【部門管理】第7篇:部門界線管理

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一、設立部門界線的方法

「心理界線」一詞常見於心理相關書籍,在心理界限:尊重自己的意願,3個練習設立「心理界限」,重拾完整自我一書中提到:

「界線」本來就是一個抽象的概念,不能用一個標準或做法就一刀切,最重要的是當事人的「意願」和「感受」。

本篇內容並非要敘述心理學相關理論,而是部門管理的本質,在於部門界線管理,也就是人與人之間的界線管理

在上述所說人與人之間"最重要的是當事人的「意願」和「感受」",因此,部門主管(當事人)愈能增加管理透明度,清晰界線管理(清楚呈現自己的意願與感受,設立界線),部門內的運作愈能降低內耗,運作效率會愈好。而設立界線的方法就是:

提出自己的期待或是要求(愈清晰愈好)。並提出「如果你這樣做,我會怎麼做」,或是,「如果你不這樣做,我會怎麼做」,最後,確切的以行動做到。

二、「界線管理」的關鍵,在於落實執行曾提出的內容

在上述中提到設立界線的方法是:

提出自己的期待或是要求(愈清晰愈好)。並提出「如果你這樣做,我會怎麼做」,或是,「如果你不這樣做,我會怎麼做」,最後,確切的以行動做到。

因此,「界線管理」的關鍵,在於落實執行曾提出的內容,就是"我會怎麼做"。

在部門管理過程中,其中一種現象是:部門主管會對同仁提出要求,但卻未提出"我會怎麼做"。所以,不管有沒有做到,好像都沒有差別,自然,最終結果就是部門同仁會選擇趨吉避凶的方式:盡量跟大部分的人一致。如果大部分的人有做到,就會盡量去做到,如果大部分的人沒做到,那就不做。

另外一種現象,就是部門主管會對同仁提出自己本身權責做不到的事,沒辦法執行的界線,就不算是界線,所以最終的結果也就跟上述一樣,看風向執行。

因此,當要落實部門界線管理時,部門主管需要先與直屬主管溝通取得資源(紅蘿蔔與棍子),部門主管提出的,能被實現,才能提升直屬主管與部門同仁對部門主管的信任感,增強部門執行力。


三、以例子說明「界線管理」

「增加管理透明度,清晰界線管理」好似摸不著邊,簡單來說這邊用簡單的例子來說明什麼是「界線管理」,例如:

例子1:

公司出差管理辦法中,定義出差住宿費用每個人上限是3000元,但新人一進公司就被告誡:出差住宿的時候若只有一個人,盡量選1500~2000的旅館,若選接近3000的旅館,就會很難核銷。若是2個人一起出差,同性別盡量住一間,節省住宿費。

 

例子2:

部門週會時每個人都會報告自己當週的工作內容,但部門主管要求,同時也要報告下週規劃預計執行的工作內容,此時若有同仁並沒有準備相關內容,就會被部門主管問倒下不了台,甚至可能被"好好教育"一番。


上述的例子在許多公司是常見到的現象,每個公司、部門內都有所謂的"隱規則",這些規則並沒有列在公司作業辦法、部門執行規則中,但透過有經驗同仁告知或是親身經驗,就會知道要怎麼做才能符合要求。

例如上述的例子1,不依照"隱規則"就很難核銷,例子2不依照主管要求做就會被主管追問到下不了台。

然而,這樣的過程是管理過程無法避免的現象,但"隱規則"愈多,就會產生愈多的內耗,可能損耗作業時間或是損耗關係的信任感,所以才會特別提到「增加管理透明度」,管理透明度愈高,"隱規則"變成清晰的規則,可能是公司的作業辦法,或是部門內管理以文件呈現的要求,降低內耗與增加關係的信任。

上述內容說明的是「部門界線管理」的重要性:部門界線管理愈清晰,部門執行力愈有效率。



延伸閱讀:

1.【部門管理】第1篇:電子郵件(Email)撰寫與發送重點

2.【部門管理】第2篇:部門施行代理人機制之注意事項

3.【部門管理】第3篇:部門主管對剛入職新人教育訓練內容

4.【部門管理】第4篇:職掌/職能/職權/職責 定義

5.【部門管理】第5篇:定義部門職掌(執掌)

6.【部門管理】第6篇:ARCI阿喜法則/當責/負責

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Ling(阿金)的沙龍
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Ling(阿金)的沙龍,希望著重於「經營管理」內容,但因為每個工作經歷差異都很大,所以很難保證內容產出。 曾在研究機構、銲錫、太陽能EPC、電線電纜、事務所、電子業擔任PM、研發、業務、品保、職安衛、經營管理、顧問、行銷職能,現任電子業AI治理專案PM。
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