【部門管理】第6篇:ARCI阿喜法則/當責/負責

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

阿喜法則(ARCI Model)在專案PM一定要會的溝通法則!設定 4 種團隊角色,再複雜的任務也能搞定一文中提到ARCI的起源,這個概念多用在專案執行中,然而專案執行的本質,就是一群人一起把一件事做成,一群人共同作業就會有分工與接棒(流程),部門管理其實也有類似的概念,因此本文會簡單說明ARCI的概念,後續在說明部門管理中之「人力盤點」(工作盤點)會有關聯。


一、ARCI定義

raw-image

1.當責者(Accountable):

必須負起全部責任的人,通常只由一個人扮演此角色。此當責者擁有決定與否決的權力,但也要為決策承擔責任。若以部門管理角度來看,通常當責者會是部門主管。

2.負責者(Responsible):

在當責者(Accountable)領導之下做事的執行者,部門中可有多人扮演此角色。

在團隊中,當責者(A)必須與數個負責者(R)頻繁的溝通協調,以及設法提升負責者(R)的能力及熱誠。當責者(A)不應事必躬親,務必對負責者授權、並透過訓練加強其能力,激勵負責者(R)樂於「多做一點」(one more ounce)。

3.事先諮詢者(Consulted):

當責者(Accountable)在做出重大決定前,向他尋求建議或徵詢意見的對象,彼此進行雙向溝通。諮詢者可能是顧問,也可能是直屬主管或其他主管,也就是降低當責者(A)失敗風險的人。

諮詢者(Consulted)的責任在於清楚傳遞自己所知的資訊、經驗及觀念。

要注意的是,諮詢者(C)是給建議的人,切忌自己跳下來做決策。如果真的很希望當責者(A)改變決策,應藉由設立清楚界線的方式讓當責者(A)瞭解他要為此決策承擔的風險與責任,去做到「別讓猴子跳回你背上」,透過這樣的過程,同時也培養部屬的領導力。

4.事後被告知者(Informed):

在決策做成或行動完成後,必須被知會的人,所有的作業都會有下一個接棒的人,這個人很可能是部門內,也可能是部門外,甚至是公司外部的人。


二、「當責」(Accountability)與「負責」(Responsibility)

在ARCI定義中,有提到當責者(Accountable)與負責者(Responsible),這裡也說明什麼是較適合的定義。

「當責」(Accountability)與「負責」(Responsibility)常被拿出來倡議與討論,之所以會有此現象,來自於所有的營運流程,一定有未定義清楚之處,因此,若公司內部具有「當責文化」,就有機會透過人員「當責」的態度,降低作業流程失敗的風險。

然而,不管「當責」與「負責」的定義或是差異為何,實務中,「當責」與「負責」其實是取決於公司經營者或高階經理人的”定義”。(釐清老闆想要的,其實真的很重要!!!)

以下用幾個舉例,來說明每個公司經營者或高階經理人為什麼內心的定義會不一樣。

引用「負責」為何還不夠?如何打造「當責文化」一文中提到的說明與例子當作範例:

「當責」(Accountability)與「負責」(Responsibility)最大的不同,在於「當責」必須「對結果負責」,而不是只把自己份內的事情做完就好。一個有「當責」概念的員工,會主動認識到自己有能力解決問題,而不只是做完「主管交代的任務」,更進一步達到任務所想要的結果。

舉例,主管讓你寄出一份文件,你準時寄出了,這是負責;而電話確認收件人已經收到這封郵件,並傳遞到了主管希望可以送到的人手上,這就是當責了。


舉例1.在上面這個例子來說,撰文者定義:

(1)「準時寄出文件=負責」

(2)「準時寄出文件並確認收件者收到=當責」


舉例2.A高階經理人的定義(要求文件品質)

(1)準時寄出文件並確認收件者收到=負責

(2)提供收件人所需的文件並確認收件人收到=當責

提供收件人所需的文件=提供文件前與收件人確認內容並予以調整,調整成收件人所需文件後再寄出

文件交付,原本就要符合需求,實屬合理,但若要提供文件前與收件人確認內容+如期交付文件,表示文件產出要提早,作業時間會增加,在這邊就可以看出1&2對當責定義的不一樣。


