【如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事】

先講一個實際案例

1. 照護評估：身體評估與理學檢查
2. 照護重點：壓瘡預防、器具清潔、血氧異常判斷、
3. 特殊情況：高濃度氧氣使用注意事項、COPD患者氧氣使用注意事項

一、搞清楚：講給誰聽

二、搞清楚：目標為何

1.傳遞資訊/知識

簡報是為了傳遞某些重要的知識或資訊，比如：教學、會議、研討會…等。

若簡報的目的是傳遞資訊或知識，那講者就必須呈現清晰的重點與架構，讓聽眾明確知道你想傳達的是什麼，而不會迷失在複雜的資訊當中。

2.改變想法/行動

簡報的目的是改變聽眾的想法或行動，以達成簡報者的目的。比如：提案、衛教、銷售、激勵演說…等。

這類型的簡報目標，講者必須試著找出聽眾的「恐懼」及「渴望」，並拆解目標為最小可行動的步驟，讓聽眾實際做出改變。

3.學會技能/操作

簡報目的在於讓聽眾學會某項技能或操作某些器具，比如：熟練軟體操作、身體評估的技術、設備的安裝與拆解…等。

這類型的簡報目標，在時間有限的情況，就應該恰當縮減講解理論的時間，讓聽眾實際練習或操作，以達成設定目標。

簡單來說，我們必須明確設定好目標，然後根據目標妥善的安排內容，這樣不僅能讓我們更有方向、更踏實的準備，簡報後也才能評值是否有達成期待。

以本文情境為例，我本來設定的目標是「傳遞資訊/知識」，但若是以護理長的期待，目標對象是新人，簡報目標就會變成「學會技能/操作」。

這裡提醒一下讀者，這三個目標的種類，只是來幫助大家思考，並不是每場簡報的目標一定要包含三類，或只能選一種類喔。

三、搞清楚：時間多久

1.規劃內容

我自己歸納內容的方式有兩種，分成兩種不同的情境。

① 對主題比較不熟、無系統化的概念

這種情況，我通常會透過便利貼發想法來提取腦中零散的點子，並組織成有脈絡的架構，這是一種「由下往上」的建構策略。

實際的操作重點、使用時機可以參考這篇文章：《表達力專欄：如何透過KJ法，建構有邏輯的表達架構？》。

② 對主題較熟悉，只需要重新客製化編排

這種作法通常適用於比較熟悉的主題，也就是講者心中已經有一個架構模型，有辦法「從上而下」的建立架構，再逐步填滿內容。

這種情況下，可以透過心智圖的方式建構架構，使用紙筆或是X-mind這個工具，來組織內容。

2.製作PPT

假設你內容沒問題了，進入到投影片製作的階段，又有什麼該注意的呢？

我認為你應該把投影片分成這三類：

① 重點投影片

這類投影片是指包含「核心關鍵訊息」的投影片，可能是結論、重點整理，那些你會花較長時間講解的投影片。

如何判斷是否為重點投影片呢？你可以這樣想：如果簡報時間突然變成一分鐘（或三分鐘，反正變很短就是了），這張投影片能夠刪掉嗎？如果不行，它就是重點投影片。

這類投影片要優先製作。

② 說明投影片

指的是「說明重點型」的投影片，訊息量較少，基本上符合一張一重點的類型。

③ 補充投影片

指的是補充資料、或是互動型的投影片。

這類投影片的功能較不強，若沒時間時甚至可以直接跳過，因此不需要花費過多時間設計。

3.表達練習

最後，談談表達練習。表達練習主要有兩個目的：發現問題、克服緊張。

① 發現問題

前期的準備你都是站在一個策劃者的角度，用較高層次的角度佈局簡報。然而當你實際進行表達練習時，你會發現有些地方「不太順」。

這時你要調整投影片的呈現方式，包括出現的順序、動畫的使用等等，讓表達更流暢與專業。

此時，投影片才真正成為輔助講者的武器。

② 克服緊張

對很多人來說，上台說話是一件很恐怖的事。

除了你本身有很嚴重的心理障礙外，不然如果你問我怎麼克服上台緊張，我一定會告訴你多練習。

緊張的本質是不確定感，而重複練習能讓你減少不確定發生的機會。所以才說，重複練習是克服緊張的最佳方式。

相信大家都聽過一句話：

你必須非常努力，才能顯得毫不費力。

不過如果你上台還是非常容易緊張，我認為這篇文章能幫助你：《表達力專欄：如何克服上台緊張？上台前後你一定要知道的觀念技巧》

總結