財務報告與評估(3)
營運收支表
以閱表人區分收支報表為對內及對外兩種
- 對內
- 大道中心功能別收支表-分攤共同成本(表18)
上表呈現大道中心2024年1-9月功能別收支餘絀表。這張表分別呈現兩個直接服務中心及行政管理、募款活動兩個間接費用部門的收支餘絀，而共同成本則是以全工時員工人力運用占比分攤給四個中心。因為創設組織是為了提供直接服務，組織所有的支出，包括無法直接歸屬至主要部門的共同成本，是為了順利提供服務而發生，理當將這些成本以合理的基礎分攤至主要部門。共同成本分攤後金額將歸零。未分攤共同成本前，兩個直接服務中心分別有約200萬、96萬的結餘，分攤後收支餘絀分別87,496、-285,541 。
這提供給大道中心領導層關鍵的資訊：直接服務本身接近平衡或無盈餘，甚至是赤字！這令管理人在進行攸關直接服務重要的財務決策時，有客觀的依據；相反地，在缺乏這項資訊的情況下，可能因判斷失準而下了錯誤的決定。
要求會計人員編製功能別收支餘絀表，需要領導階層支持採購具部門別統計功能的會計系統，如果另有專案別統計功能更好，會計人員可以為不同的計劃設定獨立的專案，進行更精確的紀錄和追蹤。例如，2024年募款活動共有四個，若分別設立專案進行紀錄，可以產製各別的收支表，藉以評估募款活動的成本效益，作為日後規劃的參考。蒐集每位全工時員工工時登錄表這個任務，也需要由高層發布命令，向主要部屬說明原委，避免員工誤解主管動機而製造衝突。
- 功能別收支彙總表-分攤行政費
結合表17和表18的特性，這張表可以同時提供給領導階層及贊助者。它反映了主要直接服務最真實的成本：直接成本加上分攤的共同成本和行政費。
(表19)
以大道中心為例，上表(表19)揭示日間照顧中心2024年1-9月分攤了前兩項，實際虧損為891,919，餐飲工作坊虧損額為1,117,303 ；若沒有捐款支持，基金會將無以為繼。 領導人不禁思考是否要刪減開支、在不增聘員工的條件下增加服務人數或向政府倡議提高補助標準。尤其後者虧損亦超過百萬，但服務人數卻少很多，如果沒有財務以外的績效評估標準，領導人可能覺得餐飲工作坊成本效益比日間照顧更差。
- 對外
- 向贊助者爭取捐助的財務資訊-功能別收支彙總表-分攤行政費
表19令贊助者了解直接服務的成本不只有可直接歸屬的成本，尚包含共同成本和行政費，沒有後兩者的支持，直接服務也不可能進行。由於揭露了直接服務分攤共同成本和行政費的比例及金額，贊助者更了解組織的實際需求。長久以來，向贊助者提案的金額通常沒有真實反映成本，而是低估了成本。
- 政府合約簡易報告
向政府爭取經費的過程中，大多數NPO提交政府委託的方案計畫書及預算表，並沒有反映真實成本，原因是未將共同成本和行政費用攤提在方案經費中。被低估了成本的經費編列普遍存在，導致許多組織長期以來擔負了額外的募款壓力，事實上主事者必須理解沒有行政管理和使用共用的資源，方案是不可能順利執行的。這些資源種類有管理和支援階層的人力成本、空間與設施成本、資訊與通訊成本、行政與營運成本、法定與合規成本及與風險與內部控制的相關成本等。表20列出各類的項目與說明。
非營利組織常見行政管理及共同費用類別與內容表(表20)
提交給政府合約的報告中，除了涵蓋上述費用的經費預算外，至少應呈現預計與實際服務量、待完成比例及單位服務成本。
大道中心呈現政府合約簡易報告(表21)
簡單表達主要服務項目的預算服務量、第三季及前三季實際服務量、剩餘待達成的服務量和比例。也計算分攤共同成本和行政費後的單位成本，並予以揭露，以爭取政府更充足的資金挹注；截至第三季為止，大道中心每服務一人，每個月必須自行負擔$2,331，若繼續提供服務至年底，全年估計負擔金額為$27,972，若仍服務50人，將自籌約140萬，是一筆不小的負擔。
- 社會大眾簡易報告
落實財務透明和責信可以引進社會資本，年度簡易一頁式收支與財務狀況表，格式簡單易懂，令社會大眾包括捐助人在很短的時間內便能對組織最近一年度的經營成果和目前的財務狀況有概略的了解，能促進閱表者的信任。以大道中心為例，(表22)呈現2024年度收入和支出的項目、金額及比例，年報右側以圓餅圖呈現收入及支出的狀況，支出項目以功能別列出，金額已經分攤了共同成本，直接服務中的日間照顧中心、餐飲工作坊的比例分別是43.9%、34.3%，行政費用、募款成本比例分別是11.0%、10.8%%。年度收支結餘約187萬，僅占收入的4.9%，接近5%。財務狀況表中淨值總額佔資產總額的59.1%，未達六成；未受限淨值約1150萬，佔總資產的23.4%，淨值總額的四成，也不甚理想。執行長可以藉此呼籲組織的需求，爭取更多的支持。
向社會大眾報告的一頁式報告(表22)
