自由工作者必備技能，用 Google Sheet 就能協助管理接案紀錄
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在自由工作者、斜槓接案者或副業經營者的職涯中，記錄每一個案子是不可或缺的核心技能。無論案子的金額高低、時間長短，只要開始接案，就一定要進行記錄。為什麼這麼重要呢？因為，完整的接案紀錄不僅能幫助自己了解工作價值，透過記錄酬勞、時長與內容，清楚計算每個案子的價值，還能累積接案的資料庫，分析並篩選出穩定且合理的優質案主，建立長期合作的基石。
同時，這些紀錄能讓自己更有底氣拒絕不適合的邀約，專注於有價值的案件，進而合理地安排時間，從而用於進修或探索新興領域，為開啟新的規劃可能來奠定基礎。因此，接下來我們將以 Google Sheet 為例，和大家分享如何輕鬆使用「接案總表」進行接案紀錄，方便自己對自己的技能知根知底，展開自由的接案人生！
接案總表
在「接案總表」中，分成「使用說明書」，以及「短期接案」、「長期合作」、「相關資訊」三個部分紀錄。除了「使用說明書」需要先行閱讀外，其餘三個部分的紀錄會在下方說明，在紀錄上並無優先的順序，大家可以依照自身的接案內容來使用。
01 使用說明書
在「使用說明書」分頁中，除了歡迎語之外，還提供相關網站與社群媒體資訊、贊助支持方式，以及 Line 官方帳號連結。更在分頁內還附上檔案下載或建立副本的教學，方便大家快速上手並能進一步經由多種管道來詢問。
① Google Sheet 使用者
- 點擊提供的檔案連結，進入 Google Sheet 頁面。
- 點選左上角「檔案」>「建立副本」，將規劃表複製到你的 Google 雲端硬碟中。
- 開啟副本後，即可直接編輯和調整。
② Excel 使用者
- 點擊檔案連結後，選左上角「檔案」>「下載」功能，將規劃表以 Excel 格式存檔至你的電腦或其他裝置。
- 開啟檔案後，即可在 Excel 中開始操作並編輯。
01 使用說明書
02 短期接案
在「短期接案」分頁中，我們將內容劃分為四大部分，分別是 00基本、01談案、02製作 和 03結案，以便清晰管理每個短期專案的時程。
① 00基本：序號、專案＆單位
在這部分，我們為每個專案指定一個獨特的編號，並記錄相應的單位名稱。這樣的編號方式不僅能快速了解專案的基本資訊，還能有助於統一管理所有接案資料，特別是當同時處理多個案子時，能大幅提升效率。例如，編號 23Q1S01 的含義如下：
- 23：代表接案年份的末兩位數，例如 2023 年。
- Q1：表示接案開始時對應的季度，根據案子諮詢日期劃分 (如 2/6 屬於第一季度)。
- S：代表短期專案 (Short)，以首字母縮寫 S 作為標識。
- 01：表示該案子在當季度中的排序，第一個案子為 01，依次遞增。
② 01談案：諮詢、報價&確定合作
在談案階段，詳細記錄與客戶的初步溝通日期與內容，並填入相應欄位。這不僅能追蹤每次溝通的進度，也能幫助分析花費在談判與確認需求上的時間，進一步提升談案效率。
③ 02製作：製作、修正、QA&確定
在製作階段，將重點放在專案的執行過程，包括各項工作的開始與完成日期。透過清晰的紀錄，可以更直觀地了解自己在每個專案上的製作時間，進而找出可以優化流程的環節，提升工作效率。
④ 03結案：支付款項、整理文件
結案階段主要填寫支付款項與整理文件，例如案主支付款項的時間，從而留意支付是否完成。透過這些資料的累積，未來可以進一步分析哪些案子從啟動到結束的時間分布較佳，甚至能作為改善流程的依據。
02 短期接案
這樣的設計不僅能讓接案的每個環節都清晰可見，還能幫助你找到不同階段花費時間的關鍵點。例如，你可能發現自己在「談案」階段花費過多時間，進而調整溝通策略。倘若是「製作」階段時間過長，則可以分析是否存在工作流程的優化空間。透過記錄與數據化管理，你將能更有條理地掌控接案流程，不僅提升效率，也讓你的整體專案管理更加專業化與精準化！
03 長期合作
在「長期合作」分頁中，我們將內容劃分為四大部分，分別是 00基本、01談案、02製作 和 03結案，以便清晰記錄並管理長期合作專案的進程。
① 00基本：序號、專案＆單位
在這部分，我們為每個專案指定唯一的編號，並記錄對應的單位名稱。這樣的編號方式延續了「短期接案」的規範，確保資料的統一性與系統性，同時也能快速辨識專案的合作屬性（短期或長期），提升管理效率。例如，專案編號 23Q1L01 的含義如下：
