時間就像你最好的朋友,也是你最嚴厲的導師

閱讀時間約 5 分鐘


每當我打開電腦,清單上的事情彷彿變得更加繁重。緊急的工作像洪水般壓來,但我卻毫無動力,眼看著時間悄悄流逝。這種情況,我並不陌生。你也許和我一樣,有時明知道自己有急事,卻提不起勁去完成。



在西方文學中,這種「內心掙扎」被稱為「英雄旅程」的開端。根據美國神話學家約瑟夫·坎貝爾(Joseph Campbell)的理論,英雄總是在面臨挑戰時,猶豫是否踏上冒險之旅,這就像我們面對繁重工作時的內心抗拒。


當時,我的上司曾說:「在日本工作,時間就像你最好的朋友,也是你最嚴厲的導師。」這句話一直深深影響我,提醒我時刻保持規律與高效。



當你面對每天太多事情時,確實很容易感到壓力或失去方向。以下是幾個建議,幫助你一步一步地完成任務,同時應對你提到的「明知有急事但不想做」的狀況:

1. 優先級排序:緊急與重要矩陣

將所有待辦事項按照以下四象限分類,這樣你能清楚知道該先做什麼:

  • 緊急且重要:這些是當下必須完成的事情,無法延遲。
  • 不緊急但重要:這些是長期發展的重要事情,應分配固定時間持續推進。
  • 緊急但不重要:這些可以委派給他人或簡單處理,不需要花費太多精力。
  • 不緊急且不重要:這些可推遲或完全刪除。

將每件事按這種方式歸類,能讓你更有條理,不會被次要的事情干擾。


2. 分解任務

把一個大項目拆解成小步驟。例如:

假設你要完成一個重要的報告,而這個報告的截止日期讓你感到壓力。你可以把這個大任務分解成以下幾個步驟:

  1. 資料收集:花一小時搜集報告所需的背景資料。
  2. 擬定大綱:根據資料,列出報告的主要章節和要點。
  3. 撰寫初稿:每天花30分鐘撰寫一個章節的內容。
  4. 編輯修正:等所有章節初稿完成後,集中精力進行編輯和修正。
  5. 最後檢查:閱讀整個報告,檢查是否有任何錯誤,並確保格式正確。

將大任務細分為這些小步驟,你會發現每一步都可以獨立完成,這樣不僅減少壓力,也讓你更有成就感。這正如西方文學中的「旅程分階段」理論,任務的拆解使得我們的時間管理更有效率,避免被龐大的壓力擊倒。


3. 每日三件優先事

每天選出三件最重要的事,不論大小,必須完成。這樣可以讓你更有成就感,並確保重要的事情不被拖延。

4. 設置固定時間進行高效工作

嘗試使用「番茄工作法」:每工作25分鐘後休息5分鐘,這樣有助於提升專注力。如果有不想做的事情,可以設定短暫的工作時間,完成小部分任務,而不是一下子面對整個困

難的工作。



當我在日本工作時,特別感受到時間管理的重要性。在日本,工作文化要求極高的效率與專注,時間的安排幾乎成為成功的關鍵。我還記得當時有一個項目,涉及到國際客戶,截止日期非常緊迫。我的任務就是確保所有材料按時交付,而這件事讓我壓力倍增。

那時,我發現將項目拆解為小步驟的好處。每週一,我會把整個星期的工作任務列出,然後按照優先級分類。緊急且重要的工作會被安排在每天上午的黃金時段完成,因為這時候我的精力最充沛。而那些不緊急但重要的事情,我則會在下午花時間處理。每次完成一個小步驟,我會允許自己去喝杯咖啡,作為小小的獎勵。

有一次,我面對的是一個特別困難的資料整理項目,這時我就運用了「番茄工作法」。每工作25分鐘後,我會休息5分鐘。這不僅提升了我的專注度,還讓我感覺即使面對艱鉅的任務,進展依然在有條不紊地進行。

這樣的工作節奏與我在日本所學到的「計劃—行動—檢查—調整」的理念不謀而合。每週五,我會回顧整個星期的工作進度,調整下週的計劃,這讓我能夠保持高效,並且不會被接踵而至的任務壓垮。

當時,我的上司曾說:「在日本工作,時間就像你最好的朋友,也是你最嚴厲的導師。」這句話一直深深影響我,提醒我時刻保持規律與高效。



5. 使用獎勵機制

如果你有些事情不想做,那就給自己設立一個小獎勵。例如,完成某個步驟後,可以去喝你喜歡的Calpis或做其他你喜歡的事情。

6. 每天的回顧與計劃

每天花10分鐘反思今天完成的事,並計劃明天的重點工作。這能幫助你不斷微調步伐,保持進度。


  • 先把重要緊急的事情分類出來。
  • 將大任務拆解成易於完成的小步驟。
  • 設定固定工作時間與適當休息。
  • 每天專注於三個優先事項,保持節奏。
  • 定期回顧調整計劃,設置合理的獎勵機制。

這樣可以讓你更有節奏地完成事情,保持效率。



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