0045善用「工作外包」與「批次處理」：提升時間效率的最佳策略

善用「工作外包」與「批次處理」：提升時間效率的最佳策略

最近，我在閱讀一本讓我驚奇的書，是提摩西・費里斯（Timothy Ferriss）於2014年出版的《一週工作4小時（The 4-Hour Workweek）》。乍看書名，似乎有些誇張：怎麼可能一週只工作四小時？除非自己是老闆，能妥善安排工作，不然一般上班族怎麼可能達到這樣的目標？也因為這種不可能性，反而讓我對這本書更加好奇。

我們都知道，若能提前完成工作，就能「賺取」更多屬於自己的時間。即便無法達到「一週工作四小時」的理想，我至少可以嘗試減少一週的工作時數，從而多爭取四小時或更多的自由時間。這讓我逐漸開始在工作中實踐「外包」與「批次處理」的概念，目的是更高效地完成事務，避免時間被瑣事綁住。

外包：釋放自己的時間，專注於高效事務

書中提到的「外包」並不限於工作，甚至日常生活中的瑣事也可委託他人完成。只要花少許費用或動員資源，就能將專注力放在能為自己帶來更多價值的事情上。許多人可能會認為外包只是大老闆才有的選項，但其實我們也可以將工作中的部分事務交由他人協助，讓自己專心處理更重要的任務。

舉例來說，在註冊組的工作中，許多資料整理、簽名流程或報名表件等瑣碎事務，都可分派給同事或導師協助處理。例如，獎學金的印領清冊，我建議國中部的導師協助通知學生簽名，而高中部則請導師通知學生直接來教務處簽名。這樣的安排不僅加速流程，還能兼顧導師的配合度。

再談一個實例：我的新同事承辦獎學金業務，卻堅持親自找學生簽名，認為這樣會更快。但實際上，一個年級的簽名可能要花數節課才完成，效率不高。我建議他讓導師協助，這樣自己就能同時處理其他事務，提升時間效益。事實上，行政人員應善用導師的力量，適當拆解流程，指令簡明，導師自然願意成為支持的夥伴，達到事半功倍的效果。

批次處理：減少重複工作，提升效率

《一週工作4小時》還強調了「批次處理」的重要性：對於重複且耗時的任務，集中在一段時間內一次完成，以降低時間成本。例如，在註冊組的業務中，升學報名資料若能一次調整完成，就不會因遺漏資料而反覆查找、重複作業。這樣的批次處理不僅能減少人力和時間的浪費，也能避免後續的繁瑣補救工作。

再舉一個例子，最近有同事在Line群組調查運動會的旗手和喊口令名單，表面上看起來快速，實際上卻因「洗版」影響資料處理，部分導師甚至接收不到訊息。這也顯示批次處理的意義所在：與其一條條訊息個別處理，不如統一用紙本調查，以避免遺漏，讓資料整合更加流暢。

或許我們現在無法實現每週工作四小時，但可以藉由這些策略，使工作時間達到最高效益，不必在瑣事上浪費精力。

結語：善於思考，遠離窮忙

我曾看到過這樣的觀點：「自稱忙碌的人，其實是最懶惰的。」一開始不明白其意，但隨著時間推移，我漸漸體會這句話的真諦。忙碌的人往往陷於工作流程的既定模式，沒有花時間思考如何提升效率，才會一再重複低效的事務。透過不斷的學習和自我檢視，我們應該主動發現時間浪費的環節，運用外包和批次處理等技巧釋放時間，達到多任務平衡，讓生活與工作都更為充實。

＃與ChatGPT協作