舉例3.B高階經理人的定義(「當責」範圍超越職掌)

(1)提供收件人所需的文件並確認收件人收到=負責

(2)提供收件人所需的文件並確認收件人收到,並協助收件人完成他的作業=當責

在3的描述B高階經理人定義中,「當責」範圍已超越職掌定義。其實在有些公司「當責」的範圍超越職掌定義並不罕見,會有這樣的現象來自於內部某些工作職能的人沒有發揮功能。

例如,有些公司由工廠製造部門負責製造並如期出貨,但公司內卻有不成文的規定,會要求業務接單後需瞭解工廠生產進度,是否可以如期出貨等等狀況,也要在工廠內部進行溝通,以達到如期出貨的目的。原因是,公司認定業務做到「當責」,就是把產品好好地交到客戶手中,這就是業務的工作。

然而,該項作業職掌與流程的定義是:業務接單,製造部門負責製造,生管部門負責溝通與協調排程與交期,若有異常,由生管事先向業務溝通,再由業務向客戶溝通,若無異常,就依訂單要求(系統要求)時程出貨。

會發生需要業務要從頭跟到尾,來自於生管沒有發揮功能,所以當「當責」的範圍超越職掌,建議應從營運本質上來調整,而非要求業務做到大幅超越職掌的「當責」。

營運本質上調整可以思考的方向有:例如,確認該同仁負責的職掌範圍是否合理?確認該同仁能力是否足以擔負該職掌作業?

若「當責」範圍大幅超越職掌範圍,也可以視為「當責」範圍並不清晰,會讓願意做事的人無法定義範圍,最終會變成怎麼做主管都不滿意,乾脆主管叫我做什麼我才做(求自保)。一旦組織進入一個口令一個動作,作業效率將會變慢,且完成品質也會不佳。


以上ARCI阿喜法則/當責/負責概念說明,這些在部門管理中也常被使用到,例如【部門管理】第8篇:部門人力盤點(工作盤點)就會使用到ARCI角色概念,有興趣的可以在參考該篇文章。


延伸閱讀:

1.【部門管理】第1篇:電子郵件(Email)撰寫與發送重點

2.【部門管理】第2篇:部門施行代理人機制之注意事項

3.【部門管理】第3篇:部門主管對剛入職新人教育訓練內容

4.【部門管理】第4篇:職掌/職能/職權/職責 定義

5.【部門管理】第5篇:定義部門職掌(執掌)


