小團隊 ≠ 高效率:當「獨立團隊」變成「假獨立,真混亂」

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘

💡 為什麼我們 25 個人會有 15 個團隊?

公司強調「小團隊」的靈活性,於是我們的運作方式是:每個專案獨立組隊,有自己的 PM,但由於人力有限,大多數人會跨好幾個專案,導致整個團隊結構變成這樣:

1️⃣你負責 A 專案,但同時在 B 專案也是成員
2️⃣A專案和 B 專案雖然有關聯,但沒人負責整合,變成個人自行協調
3️⃣每個專案有 PM,但團隊成員重複過高,人力資源「被共享」,根本不是獨立團隊


這樣的模式聽起來靈活,實際上卻讓我們的效率降低,因為:

✅ 專注力被切割:同一個人要在不同專案之間切換,導致每個專案的進度都被影響

✅ 優先順序混亂:不同 PM 會搶人,每個專案都有自己的緊急程度,但沒有人統一協調

✅ 溝通成本上升:專案間的關聯度不明確,協作機制缺乏,成員變成「溝通的負責人」


這種狀況,讓我開始懷疑:小團隊真的比較高效嗎?還是我們只是拆小了,卻沒有真正做到獨立運作?


📖 小團隊應該怎麼運作?(理論 vs. 現實)

✔️ 理論上,小團隊應該這樣運作

我們最近讀了一篇 McKinsey 的文章 《Unleashing the Power of Small, Independent Teams》,其中強調:

1️⃣高階主管應該賦權,讓小團隊擁有高度獨立性與資源,並清楚定義目標
2️⃣獨立團隊應該專注在有價值的領域,並且負責到底,避免過度依賴其他團隊
3️⃣資源應該預先分配,小團隊能自主決策,而不是受限於其他團隊的進度
4️⃣最開始應該將優秀人才投入小團隊,確保小團隊能真正獨立運作

這樣的模式,才能讓小團隊真正高效,而不是變成「拆分人力但不賦權」。

⚠️ 但我們的現實是…

我們的「小團隊」並不真的獨立,每個人都在不同專案間游走,導致溝通混亂,甚至出現這種職場驚悚故事👇:

有一次,PM 甲忽然問我:「PM 乙交代的工作都做完了嗎?」
我整個嚇到,心想:「完了,我是不是摸魚被抓包了?!」😱(氣音)
結果 PM 甲只是想找我一起出差(放風)…🤡

這段經歷完美展現我們的問題:

1️⃣ PM 之間沒有協作,人員變成「資源共享池」

2️⃣ 身兼多個專案,永遠在怕自己沒顧好哪邊

3️⃣ 溝通沒有統一管道,資訊都是臨時傳遞

這樣這樣的環境,讓團隊成員無法真正專注,還時不時得擔心「是不是忽略了某個標案的工作」,變成一場效率黑洞。💀


🔧 如何改善?

1️⃣ 限制成員跨標案數量,避免「精神分裂」

👉 一個人最多同時參與兩個標案,且應該是有關聯的標案,例如:

  • 「人才發展計畫」+「職場環境改善」:OK,因為都跟 HR 相關
  • 「人才發展計畫」+「公共設施優化」:不太合理,因為一個是 HR,另一個是工程規劃

這樣做的好處是,讓成員可以真正投入,而不是到處補位、疲於奔命。


2️⃣ 設立「跨標案協作機制」,讓標案之間有橋樑

👉 目前標案之間的關聯性「不好說」,但如果確實有關聯,那應該:

  • 指派一個專門負責「跨標案協作」的人,而不是讓跨標案的成員自己摸索
  • 訂立標準化的「標案同步會議」,每個月統一更新各標案狀況,而不是各PM自己管理



3️⃣ 讓 PM 之間協調資源,而不是「搶人」

👉 建立統一的人力調度機制,例如:

  • 由部門高層來統一協調,確保每個專案有足夠的人力,而不是 PM 之間內卷
  • 訂定「優先順序」,讓跨標案的成員知道什麼事情該先處理,而不是被多方拉扯


📌 結論

🚀 「小團隊」不是拆得越小越好,而是要真的能獨立運作

🚀 如果團隊成員被過度拆分,反而會讓效率下降,而不是提升

🚀 我們的問題不是「小團隊」,而是「假小團隊,真混亂」

要讓小團隊真正發揮效能,關鍵不是「讓大家跨更多標案」,而是讓團隊真正獨立、讓 PM 之間有效協作、並減少人員過度重疊。


你的團隊也有這種「表面獨立、實際混亂」的問題嗎?歡迎分享你的經驗!👇

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海涅不是吟遊詩人
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📚 這裡是我的閱讀筆記存放區! 本來想記錄工具書和文學筆記,結果變成產業觀察(尤其是 ESG)佔比最高,畢竟老闆不讓我寫進報告,但不寫又難受 🐈‍⬛✨ 內容涵蓋產業觀察、工具書、小說、大眾心理學(如果我有乖乖寫的話),總之,這是一個隨性又雜食的閱讀筆記站,偶爾也會變成 ESG 深坑現場 🖤📖
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