在公司群組聊天時，一定要注意哪些潛規則?
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不少上班族從到職開始，就被公司要求加入各種 LINE 群組，例如全公司的大群組、沒有老闆的部門群組，以及和外部合作夥伴聯絡的群組等等。根據104資訊科技調查，上班族上班時間平均每天有2.63個小時使用即時通訊軟體溝通，其中63%處理公務、37%處理私事，可見即時通訊軟體對於職場溝通的重要性。
但不少人在使用即時通訊軟體談論公事時，只要看到訊息就會急著回覆，卻沒有留意群組使用禮儀，往往就造成了許多不必要的誤會發生，也可能會間接影響到未來的升遷發展。因此，我們需要培養一些在職場溝通上的基本應對知識，當使用便利的數位工具時，也得跟著改變既有的工作習慣與思維。
回覆群組訊息時的7個注意事項
1.貼圖的內容是否得宜
大多數的即時通訊軟體都有支援很多有趣的貼圖，可以在忙碌的時候快速回覆訊息，也可以活絡聊天室中的氣氛。但其實貼圖也有分成適合在職場中或和朋友之間使用的內容，在工作群組中建議使用「謝謝」、「瞭解」、「收到」等，能明確傳達用意，又兼顧禮貌的有字貼圖。
另外，若使用表情符號（emoji），就得留意使用的對象以及是否有隱藏涵義等等。例如「豎起大拇指」在希臘可能會冒犯到人、「戴著太陽眼鏡的笑臉」有時會用在嘲諷某人的情境等等。
2.避免傳送敏感或機密資訊
若企業是使用一般的私人即時通訊軟體來進行內部溝通，就不太建議用來傳送和公司機密相關的內容，例如重大技術資料、後台操作的帳號密碼、公司門禁密碼等等。因為一般的即時通訊軟體並不像專門提供給企業專用的平台，重視資安問題並提供相對應的保護機制，能有效避免企業的機敏資料面臨外洩的風險。
3.非上班時間發送工作訊息
以台灣人最愛用的 LINE 群組來說，就常常發生許多老闆或主管於非上班時間透過群組中交辦工作的情形，導致員工被強迫加班，下班後還得處理公事等濫用即時通訊軟體的行為發生。
若不是緊急需要馬上處理的問題，就建議可利用發送 E-mail 來代替傳送訊息，等待隔天上班再進公司處理，讓上下班時間可以完全切開。
4.臨時傳訊息更改行程
因為現在傳訊息非常方便，反而養成大家有急事卻不直接打電話的習慣，但並非所有人都會時時刻刻都會注意是否有訊息，而且在約定的時間快到之前，才臨時傳訊息通知需要更改行程是非常沒有禮貌的行為。
5.公私分明
創建工作群組最重要的目的就是要來討論工作內容，因此在大家談論正事的時候就不要再岔開話題。若想聯繫同事間的感情，建議另外創建一個聊天群組，讓大家有個能夠閒聊或揪團購的空間，避免影響到工作進行。
6.問題在私下解決
有些人在遇到問題需要其他同事協助時，會習慣先使用私訊詢問比較熟的人，但如果不是該同事能夠處理的範圍，反而就會在這種隨機發問中浪費掉許多時間，也讓主管無法掌握處理進度。因此若有不確定的事情，建議還是直接在群組發問是否有人能夠提供幫助，會比較有效率。
7.使用難辨識的帳號名
即時通訊軟體不只企業愛用，也常被學校用來當作和家長聯絡的橋樑，因此就會出現許多「XX爸、XX媽」的帳號名出現，方便老師好辨認是哪位學生的家長，但若換個場景到了職場上，就會讓人無法在第一時間辨識出誰是誰。
雖現在普遍都有可自行編輯其他人帳號名稱的功能，但也不太可能去要求老闆或主管一個一個去做改名，且在群組當中又因為人數眾多，還要一一判斷實在很不利於溝通。
創建工作群組時應注意的重點
每當要建立一個新的工作群組時，應該思考只需要讓哪些人加入，就跟開會的時候一樣，群組愈小討論的效果就愈好，有時找了一群不相干的人進去，導致人多嘴雜、意見分歧，反而也只會降低工作的效率。
如果只是要創立臨時性的工作群組，就可使用 Lale EIM 的密碼建群功能快速建立群組，就算沒有加入對方好友，只需要同時輸入相同的4個數字，就可直接進入同個聊天室，特別適合一群人面對面建立群組。
企業該如何控管即時通訊軟體的使用權限?
1.聊天室防護機制
若企業採用 Lale EIM 作為內部的即時通訊渠道，管理員可於系統中設定所有聊天室畫面皆禁止被截圖、下載檔案，並限制上傳格式，來防止人員透過即時通訊軟體溝通時，重要資訊遭到外流。當人員預覽檔案時，系統將自動加上開啟者的姓名及時間浮水印，若公司資訊被外洩，也有利於追查流出來源。
2.裝置登入機制
管理員可透過 Lale EIM 的裝置管理系統限制全公司人員的登入裝置，每組帳號僅能夠登入一台電腦及行動裝置，當裝置汰換後就無法再登入系統。若人員離職，系統將強制登出該裝置，並將名單加入被登出裝置記錄中的離職人員中，管理員也可手動將不明裝置登出，確保系統只有被許可的裝置能夠登入，避免遭到有心人士入侵。
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- 產品訊息請參閱Lale EIM官網 https://www.flowring.com/lale-eim/
原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
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