留言
avatar-img
留言分享你的想法!
Ling(阿金)-avatar-img
發文者
2024/01/13
【部門管理】第9篇:代理人機制設計提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
Ling(阿金)-avatar-img
發文者
2023/12/31
【部門管理】第5篇:定義部門職掌(執掌)提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
Ling(阿金)-avatar-img
發文者
2023/12/31
【部門管理】第8篇:部門人力盤點(工作盤點)提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
Ling(阿金)-avatar-img
發文者
2023/12/31
【部門管理】第7篇:部門界線管理提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
avatar-img
Ling(阿金)的沙龍
42會員
28內容數
Ling(阿金)的沙龍,希望著重於「經營管理」內容,但因為每個工作經歷差異都很大,所以很難保證內容產出。 曾在研究機構、銲錫、太陽能EPC、電線電纜、事務所、電子業擔任PM、研發、業務、品保、職安衛、經營管理、顧問、行銷職能,現任電子業AI治理專案PM。
Ling(阿金)的沙龍的其他內容
2024/11/17
在部門管理中,定期會議是追蹤同仁工作進度的重要手段。透過會議,主管能夠有效地監控和調整工作計劃,確保任務的即時完成。本文深入分析定期會議的重要性,探討如何根據人性特點設計有效的工作進度報告格式,從而提升部門的工作效率。透過設計合適的報告格式,主管可以方便地追蹤工作進度,並確保部門的營運目標逐步達成。
Thumbnail
2024/11/17
在部門管理中,定期會議是追蹤同仁工作進度的重要手段。透過會議,主管能夠有效地監控和調整工作計劃,確保任務的即時完成。本文深入分析定期會議的重要性,探討如何根據人性特點設計有效的工作進度報告格式,從而提升部門的工作效率。透過設計合適的報告格式,主管可以方便地追蹤工作進度,並確保部門的營運目標逐步達成。
Thumbnail
2024/01/13
在工作執行中,部門一定會遇到同仁請假或是人員異動,代理人機制設計可以降低同仁請假或是離職所產生的風險,也就是營運上作業風險。本文將會說明如何進行「代理人機制設計」。
Thumbnail
2024/01/13
在工作執行中,部門一定會遇到同仁請假或是人員異動,代理人機制設計可以降低同仁請假或是離職所產生的風險,也就是營運上作業風險。本文將會說明如何進行「代理人機制設計」。
Thumbnail
2023/12/31
「人力盤點」在組織管理中常被提起,本文會說明「人力盤點」的定義、本質與方法,希望透過了解本質再來使用這項管理手法,才能發揮其效用。
Thumbnail
2023/12/31
「人力盤點」在組織管理中常被提起,本文會說明「人力盤點」的定義、本質與方法,希望透過了解本質再來使用這項管理手法,才能發揮其效用。
Thumbnail
看更多
你可能也想看
Thumbnail
孩子寫功課時瞇眼?小心近視!這款喜光全光譜TIONE⁺光健康智慧檯燈,獲眼科院長推薦,網路好評不斷!全光譜LED、180cm大照明範圍、5段亮度及色溫調整、350度萬向旋轉,讓孩子學習更舒適、保護眼睛!
Thumbnail
孩子寫功課時瞇眼?小心近視!這款喜光全光譜TIONE⁺光健康智慧檯燈,獲眼科院長推薦,網路好評不斷!全光譜LED、180cm大照明範圍、5段亮度及色溫調整、350度萬向旋轉,讓孩子學習更舒適、保護眼睛!
Thumbnail
創作者營運專員/經理(Operations Specialist/Manager)將負責對平台成長及收入至關重要的 Partnership 夥伴創作者開發及營運。你將發揮對知識與內容變現、影響力變現的精準判斷力,找到你心中的潛力新星或有聲量的中大型創作者加入 vocus。
Thumbnail
創作者營運專員/經理(Operations Specialist/Manager)將負責對平台成長及收入至關重要的 Partnership 夥伴創作者開發及營運。你將發揮對知識與內容變現、影響力變現的精準判斷力,找到你心中的潛力新星或有聲量的中大型創作者加入 vocus。
Thumbnail
專案經理在專案管理中與不同角色進行溝通和談判的藝術。通過定期會議和主動傾聽建立團隊信任,定期更新和展示同理心管理客戶期望,雙贏思維和充分準備協調三方合作夥伴,以及數據驅動的簡潔匯報獲得高層支持。案例展示靈活應用這些策略,確保專案按時按質完成。
Thumbnail
專案經理在專案管理中與不同角色進行溝通和談判的藝術。通過定期會議和主動傾聽建立團隊信任,定期更新和展示同理心管理客戶期望,雙贏思維和充分準備協調三方合作夥伴,以及數據驅動的簡潔匯報獲得高層支持。案例展示靈活應用這些策略,確保專案按時按質完成。
Thumbnail
藉由本篇分享在推動工作、專案、計畫時的思維理則,並分成了七個步驟、21個要項。內容包含了蒐集、分析、比較、計畫、實施、查驗和行動等階段,涵蓋了從開始到結束的整個執行流程,希望對於企業管理者以及執行計畫的夥伴都有相當的幫助。
