《你不是不會做事,是不會說話》﹕職場說話的秘訣,懂說話讓你事半功倍

閱讀時間約 7 分鐘
乍看之下這本書是一本教我們如何說話的書,對吧?
那作者要教我們說什麼話呢?
諂媚話?動聽話?誇獎話?天花亂墜只要對方開心?
都不是,這本書主要教我們如何「準確地說話」,說對話,講重點,在職場上是相當重要的事,會說話並且懂得說重點的人,在職場上比起只是埋頭做事的人更無往不利﹗
會做事沒有不好,會做事絕對是基本功,但不懂得表達,往往會讓你功虧一簣。
你明明會做事,但因為不會表達,就好像變成不會做事的人似的,豈不是很冤枉﹗
與其埋怨別人就是會說話,不如觀察別人他們是如何說話的?
不要只是一昧做事,也要注意周遭發生什麼事?
會做事很好,但要表達給上司知道,要用對力,才能不費力。

本書的重點﹕

作者李揆熙是韓國的說話術專家,擁有17年空服員資歷,深感聲音和說話對人的形象和生活具有莫大影響,於是出書分享一些技巧和秘訣。
本書主要探討的是職場用語的說話方式與注意事項,同時教你如何發音與呼吸的技巧,不同於日常用語,在職場上說話重視的是「準確度」,讓我們來看看下面的例子。
主管要求這兩位能力優秀的職員,提出「如何增加公司本季業績破一千萬」的方案,提出最適切公司方案的職員,將獲得獎金二十萬。
職員甲交出報告,他將這幾天用心做的功課列出優缺點,分別提出增加業績的三個最佳方案,相信主管看了一定可以從中挑出他心目中最好的,幫助公司增長業績,看來獎金非甲莫屬。
職員乙一樣也用心做了報告,但他只交出一個最佳方案,並提出為何這方案就是最好的理由,他還附上一些案例來證明,最後重申這就是他認為對公司最好的方案,職員乙其實也做了不少分析,但最終挑選一個最佳方案,他深信這將會對公司有幫助,獎金也是勢在必得。
兩人為了獎金使出渾身解數,究竟誰的方案會獲得主管青睞呢?
試想,如果你是事務繁忙,時間緊湊又要求效率的主管?你會採用哪位職員的方案呢?
你或許會說,我又沒看到這些方案,這些難以選擇吧﹗(這裡預設方案是不分軒輊的狀況下)
若我是主管,我會選擇職員乙的方案,因為他的方案完整、提出的案例確實說服我,他提出的重點也切合公司的需求,我會採用;
相較於甲,雖然一下準備了三個也列出相關優缺點,但我是事務繁忙的主管,我的時間有限,我可能沒空一一看完這三個方案,所以甲的重點在哪?是要我做抉擇嗎?我或許會感受到甲的用心,卻不符合主管我的需要,更別說要看到如何提升公司的業績了?
這就是本書提到的重點之一,要掌握自己的說話條理,讓對方一聽就懂。

說服對方的兩種方法

方法一﹕PREP法(也是乙採用的方法)

  • Point﹕講重點
  • Reason﹕主張的原因
  • Example或Evidence﹕案例或數據(關鍵)
  • Point﹕重複重點

方法二﹕SBE法

  • Solution﹕解決方法
  • Benefit﹕優惠(提出優惠或好處,自然能讓對方更專注聆聽)
  • Evidence﹕證明
具體傳達說明的宗旨,提出為何這麼做的理由,給出具體方針或需要支援的事項,用同理心換位思考去想想上司的需求,就能做對事,說對話,也才會讓妳成為一個會說話也會做事的人。

會說話也要會傾聽,你理解對了嗎?

