預算作為規劃、溝通和決策工具(上)
善用預算的組織能化被動而主動，發展成策略性工具。
策略性預算是一個強大的工具，可以幫助非營利組織更好地管理其財務資源，並實現其策略目標。預算可以提供數據和資訊以量化風險，幫助組織做出更明智的決策，並制定應對計劃。當預算有效地依據指導原則編列時，能反映出組織來年期待達成甚麼樣的目標，基本的指導原則有三項：
一、作為規劃和監控的工具
預算編列是基本的規劃過程，連結於組織的使命、宗旨、目標、策略及活動。好的計劃和預算制度，先從連結於使命的策略展開，設定能落實這些策略的具體目標，引導所有單位擬訂達到這些目標的計劃。當代用影響力來評估一個組織存在的價值，是以，預算編列應該從討論如何最大化影響力開始，並在組織的潛在影響力和財務能力之間取得平衡。組織應該評估每個項目的財務貢獻和每個收入來源的表現，是否足以實現其目標，並建立組織內部的財務知識，在預算期間有效地運用和管控資源。
二、闡明假設、識別風險及了解可控和不可控因素
1. 闡明假設 (Articulating Assumptions)
預算的制定基於一系列的假設，例如預計的收入、支出水平和外部環境因素。清楚地闡明這些假設，可以幫助團隊理解預算的基礎，並在假設發生變化時更容易調整預算。例如收入預算是基於政府補助預計與去年相同，每季撥款一次、捐款成長率 5%，假設因為舉辦新募款活動、 銷售收入與去年持平，無重大市場變化...等，共通類型的預算假設類別與實例參表24
在預算編製時需要明確說明，並考慮如果假設出現重大變異，預算將如何受到影響。
2. 識別風險 (Identifying Risks)
- 任何預算都存在風險，例如收入下降、支出增加或意外事件的發生。考慮不確定性，識別潛在的風險，可以幫助組織提前制定應對計劃，並降低風險對預算的負面影響。例如，組織可以考慮以下風險：通貨膨脹或經濟衰退、自然災害或其他意外事件、關鍵員工離職或主要資助者停止捐助。
3. 了解可控和不可控因素 (Understanding Controllable and Uncontrollable Factors)
一些因素在組織的控制範圍內，例如內部政策、項目活動和成本控制措施。其他因素則超出組織的控制範圍，例如政府政策、經濟環境和社會趨勢。區分可控和不可控因素，可以幫助組織將資源集中在可以影響的方面，並針對不可控因素制定應對策略。例如，組織可以控制員工的薪資水平，但無法控制通貨膨脹率。
三、包容性過程
預算要能夠準確、有效和統一，預算編列過程必須具有包容性。許多的案例指出團隊在預算編列過程反而造成分裂，原因不一而足，如制度設計不良、部門各有其優先事項或缺乏溝通協調的機制...等。這對領導人構成挑戰：如何讓計劃人員和財務人員持相同觀點，並達致共同目標。他應作為團隊關鍵參與者，共同參與制定預算。
執行長像是交響樂團的指揮，提供整體策略指導並要求員工在規劃中既有創造力又有紀律。
預算規劃過程，即是領導力展現的最佳時刻。讓員工參與預算編製，有助於提升組織的財務素養，建立內部財務知識，形成包容性過程，並建立對永續性的共識。