- 23：代表接案年份的末兩位數，例如 2023 年。
- Q1：表示接案開始時對應的季度，根據案子諮詢日期劃分 (如 3/6 屬於第一季度)。
- L：代表長期合作（Long），以首字母縮寫 L 作為標識。
- 01：表示該案子在當季度中的排序，第一個合作專案為 01，依次遞增。
② 01談案：諮詢、報價&確定合作
在談案階段，詳細記錄與客戶的溝通過程及確定合作的日期。這部分與短期接案相同，能幫助分析談案階段的時間分布，提升對長期合作的談判效率。
③ 02製作：開始、結束
與短期接案不同，長期合作專案的執行往往涉及多個任務，因此在製作階段的時間紀錄上相對簡化。我們只需記錄專案的開始與結束時間，而不需要逐步列出每個任務的修正與確定時間。這樣的設置可以避免繁瑣的紀錄，並更聚焦於整體合作的進展情況。
④ 03結案：支付時間、整理文件
長期合作的結案階段，主要記錄款項支付時間，以及完成整理文件時段。其中，支付安排有別於短期接案的單次支付方式，長期合作通常為固定的支付時間 (如每月或每季度支付)，因此，這部分的記錄能幫助你準確掌握收入流向，並為未來的收入規劃提供相應的數據對應。
03 長期合作
雖然長期合作的記錄架構大致與短期接案相同，但在「02製作」與「03結案」階段有所不同。長期合作專案往往涉及更高的工作穩定性與更大的責任範圍，透過完整的記錄，你不僅能有效掌握合作進程，也能避免因細節遺漏而影響合作的持續性。此外，這樣的記錄方式能幫助你更好地統籌長期合作與短期接案的時間分配，進一步提升你的整體工作效率與技能價值！
04 相關資訊
在「相關費用」分頁中，我們將內容劃分為四大部分，分別是 00基本、01談案、02製作 和 03結案，以便全面掌握每個專案的費用相關細節，提升自己對於整個接案紀錄的掌握度。
① 00基本：序號、窗口＆聯繫方式
在這部分，我們記錄專案的基礎資訊，這些基本資料能讓你在需要快速查詢時一目了然，減少時間浪費。包括以下內容：
- 專案名稱：便於快速識別專案主題。
- 聯絡窗口：負責專案的主要聯繫人姓名。
- 聯繫方式：如電子郵件、電話或其他聯繫管道，確保在合作期間保持順暢溝通。
② 01談案：來源、類型、時程、任務&估價
在談案階段，我們記錄與專案相關的初始資料，畢竟完整的談案記錄能幫助你在合作初期建立清晰的合作框架，避免因資訊不完整而導致後續問題。內容包括：
- 案件來源：明確指出專案的來源渠道，例如透過朋友介紹、接案平台、社群媒體或主動提案獲得的合作機會。
- 案件類型：分類標示該專案的性質，例如設計、文案、諮詢等，方便日後統計類型分布。
- 時程規劃：初步約定的專案時間表，便於掌控合作節奏。
- 合作任務：清楚列出該專案的主要目標與任務範疇。
- 估價：當時向合作方提供的初步報價，作為後續談判與收費的參考依據。
③ 02製作：參考、完成檔
在製作階段，這些記錄有助於集中管理專案資料，並確保所有合作成果清晰可追溯，提升專案完成繳交的專業性。記錄與合作相關的資料與成果包含：
- 參考資料連結：合作方提供的參考資源或文件的連結，以確保內容符合需求。
- 完成檔案連結：專案完成後提交的成果文件連結，便於合作方存取與檢視。
④ 03結案：收費、收款方式&歸檔
在結案階段，專注於記錄收費與檔案存檔細節。完整的結案記錄不僅能提升財務透明度，還能為日後的合作提供數據支撐，進一步優化專案收費與執行效率，內容如下：
- 收費：記錄最終實際收取的費用，並與初步估價進行對比，分析差異。
- 收款方式：詳細說明合作方的付款方式，如銀行轉帳、電子支付或其他支付管道，方便後續財務核對。
- 歸檔連結：將專案相關的最終文件與資料進行存檔，附上存取連結，便於後續查閱。
04 相關資訊
「相關費用」分頁的記錄方式有助於全面掌握每個專案的相關資訊，讓你不僅能精準追蹤收入來源，還能分析不同合作模式的財務及合作表現。透過這樣的系統化管理，你能更有效地規劃做事策略，提升接案工作的穩定性與專業度，並為未來的合作打下堅實基礎！
05 如何下載接案總表
如果你想下載本篇文章中提到的「接案總表」，請點擊此處進行下載。如果有其他建議或進一步的問題，歡迎在文章下方留言，或加入我們的 Line 官方帳號進行諮詢！另外，我們也鼓勵你依據自身的需求進一步調整，細部調整出更貼合自己工作模式的專屬接案紀錄工具總表。
05 如何下載接案總表
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