【高效職人力-01】 為什麼執行完一項工作任務,必須留有”書面資料”呢?

更新 發佈閱讀 3 分鐘

你有沒有幫家人買個生活用品,你順利買回家兩大袋物品,隔天家人問你是否都買齊全了。這是你小腦袋快速運轉,但是你只記得買了其中的三四樣,你心想 : 忘記了!,你也沒和店員領明細,或著是拿個收據,結果在家翻箱倒櫃後,耗費了一小時才找出那些。你不知浪費了時間,更可能你沒有再確認購買了些甚麼,你漏掉了爸爸要的香菸,或是漏掉了姐姐要的梳子。

除了平常的生活瑣事,甚至在職場處理各種大小事,大到專案;小至跑腿送東西。今天所做的事情太多了,一到隔天就很難回想起一半以上的事。不用太擔心你是阿茲海默症。這是人的天性。因為人腦的暫存記憶體是有限的。

寫下你的想法於白紙上,助於整理你的思緒

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你記得昨天多少事呢?

答案是只剩25%的記憶。

德國心理學家艾賓浩斯研究發現,人類對新學習的內容,在20分鐘後會遺忘42%,1小時後遺忘56%,9小時後遺忘64%,6天後約遺忘76%。很明確地指出,人們的記憶是有個【遺忘曲線】。也就是說人們在一天內,就會遺忘掉大部分的內容,被記住的可能只剩下四分之一。

左思右想仍想不起昨日的開會結論

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留下”書面資料”的重要性

留有書面資料有助於確保;

1.工作的準確性

2.可追溯性

當工作出現問題或需要審核時,書面資料可以提供證據和支持。此外,書面資料可以作為未來參考的依據,有利於類似工作的進行和改進。因此,留有書面資料是一個良好的工作習慣,也是一個有效管理的標誌。

慘痛經驗

跟你分享我在工作上發生的一個案例,我們公司承攬某大公司的專案,我是此專案的負責人 ,現場一切施工都已經竣工完善,不過我們業主是大公司,體制內會劃分很多個單位,所以現場和驗收單位是兩個不同的平行單位,我這邊等待安排驗收的日期,可是遲遲等了兩個月還沒有收到驗收單位的通知,後來主動去了解,才發現單位底下的承辦是個新手,可在兩個月前我們申請竣工時,我們都是口頭對談確認,當場雙方點頭說“好,無問題”,後續並未寫email記錄,當下繳交結案資料給驗收單位時,我們也沒留類似簽收單的依據,結果被對方莫名其妙延宕了兩個月,不只氣到自己也讓公司多生了兩個月的銀行利息。回想當初,如果有留任何”書面資料”為依據,我們還可以反駁和提出訴訟。以上的故事是個人的經歷,實在是得不償失。看過我的故事後,希望能刺激到你開始看重這個習慣。

一個好的習慣,不會一日就馬上習得,而是每天反覆提醒自己,相信你會掌握這個關鍵習慣。

推薦

當你開始建立起做任何事留下書面資料的好習慣,推薦你可以看一些啟發書,像是原子習慣這本書,這本書提醒了我從生活習慣上能開始改變;累積出來的成果最終都會回饋於自身。願意閱讀網路文章的你,也別放過書籍中的養分。

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我們是一對夫妻,喜歡把日常的觀察、專業的心得,甚至夢境與信仰的體驗寫下來。從養貓到工程、從人資到理財,紀錄我們一起生活與學習的軌跡。 在這裡,你會看到職場的經驗值、生活的各種小實驗,以及書桌上的閱讀對話。這些文字既是我們的思考整理,也是邀請你一起共學、共感的記錄。希望透過這些分享,讓知識更有溫度,也讓生活更有力量。
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