靈活辦公空間 為新加坡企業開源節流

• 新加坡政府鼓勵各企業採用靈活辦公
• 靈活辦公空間（Flexi-Place）能節省租金、人力及營運等開支
• 未來最佳辦公方式是混合辦公模式

甚麼是混合工作?

大多新加坡公司已採用混合工作

靈活辦公空間（Flexi-Place）的好處

• 節省營運成本–已實施該計劃的企業有效地減低了員工加班工作的情況，因此毌須支付加班費用，節省了一大筆營運費用。
• 管理層因專注工作而提高生產力–彈性工作允許員工自行安排工作行程，管理人員只需為他們的員工制定目標及設立工作限期，之後便不用花長時間去監察下屬工作情況。管理層只待工作限期到來後，才跟進員工工作表現。  相比傳統的工作方式，管理層在限期前可專注他們的工作，使有工作更有效率，更具生產力。
• 節省培訓時間及成本 –如果在彈性工作時間內不用被上司監視，員工便可在完成工作後提早下班。長期提早下班的時間總和，有機會等於幾個星期的假期。  員工為了保護他們的彈性工作時間，會自發去尋找最有效的方法來確保工作在限時內完成，使員工變得更有工作效率。由於員工的生產力有所提升，因此企業不用再招聘更多員工去維持高生產力，從而節省培訓時間及成本。
• 提供多種靈活工作方式有助保留員工–建議各新加坡企業，須提供不止一種靈活工作方式，供各種類型的員工選擇。例如提供靈活的工作時間或遠端工作方式等。對員工來說，不同的工作方式可滿足不同人的需要;   對企業來說，在員工獲得滿足感後，就會減低離職意慾，有助新加坡企業保留員工這種貴重的公司資產。
• 可節省不必要的固定工作空間–對企業來說，若辦公室的流動性愈高，即代表所需的固定空間愈少。在固定空間需求減少下，董事便可重新規劃工作空間，或租用工作空間較細的地方，以便節省租金。

實施靈活辦公空間（Flexi-Place）的困難和挑戰

• 不是所有的員工都適合遠端工作–有些同事因某些原因必需回辦公室工作，例如家中較嘈吵，在家工作會影響生產效能; 或者某些工作設備放在辦公室內，因此必須回辦公室內工作。
• 工作效果未必像預期–管理層需要有明確的靈活工作指引，以指導員工如何配合靈活工作。如果指引不清晰或含有錯誤訊息，便有機會出現反效果，導致工作出現混亂的情況。
• 主管們的工作量增加以致工作效能受影響 –-在新同事完全適應靈活工作安排前，管理層需花一定的時間去跟進新同事的工作進度; 如果沒有花時間了解新同事工作情況，新員工在不理解企業的靈活工作安排下，有機會請辭，造成人材流失。而且定期的跟進，會增加管理層的工作量，影響其工作效率。
• 遠端工作需要的技術要求較高— 遠程工作者需要比他們的辦公室同事擁有更高的技術。因為若遠程工作者在遠程工作上遇上困難時，他們不易獲得其他同事即時性的支援，導致工作效能較低。

確保靈活辦公空間（Flexi-Place）能順利實施的建議

• 定期了解員工想法–管理層需定期與員工交談，以了解什麼能滿足他們的需求。管理者亦需花點時間來進行各階段的討論，以及向員工解釋指引內容，確保每人都明白指引內容及用途。
• 開發一個有效的監測系統–適當的監察有助跟進計劃所帶來的影響、檢視成效並記錄有關的數據。將有關的數據或政策框架記錄在案後，成為日後制定企業專屬靈活工作指引的基礎。
• 管理層需對靈活工作高度支持–最高管理層的支持是至關重要的，他們必需向各員工表明您的企業注重實施靈活工作的想法，這可確保靈活工作這個倡議會被所有人認真對待。
• 設定明確的目標 — 若設定明確的目標和指標給員工遵從，便可清晰地指導他們怎樣能達到管理層的期望。而且明確的目標有助審視員工的工作成效，讓管理層檢視應否為個別的員工重新訂立另一種合適的靈活辦公方式。
• 不怕失敗，不斷地嘗試 –心態決定成敗。管理者可由最初試點開始嘗試，看看什麼可行，什麼不可行。不斷地嘗試，直至修正成適合自己企業的靈活工作指引。

靈活的辦公空間（Flexi-Place）應擁有甚麼?

實施靈活工作模式的首選平台：ONES