這幾天在跟伙伴討論工作時,看到對方若有所思,詢問一下是否瞭解,得到肯定沒問題的答案。為了慎重起見,跟對方重複確認一下內容,發現果然有些關鍵遺漏,並且與交辦狀況出入甚大。讓我不禁思考,所謂「懂了!」到底是否真的「懂了」。我相信,在那當下一定是真的「懂了」,但「懂了」跟「確實理解」,這中間距離因人而異,也因此造成許多誤會與誤差。今天就來聊聊,從說明端跟接受端,如何確認是真的「懂了」。
在說明端部分,運用您過去所學的經驗,將需要表達的內容說明清楚後,一定會習慣性的詢問:有沒有問題?通常也會得到千篇一律的答案:沒有。過去的方式,通常到此為此。現在希望可以增加幾個步驟,首先,挑一些您覺得重要的關鍵,跟對方再確認一次。比如:沒有問題很好,剛剛我提到關於跟廠商確認部分,你打算怎麼進行?或是:在結案報告部分,你認為怎麼寫才能讓對方理解?透過反問對方,確認對方是否可以清楚回應,表達自己想法與建議,這樣或許會多花一些時間,但對於發生錯誤後的事後彌補,我相信多了這樣的確認,一定是超值划算的!
至於接受端,又該如何確認自己「懂了」呢?記得我在「職場觀察01-談2個問題」中曾經分享:
「為什麼他要這麼做? 」、「如果是我,我要怎麼做? 」
這兩個問題,用在這裡是最適當不過了!確認對方為什麼會跟自己談這個主題?這個主題要如何進行?這個主題的幫助是什麼?可以創造什麼效益?這許多的為什麼,就在溝通過程中適時的提出,每個答案確認,都會有助於讓自己更接近「懂了」的真實狀態,與對方達成真正共識,完成彼此的目標工作。
另外還有一個方法,就是讓自己吸收之後,找個適合對象再說明一次,如果能讓他理解,那就是真正「懂了」!「教學」是測試自己是否了解最好的方式,傳授之前,必須先讓自己從頭開始整理一遍,然後組織架構,思考如何開頭、銜接、舉例、結論與彙整,最後還要想辦法讓對方願意聽,這一切都要基於「吸收透徹」後,才能有最好的表現。所以,當對方恍然大悟的表情出現,那就表示你真的「懂了」。
這樣,懂了嗎?^^