【職場甘苦】職場新鮮人如何利用「報告」一步步站穩腳步

以自己理解事情的邏輯，來報告一件事情的始末，老闆難進入狀況，也會耗費不少時間，因為不是按老闆能聽懂的邏輯來報告。

為什麼要報告？何時該報告呢？

《為了讓老闆安心》

若是收到老闆交待工作的email，最好主動回覆「確收」，若這項工作是第一次被交付，最好確認工作內容符合自己的認知，以及預計完成的時間。一來可讓老闆感受到自己的積極，二來可讓老闆知道雙方的連繫與溝通沒有障礙。

當老闆特別交待工作時，通常也有他自己的時程壓力，若為急件，最好在當天完成；倘若無法完成，也要適時地回報工作進度，讓老闆位居控管地位。萬一被老闆追著跑，萬一發現方向和老闆要的不一致，必須在期限下趕工，倍受壓力的緊 張感更甚於工作本身。對老闆來說，也會覺得這個人不太靈光，就算敢用，也不太放心。

《問題發生時，雙方都承受較小傷害》

不光是新鮮人，職場老鳥亦可能會犯錯，老闆固然有管理責任，但無法掌握所有的細節，問題發生時，老闆一方面需要找到解決方法，另一方面則需要建立預防機制。作為員工，協助老闆清楚地還原案發現場，是最重要的，切勿怕老闆生氣而粉飾太平、撇清責任。

然而，若在過程中，每個決策的節點都有向老闆報告，即便結果不理想，老闆也會將重心放在解決問題，不會突然炸鍋。報告時，先羅列一些選項，並告知自己的建議與原因，請老闆裁示。不僅可讓老闆知道，自己已積極地思考過解決方案，同時也把最終的決定權交給老闆。若問題最終可順利解決，能為自己加分，化危機為轉機；倘若失敗了，責任也不全然歸咎於己。所以在重要節點報告，是對雙方的保障。

《建立信賴關係》

若缺少信賴，老闆就得在報告過程中，不斷地去分析、驗證其內容的真實性，這樣會耗費過多心力與時間。雖然信賴並不是一朝一夕可建立，但信賴可以從每一次的接觸進行加固。所以，員工可藉由email主動地創造溝通，例如發週報，整理自己的工作心得與Lessons learnt。

老闆不一定會認真看每一封email，所以內容不需要太繁雜，而且最好用表格或圖表呈現。這種方式可先在他的腦海中留下印象，當他某天突然想起時，就會搜尋信件好好地閱讀。每次的接觸都是展現自我、建立信賴的機會，所以在執行面所作的觀察，也可以寫在報告中，因為這是老闆位置所無法親身體驗的。

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該怎麼報告呢？

老闆總是很忙碌，所以要主動地找到職場通行證，讓老闆以及身旁的人看見你的工作方式，也讓彼此了解該怎麼合作，是最有效益的。