除此之外,也要懂得會傾聽
你一定有遇過那種,說話只顧自己滔滔不絕地說,卻很少停下來察看聽者的反應,導致聽者反彈聽不下去的人,對吧?
然後提醒自己,千萬不要成為只會說話,卻不懂傾聽的人。
傾聽,也是一門藝術;傾聽,是為了更好的理解。聽對話,懂提問,也會讓你在職場上工作事半功倍。
書裡提到主動傾聽的習慣回溯 (Backtrackinng)指的是藉由重複對方的重點,向對方表示共鳴與獲取信任的方法。
唯有理解正確,才能事半功倍

發揮理解力的兩個方法,讓上司與你心有靈犀﹕

一.用回溯法重新提問﹕
當上司交代一項任務給你,記得再重複詢問一下,將你剛才解讀的訊息複誦給上司,跟上司再次確認是否是一樣的意思?確認無誤後再進行後續工作,以免雙方認知不同,造成白做苦工的窘境。
二.在一定進度時進行報告﹕
另外,當你處理的方案到一半時,記得再次向主管詢問是否正確,有沒有哪裡需要調整或注意之處,以免自己做到後來與上司需求不同,偏了方針而不自知。
不要擔心向上司詢問很麻煩,早點確認路徑方向,使自己走在正確的道路上,總好過最後得全部重來要來得好。

悅耳的聲音並非天生,而是後天創造

常聽到﹕「相由心生。」擁有真善美之心的人,往往具有令人親近的好面相。
但你聽過聲音也有面相嗎?
作者說﹕「單憑聲音的語調與氣勢,便能得知一個人的性格與習慣。」
回想一下自己或身邊的親友,彷彿也證實了這句話。
常常說正向積極話語的人,他的聲音總是特別明亮,這種聲音聽起來特別有活力,帶給人一種莫名鼓舞的力量,總讓人特別喜歡跟他交朋友,於是,他的好運總是特別多。
再聽聽看那些成功大師們的演講,為什麼他們的演講總是座無虛席,具有強大的渲染力?除了擁有正面心態外,也懂得使用聲音的力量,懂得抑揚頓挫,掌握聲音的節奏,帶給聽者愉悅的感受,進而讓人聽得進去並發揮影響力,懂得好好運用聲音,真的能為自己的人生加分不少。
反之,一個人說出的聲音總是有氣無力,不僅讓人聽不清楚,缺乏一種自信感,同時也讓人失去專注度,
而且平常總是說出負面言語的人 他的聲音不是特別尖銳刺耳,就是聽來特別讓人感到沉重,連帶地令人想遠離,好運當然也不會發生,可見聲音的重要性不可不覷﹗
慶幸的事,只要你想改善,聲音是可以後天培養的,相關的技巧與呼吸方法,想了解的朋友歡迎去看書翻閱,這裡僅分享一部分。
平常可以對聲音進行刻意練習,每天播出時間朗讀報紙,找一篇經濟新聞來練習朗讀,是一舉數得的方法,除了一方面可獲取經濟相關知識,另一方面訓練聲音,且讀報也有助於培養邏輯能力,當然你想朗讀其他的書籍也可以,
然後替自己的聲音錄音重播分析,想想自己聲音下次該怎麼改善,反覆多練習個幾次,起初不要太貪心,重要的是適量與維持

抱持聲音健康的方法﹕

  • 多喝水 : 讓聲帶維持固定的濕度,以一杯份量為150-200cc的水為例,至少喝四杯至八杯的溫水最佳。
  • 不要習慣性地清嗓或咳嗽 : 尤其乾咳是傷害聲帶的壞習慣。

結論 :

「職場對話的目的不在於社交,而是透過有條理、系統化的說話習慣,盡量迅速地有效率地將工作內容傳達給對方。」
本書推薦給上班族、SOHO族,或想掌握說話相關知識的朋友,書籍編排清楚,文字體驗感舒適,淺顯易懂,美中不足的是,裡面的發音表主要是韓文字母為主,裡面有英文搭配使用發音,需要練習發音的人可能要自行轉換一下喔﹗
聲音是一個人隨身的活名片,不要小看說話的力量,說話的聲音和內容就是你的形象,你的聲音就是你的名片,也是你的個人品牌,好好說話將會為你的人生大大加分,好好投資聲音這一塊,懂得使用與發揮聲音的力量,同時學會在職場上準確地使用,不要只是埋頭做事,也要多學會說話的技巧,讓自己成為一個既會做事也會說話的人吧﹗
再次感謝幸福文化行銷企劃朱妍靜小姐的邀約,讓我們一同學習說話的技巧,
這塊也是我想琢磨的地方,再次感謝,將這本書推薦給需要的您﹗
//
書名 :你不是不會做事,是不會說話
作者 :李揆熙
出版社 :幸福文化.讀書共和國
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