【部門管理】第2篇：部門施行代理人機制之注意事項

休息是為了走更長遠的事，更是為了充電再出發，然而，在現在忙碌的步調中，好好休假已經不容易，在休假時不用看Email、不用處理公務真的是蠻多人的「夢想」(悲傷~>_<~)，是否有完整的代理人機制就相當關鍵，本文將會說明代理人機制之注意事項(但不會說明如何定義代理人)提供給部門主管做為參考。

１．定義休假前與代理人「事先」交接時間點

每個部門的工作性質不同，所以「事先」是多早的這個定義很難說。因此，部門的工作守則中，建議要定義出「事先」交接時間點。且休假同仁與代理人應盡量避免同時休假。(緊急事件就不在此限)

例如，可預期之Ａ天以上假期，請Ｂ天前通知主管與代理人，Ｃ天前進行工作交接；

可預期之Ｄ天以下假期，請Ｅ天前通知主管與代理人，Ｆ天前進行工作交接。(非預期發生之突發性請假不在此限)

２．定義休假前與代理人「事先」交接內容

這裡，常常會遇到一個謬思，就是代理人要「完全代理」休假同事的工作內容。

職場中每個人都有自己的工作內容與重點，若可以１００％完全代理，不就代表代理人原本工作內容很寬裕嘛！這在現有職場中是不太可能存在的狀況。

針對代理人執行的工作內容，重點如下：

（１）休假同仁應先自主規劃工作進度，將所負責之關鍵工作內容休假前事先完成或排開，代理人不會代執行原本規畫之基礎工作內容。

例如寫程式／繪圖等基礎工作內容，休假同仁應先自主規劃完成進度，代理人所代理之工作內容，偏向會議事項說明與決議，因應業務所需之「緊急」程式修改、圖面修改...等調整，產品服務現場緊急配合事項等。

（２）休假同仁在假期前Ｃ天，與代理人進行交接，以文件清單方式告知代理人預計要協助代理事項，並把相關內容電子郵件給部門主管確認。

（３）若工作複雜度較高，有可能多人代理不同工作內容的現象。

３．在Outlook設定「自動回覆」時，務必將代理人資訊放上。

休假時，在Outlook設定「自動回覆」相當關鍵（操作方式請參考　設定自動回覆 (不在辦公室)），因為有代理人，但大家不一定知道要找這個人處理緊急事務。有的時候，代理人也不一定只有一個人，那要把工作內容也寫在「自動回覆」信件中。例如：

代理人資訊如下：

會計相關業務，請找ＸＸＸ，聯絡資訊ＸＸＸＸＸＸＸＸ

資金相關業務，請找ＹＹＹ，聯絡資訊ＹＹＹＹＹＹＹＹ

４．「自動回覆」信件簡單範例

謝謝您的來信。我將於X/X至X/X不在辦公室。

如您需要即時協助，相關作業請聯絡以下聯絡人:

1.XXXXX業務，請找XXXX，聯絡資訊XXXXXXX

2. YYYYY業務，請找YYYY，聯絡資訊YYYYYYY

Thank you for your email. I will be out of the office with limited access to email from X/X until X/X. If you need immediate assistance, please contact the following persons.

1.XXXXX / Please contact XXXXXX. (XXX@abcd.com/Phone number)

2.YYYYY / Please contact YYYYYY. (YYY@abcd.com/Phone number)

Kind regards,

[你的名字Your Name]

延伸閱讀：

１．【部門管理】第1篇：電子郵件(Email)撰寫與發送重點