【高效職人力-01】為什麼執行完一項工作任務，必須留有”書面資料”呢?

更新於 2024/10/07發佈於 2023/10/08閱讀時間約 2 分鐘

你有沒有幫家人買個生活用品，你順利買回家兩大袋物品，隔天家人問你是否都買齊全了。這是你小腦袋快速運轉，但是你只記得買了其中的三四樣，你心想 : 忘記了!，你也沒和店員領明細，或著是拿個收據，結果在家翻箱倒櫃後，耗費了一小時才找出那些。你不知浪費了時間，更可能你沒有再確認購買了些甚麼，你漏掉了爸爸要的香菸，或是漏掉了姐姐要的梳子。

除了平常的生活瑣事，甚至在職場處理各種大小事，大到專案；小至跑腿送東西。今天所做的事情太多了，一到隔天就很難回想起一半以上的事。不用太擔心你是阿茲海默症。這是人的天性。因為人腦的暫存記憶體是有限的。

寫下你的想法於白紙上，助於整理你的思緒

你記得昨天多少事呢?

答案是只剩25%的記憶。

德國心理學家艾賓浩斯研究發現，人類對新學習的內容，在20分鐘後會遺忘42%，1小時後遺忘56%，9小時後遺忘64%，6天後約遺忘76%。很明確地指出，人們的記憶是有個【遺忘曲線】。也就是說人們在一天內，就會遺忘掉大部分的內容，被記住的可能只剩下四分之一。

左思右想仍想不起昨日的開會結論

留下”書面資料”的重要性

留有書面資料有助於確保；

1.工作的準確性

2.可追溯性

當工作出現問題或需要審核時，書面資料可以提供證據和支持。此外，書面資料可以作為未來參考的依據，有利於類似工作的進行和改進。因此，留有書面資料是一個良好的工作習慣，也是一個有效管理的標誌。

慘痛經驗

跟你分享我在工作上發生的一個案例，我們公司承攬某大公司的專案，我是此專案的負責人，現場一切施工都已經竣工完善，不過我們業主是大公司，體制內會劃分很多個單位，所以現場和驗收單位是兩個不同的平行單位，我這邊等待安排驗收的日期，可是遲遲等了兩個月還沒有收到驗收單位的通知，後來主動去了解，才發現單位底下的承辦是個新手，可在兩個月前我們申請竣工時，我們都是口頭對談確認，當場雙方點頭說“好，無問題”，後續並未寫email記錄，當下繳交結案資料給驗收單位時，我們也沒留類似簽收單的依據，結果被對方莫名其妙延宕了兩個月，不只氣到自己也讓公司多生了兩個月的銀行利息。回想當初，如果有留任何”書面資料”為依據，我們還可以反駁和提出訴訟。以上的故事是個人的經歷，實在是得不償失。看過我的故事後，希望能刺激到你開始看重這個習慣。

一個好的習慣，不會一日就馬上習得，而是每天反覆提醒自己，相信你會掌握這個關鍵習慣。