前天PTT人資版有一篇奇聞，大意是A公司有一名員工X離職後，某天公司人資接到自稱是B上市櫃公司的電話，對方表示X即將在B公司任職，需要跑「照會流程」，因此A公司人資回答了關於X的任職期間、投保級距、工作狀況等詢問。
但實際上，X並未應徵任何工作，而B公司也沒有打那通電話。
不久後，X被詐騙了幾十萬元，又偶然得知上情，合理懷疑起因就是A公司洩漏他的隱私，所以對A公司提起訴訟。
我不是詐騙！資歷查核的三大重點
沒想到，求職領域中運作已久的資歷查核（reference check），竟然也會被詐騙集團利用。
所以，不論是查核方、被查核方或員工/求職者本身，都必須更加提高警覺，才能在查核過程中確保相關權益不會受損，但也不能極端到把所有的查核照會都當作詐騙、一律拒絕回答，而導致員工/求職者喪失錄取的機會。
以前大家在討論資歷查核的法律議題時，都會聚焦在《就業服務法》第5條的就業隱私及《個人資料保護法》的法定要求。但現在，還必須一併考量到提出查核、照會的那一方，到底是真HR還是假HR。
這邊直接幫大家整理好，進行資歷查核的三大重點：
重點1：員工/求職者是否同意被查核？
- 是否同意
不論是查核方（應徵公司）或被查核方（原任職公司），首要任務必定是先取得員工/求職者的同意。如果任一方沒先取得同意就直接查核，那一方就會違反《個人資料保護法》。
- 同意範圍
詢問員工/求職者意願時，要很清楚的列出查核範圍，例如學歷、經歷、工作表現、績效等。如果範圍沒寫清楚或涵蓋太廣，就會有《就業服務法》第5條就業隱私的問題。
- 詢問對象
若查核方需要向求職者的原直屬上司或同事進行查核照會，也要請求職者提供聯絡資訊，並請他也要記得先自行轉達。
- 書面紀錄
發生爭議時，證據決定一切。因此，不論是透過紙本、email或通訊軟體，都要留下員工「是否同意」、「同意範圍」及「詢問對象」的相關紀錄。
重點2：對方有查核/回答的權限嗎？
- 確認查核方的查核權限
當原任職公司HR或其他職員接到查核方的來電時，若對方沒有主動表明，一定要先請對方提供公司名稱、姓名、職稱及聯絡方式，而不要直接就回答對方的詢問。
- 確認查核方權限的兩段式保險
原任職公司在確認完查核方的權限後，如果還是感到不放心或不確定，這時候就不要急著回答問題，而是先留下對方的資訊並與對方另約時間改天再來電查核，然後回頭自行查詢對方留下的資訊是否真實正確（例如與對方公司官網的資訊進行比對、致電對方公司總機確認對方是否為其員工等），並且聯繫原員工確認他是否真的有去應徵那家公司。
- 確認被查核方的回答權限
相對而言，就實施資歷查核的一方，當應徵公司HR致電求職者的原任職公司時，在最一開始就要先主動提供自己的公司名稱、姓名、職稱及聯絡方式。接著，還要確認對方有沒有回答的權限—也就是有無取得求職者（對方的原員工）的同意。這方面也可以先在面試階段詢問求職者是否已授權或同意原任職公司提供他先前的工作情況。
比較好的做法是，不用在第一次聯繫對方時就急著完成查核，而是確認完被查核方的正確對口職員、已具備回答權限後，與他們另外約時間查核，這樣也好讓被查核方可以提前準備；如果這時被查核方還沒有回答權限，也能有時間聯繫他們的原員工並取得同意。
重點3：查核的範圍適當嗎？
- 查核方的自我檢查
對於進行查核的應徵公司而言，要先確認當初求職者究竟同意的查核範圍到哪，而且只在應徵工作相關的必要、合理程度內進行詢問，不宜漫無目的各種花式延伸，當然更不可以查核求職者沒有同意的事項。
如果查核會涉及到求職者的個資、隱私，就自己想辦法從相關主管機關的資料進行比對確認，不要去詢問原任職公司。如果個資、隱私非應徵工作所必要，就別查了，不然會有《就業服務法》第5條第2項第2款就業隱私的問題。
- 被查核方的自我檢查
對於接受查核的原任職公司而言，由於不曉得對方有權查核的範圍究竟為何，因此在回答時必須特別謹慎，只就工作相關的部分進行必要、合理回覆，若有涉及原員工的個資、隱私，應一律拒絕提供，請對方自行向當事人或相關主管機關調閱資料。
結語：謹慎至上
本文最一開始的真實案例，涉及的都是X的個資，而苦主A公司看來應該是沒有取得原員工X的任何同意，所以A公司除了會因違反《個人資料保護法》第20條第1項違法在特定範圍外利用個資而被處以5萬到50萬元的罰鍰外，依照《個人資料保護法》第29條規定，還必須賠償X被詐騙所損失的幾十萬元。
所以無論是哪一方，在資歷查核的過程中千萬別抱著跑流程的心態，而一定要謹慎再謹慎。
無論您是員工方或公司方，若有資歷查核（reference check）的法律問題，歡迎填寫諮詢表單，張偉志律師將免費為您初步解惑。
