更新於 2022/04/17發佈於 2022/04/17閱讀時間約 3 分鐘

簡報設計｜公司規定會議前要先傳閱投影片，那會否抹煞了簡報中的驚喜？（下）

另一種需要預先看的情境，我們稱之為「pre-sell」，這不是說預售樓花之類，而是遇上全新的提案，或是有機會帶來爭議的內容，先逐個找來將會出席的部門談一下，簡介一下提案或是專案的背景和內容，了解一下對方的取態和立場，在可行的情況下說服對方的支持。你不會想懷著戰競的心情，踏進簡報的場地，縱然在座的都是同事，但你對誰將會支持你，誰會反對你，心裡面完全沒有一個底。要是每個觀眾也是驚喜地第一次看到你的提案，沒錯可能會帶來激烈的討論，但更有可能整場簡報都只是爭辯，場面固然精彩萬分，只是到最後沒有任何共識，你的提案絲毫沒有寸進。如果把各主要的部門都已經透過「pre-sell」摸底和遊說，很多時候簡報最終會變成走流程的儀式而已。是一項失敗嗎？當然不是，公司把簡報交在你手上，是為了帶來沒完沒了的爭吵，還是令專案能夠順利推行？

有些企業內部文化不太歡迎驚喜，反而擁抱可控。這對不少上班族或是新鮮人，都會帶來期望落差。

說起期望落差，好消息是，我們有方法解決另一個理想與現實之間的衝突。

相信大家都明白，設計投影片的時候，不要把所有內容都硬塞進去，因為觀眾只會死盯著螢幕而沒有聽你在說什麼。會議前的傳閱的投影片，大概還可以採取這種簡化版的做法，但是簡報完成後的跟進呢？公司在很多時候也會要求會議後傳閱最新的投影片，作為一種會議紀錄的模式，或是留給未能出席的同事來看。問題就來了，上班族通常都沒有時間再重看或是重聽會議的錄音或錄影，單靠簡化版的投影片未必能夠真正地明白所有的內容。我們不可能花時間在會議過後製作一套詳細版本的投影片，同時我們亦不想會議前或是途中的投影片太複雜，如果也拿捏到當中的平衡？

嘗試一下利用簡報軟體的備忘錄功能吧。在設計投影片的時候，維持視覺化及簡化的原則，把其他要說的話或是抽起了的文字都放在備忘錄裡頭。會議前傳閱的簡報就只匯出投影片，會議途中的簡報，備忘錄可以幫助你萬一突然忘詞時候，提醒你要說什麼。而更重要的是，會議結束後你會有兩種方法建立講義：

先行透過Notes Master功能為備忘錄排版，你可以調整位置、大小，加入圖片及公司標誌等，不一定像預設的排版般簡單無味。再利用列印功能，把備忘錄印製成文件或是PDF檔案，觀眾一眼就能夠同時閱讀到投影片與及你在備忘錄加上的補充資料，完全不須要花時間重新製作詳細版本的投影片；
先行透過Handout Master功能為講義排版，再利用匯出功能，選擇「建立講義」（Powerpoint for Mac未支援這個功能），把講義匯出到Word，同樣可以包含投映片及備份。這樣做的好處是匯出到Word後，再行修訂或儲存的自由度更高，壞處是過程很佔記憶體而有機會拖垮軟體，記得先要把簡報檔案儲存好。就辦公室的日常講義來說，第一點的備忘錄功能都已經足用。