Thumbnail
藉由本篇分享在推動工作、專案、計畫時的思維理則,並分成了七個步驟、21個要項。內容包含了蒐集、分析、比較、計畫、實施、查驗和行動等階段,涵蓋了從開始到結束的整個執行流程,希望對於企業管理者以及執行計畫的夥伴都有相當的幫助。
Thumbnail
公民團體/NGO以倡議議題為核心,採用不同方式在社會各階層努力擴張影響力,常需要與相關夥伴團體合縱連橫,但同時也須在競爭激烈的權力競技場中,找到存續下去的運作模式。作為一個曾擔任組織結盟20週年大活動的主責,分享一點學習與看見。
Thumbnail
公民團體/NGO以倡議議題為核心,採用不同方式在社會各階層努力擴張影響力,常需要與相關夥伴團體合縱連橫,但同時也須在競爭激烈的權力競技場中,找到存續下去的運作模式。作為一個曾擔任組織結盟20週年大活動的主責,分享一點學習與看見。
Thumbnail
為活動安排適合的工作分組,不僅可以幫助活動流暢,往更遠一點看,能幫助大家提升其專業分工上能力,例如一開始只能當一位接待員,但經驗累積後,主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係,但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格,試著列出所需人力分組。
Thumbnail
為活動安排適合的工作分組,不僅可以幫助活動流暢,往更遠一點看,能幫助大家提升其專業分工上能力,例如一開始只能當一位接待員,但經驗累積後,主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係,但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格,試著列出所需人力分組。
Thumbnail
王吉達吉言吉語: 隨著在組織裡工作的時間越長,參與跨部門協作的機會就越高,甚至有機會被要求籌組一個跨部門的小組。 在《橫向管理高爾夫》(製造業版本)的步驟 1.1就有這麼一個狀況: 你是某部門經理,上司李大為總經理指派你負責籌組一個跨部門的專案小組,
Thumbnail
王吉達吉言吉語: 隨著在組織裡工作的時間越長,參與跨部門協作的機會就越高,甚至有機會被要求籌組一個跨部門的小組。 在《橫向管理高爾夫》(製造業版本)的步驟 1.1就有這麼一個狀況: 你是某部門經理,上司李大為總經理指派你負責籌組一個跨部門的專案小組,
Thumbnail
本文介紹了建立高效的工作團隊所需的要素,從激勵和溝通到目標設定和團隊文化。團隊中最有影響力的人通常是真誠且善於聆聽的人,而不一定是經理或領導者。透過激勵、測試、測試再測試和克服人為障礙的過程,可以建立一支高效的團隊文化,這對團隊的成功至關重要。
Thumbnail
本文介紹了建立高效的工作團隊所需的要素,從激勵和溝通到目標設定和團隊文化。團隊中最有影響力的人通常是真誠且善於聆聽的人,而不一定是經理或領導者。透過激勵、測試、測試再測試和克服人為障礙的過程,可以建立一支高效的團隊文化,這對團隊的成功至關重要。
Thumbnail
阿喜法則這個概念多用在專案執行中,然而專案執行的本質,就是一群人一起把一件事做成,一群人共同作業就會有分工與接棒(流程),部門管理其實也有類似的概念,因此本文會簡單說明ARCI的概念,後續在說明部門管理中之「工作盤點」(人力盤點)會有關聯。
Thumbnail
阿喜法則這個概念多用在專案執行中,然而專案執行的本質,就是一群人一起把一件事做成,一群人共同作業就會有分工與接棒(流程),部門管理其實也有類似的概念,因此本文會簡單說明ARCI的概念,後續在說明部門管理中之「工作盤點」(人力盤點)會有關聯。
Thumbnail
在部門管理中,文件化將部門職掌呈現出來,是非常、非常、非常關鍵的作業。本文將說明為何要定義與如何定義部門職掌的方式。
Thumbnail
在部門管理中,文件化將部門職掌呈現出來,是非常、非常、非常關鍵的作業。本文將說明為何要定義與如何定義部門職掌的方式。
Thumbnail
團隊協作,你知道什麼人該扮演什麼樣的角色嗎? 讓 ARCI 來幫你!
Thumbnail
團隊協作,你知道什麼人該扮演什麼樣的角色嗎? 讓 ARCI 來幫你!
Thumbnail
1. 阿喜法則(ARCI)──分層當責,充分授權 一家化妝品公司即將在 3 個月後推出新產品,並舉辦新品發表會。總經理下令公司內的產品企畫部、市場行銷部、活動公關部必須全力支援。這三個部門一收到指令,立刻就自己能做的事情採取行動,不久,發生媒體重複收到新聞稿,引起抱怨。此外,在內部會議上...
Thumbnail
1. 阿喜法則(ARCI)──分層當責,充分授權 一家化妝品公司即將在 3 個月後推出新產品,並舉辦新品發表會。總經理下令公司內的產品企畫部、市場行銷部、活動公關部必須全力支援。這三個部門一收到指令,立刻就自己能做的事情採取行動,不久,發生媒體重複收到新聞稿,引起抱怨。此外,在內部會議上...
追蹤感興趣的內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容追蹤 Google News