2023-01-21|閱讀時間 ‧ 約 6 分鐘

#書籍推薦 #快速學會職場上最重要的2大能力：速度力與整理力

#書籍推薦

#快速學會職場上最重要的2大能力：速度力與整理力

仕事が速くなる力と整理する力が、1冊でビシツと身につける

作者：知的習慣探求舍

譯者：陳佩君

出版社：天下雜誌

出版日期：2014/07/09

推薦序魔鬼藏在細節裡——給自己從容應對的「前提量」許書揚

推薦序速度力和整理力，讓工作更有效率游紫華

推薦序掌握人生主控權的兩大能力陳若玲

前言

第1部﹝整理力﹞篇

第1章整理時間——整理現在及接下來即將要做的事

清楚知道今天該做什麼事，讓「今日工作清單」成為一天的導航系統

「完成就劃掉」的小動作讓人體驗真實的成就感

利用數位工具提醒截止日，防止工作延宕

愈不重要的工作愈要設定期限，從此不再拖延工作

從終點往回推算，就能看清現在應該做什麼事

把大型工作細分成小項，就能以「小小的幹勁」開始動手

依性質把工作分成「思考型」和「作業型」，徹底管理作業型的工作

讓自己暫停一下，再進入待命狀態

★驗收小測驗

第2章整理空間——提升三倍工作效率的整理技巧

#整理不是「把東西收起來」，而是釋出「找東西的時間」

桌上只有現在要使用的物品，隨時保持待命狀態

讓目前手上的工作一目瞭然，就用三個籃子來分類

「總之先留著再說」是最要不得的想法，「斷捨離」可讓工作更有效率

在辦公桌的抽屜裡放置托盤更容易拿取文具

積極活用可放A4尺寸檔案夾的最下層抽屜

#整理公事包也像辦公桌一樣，隨時處在可使用的待命狀態

忙碌的時候更要整理，這就是提升效率的關鍵

★驗收小測驗

第3章整理文件——類比式和數位式的文件整理法

A4尺寸的透明檔案夾最適合用來整理進行中的文件

給每個透明檔案夾取一個容易識別的名字

只要把文件立著擺放，就能提升工作效率

立即找到要用的文件，野口式檔案管理

文件全都統一成A4尺寸，整理起來不費工夫

利用掃描器將文件數位化，就能安心丟棄書面資料

電腦的桌面以三層構造整理檔案

馬上能從電腦找到文件的檔案命名法

電腦桌面上只放置現在進行中的最少量資料夾

★驗收小測驗

第4章整理資訊——記事本、名片、筆記、網頁、郵件、備忘錄

#資訊統一記在記事本上，就知道自己該做什麼事

把記事本變成專屬於自己的資訊平台

寫在記事本上的過往記錄日後將成為重要資訊

利用雲端科技，外出也有行動辦公室

將收到的名片數位化，管理起來更有效率

什麼資料都能儲存，用Evernote集中管理資訊

善用Evernote，輕鬆保存、搜尋網頁資料

寄郵件給自己，仔細確認工作事項

隨手錄下自己的聲音保存資訊，多活用聲音檔做筆記

★驗收小測驗

第5章整理思緒——創意、解決問題、圖解等等

以鳥瞰的視野觀看整體，才能看見通往山頂的路

#掛心的事要立刻寫下來，隨時清空腦袋

工作「靜置」一段時間，就會有靈感湧現

只要畫出框、線、箭頭，就能輕鬆完成一份圖解

畫出邏輯樹狀圖，讓問題點一個一個浮現

了解圖解的模式就能畫出各式各樣的圖表

利用便利貼的KJ法激發出新創意

堅持「打破沙鍋問倒底」就能找出根本原因

為了接近「理想的自己」，要正向地自我整理

★驗收小測驗

第2部﹝速度力﹞篇

第6章時間管控力——不再浪費時間、激發幹勁

從較不重要的工作開始著手就能提升工作效率

拖延工作進度只會增加愧疚感

「保持平常心」、「同類的工作一起做」可提高整體的工作效率

設定短時間的期限鞭策自己前進

排除工作的阻礙，設定加把勁的時間

在頭腦處於待命狀態的上午處理「思考型」的工作

改變工作清單的寫法，提升工作意願

工作幹練的人都能有效運用空檔時間

★驗收小測驗

第7章程序力——學習管理時間的方法

寫出好劇本，工作也完成一半

行事曆以一星期為單位，要不停地進行確認

記號、簡寫、分色書寫，筆記小技巧提升記事本功用

客製化自己的記事本，聰明管理行事曆

記事本專家都懂得善用便利貼

提升程序力的利器是從雲端管理行事曆

一天檢查郵件三次，決定好規則以利集中精神

工作花了多少時間？以十五分鐘為單位來預估

★驗收小測驗

第8章資訊力——資訊的輸入、輸出更快速

讀報紙要看關鍵字，迅速搜尋出重點

利用網路閱讀器查閱新聞報導或新聞網站

善用指令檢索AND、OR、NOT，立即從網路搜尋到所需資訊

提升網路搜尋技巧，資訊搜集力更上一層樓

#能快速寫出好文章的人，有什麼遵循的原則？

#讓企劃書快速通關，寫大綱的技巧

取得文件的格式範本，寫出會過關的企劃書

增加企劃書的說服力，輕鬆查出官方資料的方法

目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度

★驗收小測驗

第9章處理力——三兩下比別人更快完成工作

想像有另一個自己，自動化處理工作

「思考型」的工作以複眼進行更有效率

文件要一次處理完畢，把最初的注意力發揮到極限

至少學會這招！電腦的快捷鍵

預約給自己的獎賞，提升工作幹勁

工作三十分鐘休息一分鐘，切換ON、OFF的節奏

總之先試試看，幹勁就會跟著湧現

★驗收小測驗

第10章交涉力——有效率的溝通技巧

有精神的打招呼和應答是促使工作順利的潤滑劑

懂得巧妙拒絕對方，才有下次機會

想要指揮他人行動，提問比命令更有效

一分鐘確實傳達出語意的說話技巧

站著舉行會議、磋商，迅速確實導出結論

即席製作會議記錄，大幅減少時間的浪費

不要二選一，讓客戶由三選一的技巧

怎麼把工作託付給別人，才能使對方盡快完工？

激發別人的幹勁是終極的工作技巧

★驗收小測驗

參考文獻

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