先來談談Junior PM最常有的錯覺
過去自己還是Junior PM的時候，每天都感覺有忙不完的事，就算六、日在家加班，也只能勉強把隔周一該交的進度撐完，周一一上班，又要全心全意準備周二要對客戶的報告。
後來開始帶一些Junior PM後，最常聽到他們在抱怨的情景是：- 會議一場接一場，剛走出會議室，下一場又已經準備開始了
- 客戶的報告都還沒趕完，工廠又打電話來說：「xxx料沒到」
- 於是開始懷疑自己：是不是能力不夠？是不是我效率真的很差？
¦ 事實是，這些感受不是你真的不行，而是你在用一個不適合ODM PM的方式在管理時間
先認清現實：ODM PM的時間，從來不是你的
身為ODM PM的你，同時扮演「窗口、消防員、翻譯機」，對以下的場景一定不陌生：
- RD走過來問你：「你可以幫我把XX文件寄一份嗎？我找不到。
👉 事情不大，但你知道不處理，後面一定會卡關
- RD 跑來跟你說：「XX這件事不是我們該做的。」
👉 你知道這不是technical issue，而是責任歸屬問題，但最後還是得由你出面協調
- 測試要開始的當天，RD才突然告訴你：「我們沒有拿到樣品機台。」
👉 這不是今天才發生的問題，但現在變成你必須立刻處理的問題
- RD無奈地跟你說：「那個單位不肯配合，我們也沒辦法。」
👉 技術沒有卡，專案卻動不了，於是你又成了那個必須去敲門、拜託、追進度的人
- 生產前一天，RD跟你說：「BOM有錯，工廠要把 build 往後延。」
👉 在這一刻你必須在最短時間內，承擔時程延誤以及如何和客戶交代的壓力。
¦ 你的時間很少是被「計畫好的工作」填滿，而是被看似很小、卻無法不接的事情切碎
¦ ODM PM 不是在管時間，是在管變數
第一個關鍵轉換：你有沒有判斷事情「優先序」的能力
剛當PM時，我常覺得事情永遠都做不完，如果我一直用加班去拚，甚至連六日都拿來工作，那麼，我一定很快就陣亡，即便我對這份工作很有興趣。後來，有一次和我的大PM聊了我的瓶頸之後，她問我一句話：「你知道你現在手邊最重要的三件事情有那些嗎？」
這時候，我才恍然發現：
真正搞死我的，不是事情太多，而是我太急著想把所有事情都馬上處理掉
於是，我決定試著練習做一張屬於我自己的tracker，經過反覆優化後，我的作法是：
用一張excel表格，將所有任務區分成Sev1, Sev2, Sev3，分的原則大概是這樣
l Sev1：今天不處理，專案一定出事
l Sev2：只要三天內處理掉就沒問題，但不能忘
l Sev3：只要這周末前處理完就不會影響專案走向
每天一上班，第一件事就是先打開tracker，直接撈出所有Sev1的任務，把時間優先排給這些事情。更重要的是，每一項任務都清楚標示：
l 誰是owner？
l Deadline是什麼時候？
l Action item有哪些？
這樣當事情多的時候，你不是被事情追著跑，而是靠系統快速找到對的人、推動對的任務
¦ 時間會不夠用，往往不是事情太多，而是你還沒決定什麼事不值得現在做
第二個關鍵轉換：面對突發事件，你能不能立即判斷「要不要現在處理」？
有了自己的tracker之後，難免還是會有突發事件(專案的特性)打斷你做事的節奏，比方說：R&D、工廠、客戶，隨時都可能突然找上你，但問題不是「會不會被打斷」，而是：
你有沒有能力，立刻判斷這個問題有沒有需要馬上處理？
舉個例子：你早上正在趕一份下午要對客戶的報告，這時R&D打電話來說：「我找不到 XX 資料，你可以現在寄我一份嗎？」。這時候，可以讓自己先停一下，反問自己三個問題：
l 如果我現在不處理，會發生什麼事？
l 專案時程會因此就delay嗎？
l 還是會衍生更大的風險？
如果這份資料不是現在非用不可，你其實可以清楚告知對方：「我下午三點後處理 (也就是你有空的時候再處理)」，而不是立刻停下手邊最關鍵的事情。甚至，如果你有將專案文件固定置放在雲端資料夾中，你根本不需要浪費任何時間去找資料轉給他。
¦ 成熟的PM，不見得是反應最快的人，但一定最清楚什麼時候可以不用急
第三個關鍵轉換：開始重視你的「時間成本」
在ODM PM的工作，另一個最容易被默默吃掉的時間，是行事曆上那一場又一場的會議。
從今天開始，可以試著問自己一句話：「這場會議，真的非開不可嗎？」
你可能會直覺回答：「當然要開，不然怎麼跟 team member 溝通？」
那麼，你可以再問問自己另一個問題：「除了開會，還有沒有其他方式可以update？」
從我自己過去的經驗來看，絕大多數低效會議(浪費時間)，都有幾個共通點：
l 與會單位在會前沒有任何準備，到了會議室才開始想要談什麼
l Agenda確認後，現場一邊討論、一邊做簡報
l 與當下議題無關的人，晾在那邊等你做簡報
表面上大家都「很忙、很投入」，實際上卻在同時消耗彼此的生產力。
更嚴重的是，當你習慣用會議來「想事情」，別人也會開始習慣把時間成本丟回到你身上，一、兩次後，不只做事效率降低，你在團隊成員中的credit也會一點一點被磨掉。
所以，能不開會就盡量不開會，用最有效率的方式推進專案是PM的重要任務之一！
¦ 每一場沒有推動決策的會議，都是在默默降低團隊生產力，也在消耗你的信用
給Junior PM的一段話
Junior PM總是「被事情追著跑」；成熟的PM則是「決定自己今天要做那些事」
Junior PM總是「迎合所有人的期待」；成熟的PM則是「敢於拒絕浪費時間的要求」
¦ 當你開始覺得時間變得可預期，你就已經不像新人了
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