【身為新手PM的你，是不是也常常遇到這樣的狀況：】
每天9點進公司後，開啟outlook後，總是看到行事曆滿滿的會議，有部門例行會議、專案內部例行會議、對外與客戶的會議、為了準備客戶會議的內部會前會，甚至白天遇到一些其他單位的突發狀況又臨時安插了本來不在行事曆上的大小會議還造成會議衝突…等等。要交給老闆、客戶的報告以及專案的瑣碎事務只能留到天黑後才有時間開始做，甚至更糟的情況可能還要邊開會邊完成一些急著要交的報告。
這些情況都讓PM每天疲於奔命，除了陷入無窮的會議循環中導致沒有時間學習更多產品、管理…等知識之外，更是讓自己對於PM工作的熱情逐漸消磨殆盡，最後總是很不爽地想離職。那麼，我們有沒有機會做些什麼事情來改善呢？【為何會議總是又多又冗長？】
1. 客戶屬性與公司文化
有些客戶或團隊習慣大事、小事都開會，造成「會議病態文化」
2. 是否重視時間成本
覺得「開會＝在工作」，放任行事曆塞滿會議、會議時間不斷延長
3. 把開會當作認真做事的證明
把「忙碌」偽裝成「產出」，會議成為「裝忙」的工具
4. 與會者沒有事前準備資料
資料沒準備，會議當下才在補資料、查數據，直接拖長會議
5. 會議討論內容離題
想到什麼就說什麼，與本次會議無關的內容也拿出來講，偏離議程
會議不是用來聊天、裝忙，而是收斂、決策、同步資訊。如果沒輸出，就沒必要開會
【如何高效管理會議？】
一、 會議前
1. 思考會議招開必要性
PM在一天的工作中常必須花90%以上時間在溝通，而「會議」就是常見的溝通方式之一，比方說：「客戶要求你做一份報告，同時也要求你設個會議向他報告」，接著，我們經常就不假思索地設了會議，找了一群團隊開了一場兩小時的會議。若是這樣冗長的會議多來兩至三場，那麼，白天的工作時間基本上都被會議佔滿，而加班完成個人工作事項也變成理所當然的常態現象。因此，我們能不能試著「減少會議」來節省時間？像是我們評斷一份報告若只是根據上次會議討論的內容作部分更新，我們是不是能嘗試與客戶溝通，請客戶先看過一次報告？若有任何疑問，將藉由電話向客戶說明，倘若用電話不好說明，下下策才是招開會議，PM可以這麼說：「這份報告內容與上週的版本差異不大，是不是能請您先初步review。若還需要進一步討論，我可以電話向您說明或是再安排會議，確保大家時間有效運用。」
[心法] 這場會議一定要舉行嗎？有沒有替代方式？若一定要開，能縮短時間嗎？
2. 定義目標與討論事項
若會議有必要招開，PM第一步必須清楚定義這場會議要解決的問題，是討論新技術的開發風險？專案時程是否能再提前一個月？研發成本是否還能降低10%？在定義好問題後，接著展開討論事項細節，以「研發成本是否還能降低10%？」為例，設定討論事項：減少樣品總數50台 (A單位目標：20台、B單位目標：20台、C單位目標：10台)，會議進行由A單位、B單位、C單位依序進行報告與討論。
[心法] 會議要達成的目標是什麼？依據目標展開的討論事項細節有哪些？
3. 通知相關單位提前準備資料
延續「研發成本是否還能降低10%？」例子，定義好討論事項及各單位目標後，務必通知各單位提前準備報告來節省會議時間，內容包括：經評估後，能達到什麼目標？是如何做到的？若是無法達成目標，差距還有多少？無法做到的原因是什麼？
[心法] 會議前的準備是節省開會時間的重要關鍵！
二、 會議中
1. 開場說明目標、流程
會議開始進行時，為了讓會議進行順暢，PM可再次快速將會議目標與進行流程向與會者說明，以「研發成本是否還能降低10%？」為例，PM可以這麼說：「今天會議的目標是將專案研發成本降低10%，A單位目標減少20台樣品、B單位目標減少20台樣品、C單位目標減少10台樣品，會議流程會依A, B, C單位依序報告」。
[心法] 開場說明的目的是為了再次和與會者對焦會議目標與進行流程！
2. 引導討論、控制節奏
在會議超時的案例中，很常見的原因是：「與會者提出和本次會議主題無關的議題」，比方說，這次會議本是「討論降低成本」，會議進行到一半，B單位突然說：「我順帶一提，前幾天討論的專案時程…」，這時，PM要能直接打斷，將會議拉回正軌，與本次會議無關的議題都不討論，同時，也是尊重其他單位同事的時間。
[心法] 控場不僅是節省大家的時間，更是PM展現專業的重要時刻！
3. 逐條審視會議紀錄內容
最後，在結束會議前，PM須快速將在會議中「取得共識和尚未有結論」的項目逐一和與會者審視，目的除了讓與會者承諾已有共識的項目之外，更重要的是，讓與會者清楚知道自己要負責哪些尚未取得共識的項目，下一次更新預計在什麼時間。
[心法] 會議要有結論，包括已取得共識與待確認的項目！
三、 會議後
1. 會後2小時內寄出會議記錄
會議結束後，建議在2小時內將會議紀錄整理完畢，並寄出給與會者，最遲當天務必一定要寄出。除了避免自己忘記之外，相關單位收到記錄後才會開始「動起來」。
[心法] 少了會議紀錄，可能導致最後一個問題也沒解決！
2. 追蹤 "Tracking”項目進度更新
在會議記錄中，針對「尚未有結論」的項目理應都會有對應的「下次更新的時間」，PM必須根據這些時間追蹤並要求各單位更新狀況，直到項目有最終結論。
[心法] 有時間、有追蹤，問題才會真正被解決！
3. 簡短總結本次會議最終結論
當會議記錄中的所有事項都有結論後，可以利用當時發出會議紀錄的郵件，簡單為這個會議做總結，以「研發成本是否還能降低10%？」為例，PM可以這麼說：「經過A, B, C單位努力後，研發成本預計可以降低12%。其中A單位目標減少25台、B單位減少20台、C單位減少15台，減少的作法是…」，有了最終結論後，除了能讓上階主管了解專案的狀況之外，更可以作為專案結束後審視的重要依據。
[心法] 一場有頭有尾的會議，是PM建立信任感的重要方式！
高效會議不是技巧，是一種心態：PM敢於拒絕不必要會議，也敢於終止低效率討論
一個懂得幫大家省時間的 PM，最終才是大家願意合作的人
新手PM必學的高效率會議方法與心法
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