管來看,是能力有問題,從下面部屬來看,是不值得尊重。一個在主管眼裡能力有問題、在部屬眼裡不值得尊重的主管,你會說他是個優秀的管理者嗎?

法蘭克先談時間管理,再談情緒管理的原因,是因為如果你時間管理做得好,每件事都能處理得井然有序,從容不迫,你就會排除掉很多因為時間管理不當,所面臨急迫感的壓力,也會排除掉你在工作上,大部分的情緒問題

無法做好情緒管理 身心都將受傷

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所以,接下來我們可以專注討論,你因為個人因素,所引發的情緒問題。一個職場工作者,可能受到情緒干擾的原因,主要有以下幾種:

A. 健康問題: 當你胃食道逆流時,要保持情緒穩定很困難。

B. 感情問題: 如果你最近在跟愛人冷戰,你很容易就會暴怒。

C. 家庭因素: 小孩正處叛逆期,每天惹事,一想到你就心煩。

我在為一般職場朋友寫的部落格”職場成功心法”的「仕途得意」一篇裡,有提出一個觀念,就是從紫微斗數的命盤來看,一個人究竟是好命歹命,需要看十二宮平衡的狀態而定。其中有些宮位獨缺一項,就會讓人煩惱不已。

無論上面所提會干擾情緒的問題,或者是紫微斗數算命的十二宮位,這其中最重要的就是我們的健康問題,而所謂的健康問題,又包含了身心健康兩個部分。

講得粗俗一點: 沒有健康,一切都是屁。

身心健康 才能做好管理

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如果你胃潰瘍血便,需要住院開刀。如果你罹患憂鬱症精神不濟思路緩慢,應付日常工作會很困難。這個道理大家都知道,但是大多數的人不知道的是: 第一.很多的職場疾病,是長期壓力造成。第二. 一旦你罹患了這些疾病,你未來的發展,很可能就Game over了。

每逢經濟不景氣,法蘭克很多經營事業的朋友,就會互相鼓勵: 要比氣長。這說的是大家手上有多少資金,銀行有多少存款。或者是趁著生意不好,要如何改善生產設備,如何提高技術水平,以等待時機。

面對五年十年一輪的景氣循環,要比氣長。漫漫三五十年的職場生涯,需要儲備的氣要更長。一個管理者的氣,就存在身體健康上。比較明顯的例子,就是重要的上市公司領導人,一旦傳出身體有恙,都會導致公司股價下跌。

所以,奉勸各位老闆主管們,你的身體健康,就是你最重要的資產。不是等到它狀況嚴重,才來花錢治療。平常有小毛病,就要趕快處理。你要跟愛護一部跑車一樣,時時保養小心維護,確保它運轉順暢,機能正常。

各人可能遭遇的情感問題不同。如果你能一直維持身心健康,所有的問題,都會有解決的可能。也唯有身體健康,你才能在工作上保持情緒穩定,不會混亂。也才能保持氣長,走得長遠穩健,仕途得意。

在你追求更好的成就以前,請先管理好你自己的時間跟身體。


延伸閱讀:

1.時間管理怎麼做才有效?---Cheer

https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5098608

2.五個時間管理秘訣---Evernote

https://evernote.com/blog/zh-tw/time-management-tips-organizing-life-and-career/


Frank .Tzeng

曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年,喜歡研究全球經濟及各產業變動情形,思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力,及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。



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走過職場三十年,法蘭克想在這裡跟你分享,如何讓自己在職場上丹田充沛,思慮清明的內功心法。
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