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萬年提問:如何提升自己的工作效率

閱讀時間約 6 分鐘

如何提升自己的工作效率,我想是很多打工人一輩子的疑問

包括我自己,也非常癡迷於提升效率
常常會研究很多增加效率的方法
像是番茄鐘啊、數位管理工具Trello、Notion等等
工作永遠有做不完的事情,所以覺得必須不斷提升自己的效率

但在討論工作效率之前,一定要先定義一個重要的問題

何謂有效率?

在職場上,我們一定看過一種人
每天忙進忙出、嘴巴上喊著忙、散發出很忙的氣息、大家也真的都覺得他很忙
如果你是這樣的人或者有這樣的朋友
一定要先記住:「完成很多事情並不等於有效率」
我們每個人都會有做不完的事
完成很多事情的人,不一定是最有效率的 而是要完成真正重要的工作
💡 所以,一定要先定義,什麼是最重要的事
給大家3個面向思考:
  1. 短期內公司要達到什麽目標,這些目標和你的工作的連結性是?
  2. 對於你個人發展、組內發展,哪些工作是相對重要的?
  3. 有沒有非常緊急,不處理可能會造成大問題的?
如果透過這三個問題,你還是分辨不出來
那很簡單,問你主管吧
我常常和同仁說:『有一種重要,叫做長官覺得重要』
我們都是來打工的,過多的理想或想法是沒必要的
如果有些事情已經很明確,上級要求的
那你就先做吧,其他事情先擺一旁
回到這個小節,何謂有效率?
在期限內完成組織、上級認為重要的事,我認為才叫做有效率
假設你完成了一堆別的部門請託、一些雜事小事
主管不會看到這些事情,那就只是窮忙了
定義完「何謂有效率」後 總結出三個方法來讓自己提升效率
  1. 創造屬於自己的時間和空間
  2. 一次只做一件事
  3. 平時習慣的養成很重要

創造屬於自己的時間和空間

工作上往往會有很多臨時插件、緊急事件要處理
但不管怎麼樣,我們一定要創造自己的時間和空間、也要擬定工作計畫
我相信大部分的人都有寫to do list的習慣
但我發現很少人在擬定工作計畫

請大家開始練習擬定工作計畫

今天我應該要完成什麽?本週我應該要完成什麼?
當你開始做這件事情的時候,你就會去反思我們剛剛說的
什麽事情對組織才是真正重要的?
計畫可能會變動,但是沒關係
當我們回顧時才能知道,我們完成了什麽?沒完成什麽?
擬定計畫外,也要留給自己獨自的時間
這是一個高度合作的社會
所以我們往往會被很多的電話、Email、上級、下屬找你討論等等
打斷當下的工作
通常在訂計畫的時候,我就會先思考哪些事情是需要我長時間專注的
並且創造這樣的時間給自己
我會帶著我的筆電和相關文件,獨自到一個公共區域辦公
這樣我可以不被任何人打擾
才有足夠的專注力把應該要細心的事情完成
我認為在忙碌的工作中,安插這樣的時間是非常重要的
可能一天半小時、一小時
但在那段時光裡,除了可以很安靜地把事情完成外
因為不被打擾,通常也是較高質量的水準

一次只做一件事

在現代的社會裡,大家過分推崇所謂的多工
好像要一次做好幾件事情才是能者
但其實這是不對的
大腦不斷在事情中間切換的時候,其實造成的只是內耗
很多人去參加會議、但可能在做自己的事
又或者同時參與線上會議卻又在準備下一場會議的文件
這都是很沒必要的多工處理
如果一場會議你可以一邊參加又一邊處理別的事情
那不是你效率很高,而是這場會議你根本不需要參加

下次這樣的會議,就請你拒絕吧
在工作中,察覺自己的分心也是很重要的
你可能正在製作簡報,腦海卻開始想起另一件事情的處理
當察覺到這樣的事情時,就要記得把自己的大腦拉回來
先專注把手上的事情處理完,再處理下一件事,這樣效率會更好
推薦一個簡單有效避免分心的方式

💡 把你的待辦寫下來

人的大腦真的滿有趣的,當你接收到新的任務時
他就會存在於你的腦海裡,害我們不斷地想到
但當你把它寫下來時,通常就可以很自然地專注在眼前的事情上
所以如果你有察覺到
常常會擔心,A還沒做、還有一百項待辦等等
有這樣的焦慮感時
把他寫下來吧,寫下來會好很多

平時習慣的養成很重要

平時的習慣除了剛剛提到的,要做工作計畫、創造自己的時間外
有一些基本功也是很重要的
像是你收mail的方式、文件歸檔的方式
收發Mail應該是現代人工作的必備技能之一 一定要練習幾件事情

→要對你的mail進行分類

Outlook的收件匣都可以設定分類規則,有效地將mail分類
才能區分出哪些是真正重要的mail,迅速找到關鍵的訊息

→收mail時也要記得文件的歸檔

收mail時往往會有很多夾帶
我看過非常多的同事,都是用mail來管理這些文件
主管和他要資料時,他就得從他的outlook進行大海撈針的遊戲
用很多的關鍵字搜尋、寄件人搜尋來找到檔案
但其實在我們收mail的過程中
應該就要順便將附件下載,並歸檔到自己的電腦上,方便未來的調閱
這個動作就只是一個小習慣,但其實會在未來節省我們很多時間

→千萬不要一直收mail

我發現非常多的人有一種癡迷習慣
就是很愛收mail,你看他的電腦螢幕無時無刻都是開著outlook
這就跟你無腦在刷臉書其實沒啥兩樣
這種人往往會說,怕漏掉重要的訊息沒有及時知道
這其實是非常弔詭的觀念
因為真正重要且緊急的事情,絕對不是用mail來通知你
相信我,如果急的事情,事情一定會想辦法找到你
如果是用mail傳遞的訊息,往往急迫性不會那麼高
所以,如果你也是無時無刻都在收發信件的人
試著練習一件事情
創造自己的收發mail時間
比如說早上8~9、下午3~4
一天內某些固定時段在”處理郵件“ 而其他時間應該是要處理郵件帶來的事情
當然如果你工作太少要一直收發mail,那沒問題
但如果你是平常工作都做不完的人
我請你,先專注在你手上真正重要的事吧
先把重要的事一件一件的完成,再來收新的任務
不然真的,你只是造成自己的焦慮跟壓力而已
對於手上的事應該也不會有幫助

以上就是我想到能夠增進自己效率的方法
也是我自己不斷在實踐的
分享給大家,希望大家都能過著既有效率卻又不焦慮的工作生活
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當你成為主管,不再是第一線的執行人員後,該用什麽樣的心態來面對工作、同仁;這邊是一個有感而發分享經驗的地方,歡迎共同討論
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