【表達吸睛】上班族、學生都受用的報告術

推薦給：想提升簡報能力的人，不論是學生還是上班族，只要會需要與人溝通都非常推薦此書！

不管是寫作還是說話，其實都是一種表達方式。

當初開設這個部落格的初衷也是希望可以訓練自己的表達能力，怎麼樣說的讓大家理解、言之有物，可以讓讀者或是聽者都得到有意義的資訊，甚至是記住我，是想要翻開這本書的原因。

畢竟書名就叫做「表達吸睛」，那肯定是會有一些「吸睛」的技巧吧！

1-3-1-4 上台報告法

一個重點

一般人在準備報告的時候可能都會先針對這個主題，思索自己對這個主題有什麼了解，想要分享哪些內容，之後再去查找更多細部的資料，最後整理成一份報告。

但事實上，作者認為整個報告應該只要有一個重點就好。

過多的重點，因為資訊量太過龐大，通常都記不住，所以有講等於沒講。

因此應該要告訴自己，如果只能講一個重點，那要說什麼？

三個支撐點

三個支撐點分別是「原因」、「案例」和「數據」。

找到重點之後，搭配支撐點去做更進一步的說明。

三個支撐點不需要全部都用上，畢竟演講還是需要控制時間的，這時候要去衡量聽者最想知道的點是什麼，再搭配是要「舉例說明」還是用「數據佐證」。

其中「原因」要列點說明；「案例」要有細節；「數據」要有對比。

例如：「我認為分享是一件很重要的事，主要有三個原因。第一，每個人都有自己擅長的東西，透過分享，可以讓彼此的資源互相交流，進而促進社會的進步。第二，與人分享自己所擁有的知識或是金錢，受到幫助的人也可以再分享給其他人，形成一種善的循環。第三，分享除了可以幫助別人之外，也能讓自己在分享的過程中，更清楚這個知識或是獲得心靈上的滿足。」

「我舉一個發生在我身邊的例子，......」

「台灣食物浪費的情形非常嚴重，環保署資料顯示，全國一年廚餘回收量逾59萬公噸，若用廚餘桶堆疊起來約為1萬3500座臺北101的高度。」（出自自由時報報導「台灣廚餘量可堆1萬3500座台北101 溫昇豪推「惜食」理念」）

一個結尾

結尾就是見好就收，不要歹戲拖棚，否則前功盡棄。

四個讓表達更有說服力的元素

對象感：在設計一句話重點時，記得要連結到聽者的「快樂」與「痛苦」。

連結感：重點、支撐點和結尾之間的連結要明顯、有邏輯，聽者才聽得懂。

擬真練習：對著鏡子練習，或是租一個場地對著多人練習，模擬考越接近真實狀況，越不容易在正式上場的時候表現失常。

善用標籤：為句子加上標籤，讓聽著可以快速掌握重點。例如：「這次報告的重點，主要有三個」、「關於這次行銷的方案，我想分享一個案例」

別忘了要面帶微笑 Image by RAEng_Publications from Pixabay

P.R.E. 的收尾

Paper: 整理 Q&A 檔案、意見回饋表

Q&A階段回答問題的時候要對著所有聽者，而不是只針對提問者，所以要找出問題和自己的報告中有關聯的部分來做回答。

有些聽者的問題可以很明確的連結到報告中的某一段，就可以直接跳到那一段去做說明；

有些人的問題聽起來和報告主題相關，但不知道是在哪一段的話，可以禮貌地詢問是在哪一段內容的時候想到的；

而如果問題完全和主題無關的話，則可以用「待會私下討論」的方式先讓問題聚焦在這次的報告上。

結束演講或報告之後，要記得將聽者的問題整理起來。

因為在演講的 Q&A 階段，難免會遇到自己回答不出來的問題。

如果可以把 Q&A 的問題記錄起來，不僅可以讓自己之後如果遇到相同的問題可以回答的較好之外，也可以藉著聽者的提問，知道大家的問題是什麼，有助於之後的演講準備。

另外，演講結束的時候，也請聽者協助填意見回饋表，最多不要超過 5 題，盡量以選擇題為主，簡答題為輔。

題目應該要圍繞在你想要傳達的重點上，假設今天是一堂教大家說話的課，題目可能就像是：「請問您覺得今天講的三個說話技巧是否受用？」、「請問您是否願意在日後嘗試今天所提到的說話技巧？」、「今天提到的三個技巧中，讓您印象最深刻的是？」

Record: 寫上台紀錄、錄音錄影

除了請聽者給予回饋之外，自己也可以在下台之後紀錄當次演說的狀況，包括哪邊的內容需要再加強、哪邊表達不太順等等。

如果在演講過程中有錄音或錄影的話，事後自己也要鼓起勇氣去聽，雖然可能會有點羞恥，不過這真的是為了日後的進步所需要做的一個動作！

Emotion: 上台前獨處深呼吸、內心的國王

在報告之前難免都會覺得很緊張，心跳加快、腦袋空白，這時候給自己 1、2 分鐘的時間沉澱一下，深呼吸，才能將狀態調整好，否則事前準備的那麼辛苦都白費了。

而當我們在看到聽者回饋的時候，難免會有一些批評的聲音，這時候必須要用健康的心態去面對，做自己內心的國王。

國王有自己的領地、自己的堅持和信仰，所以當自己已經決定好要怎麼呈現這個報告內容時，就要堅定自己的信念。

所以當聽者回饋：「內容講的好艱深，聽不懂，好幾次都想走人」的時候，如果你事前已經決定好要用邏輯嚴謹的方式探討細節，就不需過於在意這樣的回饋，但可以做出調整，例如：中間停頓久一點、中場休息一下等等。

後記

演講的架構其實有點像是寫作文，英文作文會在第一段點出整篇文章的主旨，每個段落的第一句都是主題句，之後第二和第三段分別是舉例說明、數據佐證，最後是結論，再重申一次想表達的重點。

所以寫作、說話，本質上都是同一回事，都是訓練表達能力，差別只在於用文字還是用說話的方式傳達。

我很喜歡這本書的原因還有作者並不會花很多文字在講述一個概念，每一個概念都是幾頁、簡單的說明和舉例就可以理解了。

而且每一個章節的最後面還有重點整理（甚至做成圖表，幫助記憶），這篇文章的大標題就是從作者的重點整理中擷取出來的，這樣日後如果想要拿出來翻閱就會輕鬆許多。

對於作者提到要回去重看自己報告的錄影這件事我也是心有戚戚焉。

因為在公司報告的時候都會有錄影，有時候當下覺得自己講的沒有很好，或是講太快，但事後去聽錄影可能會讓自己感覺沒有那麼糟。

聽錄影還有一個好處是可以從聽者的角度去理解看看有沒有聽懂自己在說什麼，語助詞會不會太多等，對於之後準備報告很有幫助。

總而言之是很推薦買來收藏的一本書。