【筆記】工作簡報如何做?26個職場簡報的技巧

閱讀時間約 5 分鐘

只要你有在職場工作,一定會遇到需要簡報的時候,但往往我們都很難用簡報就將我們想要傳遞的資訊,完整地傳遞出來,很多時候容易陷入不夠清楚的窘境。

這篇文章想來與你分享【林長揚職場簡報術:一次搞定所有工作簡報】的課後筆記,囊括了職場上可能會遇到的簡報狀況,並告訴你良好的呈現方式。

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林長揚職場簡報術課程重點

外部簡報:爭取合作與訂單的業務開發簡報

  • 介紹 Saleskit 應該避開的三個地雷,並緊扣客戶需求。
  • 為了避免投影片跑版,可以運用內建字體、轉存圖片及少用動畫的方式。
  • 製作銷售簡報模組,把簡報拆解成三大部分,可以快速組合成不同客戶個別的解決方案。
  • 運用一頁式簡報,將重點分成現況、目標及方案三個段落,節省客戶時間,提升成交機率。

外部簡報:推廣品牌的演講簡報

  • 對外演講時要怎麼引起潛在客戶興趣?要用共鳴引發興趣,不能只講自己想講的,必須在自己想講及觀眾想聽的內容間找到交集。
  • 可以運用 SCAN 法則做演講簡報的架構設計。
  • 若想運用互動來掌握現場氣氛,自問自答法和天羅地網法,都是可以嘗試的,讓觀眾從簡單到難的參與,循序漸進開始互動。
  • 想做出有風格特色的簡報,就是要創造一致感:從畫面、章節、整份投影片,每次上台都要有一致感。
  • 介紹圖片發想搜尋秘訣,及好用的圖庫推薦。

外部簡報:求職的自我推銷簡報

  • 介紹書面履歷的六大地雷,再注意三個重點,讓履歷有效凸顯求職價值。
  • 面試口頭簡報時,透過清楚的架構佈局,做精華的自我介紹、舉出經典案例、加強自己和該職位的連結、並且展露目標願景,展現自己的優勢。

內部簡報:月報、季報、年度檢討等會議簡報

  • 運用統整簡報三步驟,透過打底、萃取和優化,快速統整團隊成員呈交的簡報。
  • 面對龐大的原始數據及資料,必須依照簡報目的,來選擇適合的圖表,例如:文式圖、樹狀圖、流程圖、長條圖、橫條圖和折線圖等等,各自有適合的使用時刻。
  • 如果要秀詳細數據,那就用表格。運用表格三招,快速簡潔又吸睛。
  • 面對公版投影片,能夠調整的地方比較少,但仍可透過文字、字體、排版和顏色調整等方式,讓視覺聚焦。

內部簡報:跨部門統合意見&爭取資源的提案簡報

  • 跨部門書面簡報,最重要的目標是幫助理解,達成共識。因此在簡報結構上,一開始必須說明提案的緣起和好處,再談這個提案需要協助的資源有哪些,最後才是實際執行的步驟和細節。
  • 跨部門提案會議,儘量在會前做好溝通,先確認參與成員有哪些,找出重要關係人,進行預先溝通,讓關鍵人物都知道完整提案,然後才進行正式簡報。
  • 如果不同部門之間因為跨專業,造成溝通上的困難,可以嘗試用生活上的譬喻轉化或故事案例,用觀眾聽得懂的話,來聽你的解釋。

內部簡報:幫主管代操製作簡報

  • 如果文字太多不能刪,那就運用大量文字優化三招,用調色、拆分和加線,幫助聽眾快速掌握重點。
  • 幫主管做簡報,最重要的是先分析目標群眾、確認簡報目標,接下來才是規劃簡報內容,並且隨時和主管確認內容方向,每完成一個部分,就和主管確認一次,以免發生內容和主管想像不符,造成白忙一場的窘境。

其他秘訣

單元1:化解上台前的緊張實用放鬆招式

  • 運用抽離情緒三招,幫助自己化解緊繃狀態。
  • 建立屬於自己的儀式,固定儀式可以引發專注,例如吃東西、聽音樂或做動作,都是很簡單又有效的方法。

單元2:QA快速換頁的目錄製作法

  • 預先規劃,在簡報前就先想好:觀眾會問什麼問題?並且製作目錄頁和解答頁,這樣在簡報時就能快速連結,節省時間,也建立專業的形象。
  • 在目錄頁製作上,可以運用目錄頁製作三步驟。

單元3:模板設計的地雷與建議

  • 職場簡報永遠都是簡單為上,所以不要出現太多種版型。可以回顧過去的經驗,平常簡報常用到哪些頁面?例如封面、大綱、內文和結尾,以此建立母片樣式,再運用色塊變化,組成適用的版型,儲存成母片備用。
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上完課後的心得與最大收穫

這次上完林長揚老師的課,最開心的,是老師幫我打破了「簡報要設計的很華麗」,或是「一定要學過設計,才能做好簡報」的這個迷思

職場簡報,最重要的是把內容解釋清楚,能夠說服聽眾,達成簡報目的。

相較於花時間去美化簡報,用動畫來吸引人,還不如從一開始先思考,該運用什麼樣的架構布局,讓對方聽完簡報之後,能夠留下好的印象,甚至願意採取我想要的行動。

照著課程的引導,我現在能夠製作出包含封面、大綱、內文和結尾,結構清楚的簡報,也能運用我喜歡的顏色,搭配色塊變化來組合成自己的版型。

每次的視覺呈現都有一致性的風格,讓我的簡報更容易給人留下印象。

更多內容,歡迎閱讀林長揚職場簡報術評價,搞定你內外部工作簡報

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