每天早上到辦公室,一定要來一杯咖啡。
這天,我決定找裘莉姐去星巴克振興台灣經濟,走到她位置旁邊的時候,瞥到她正在處理郵件。
我隨口一問:「裘莉姐,你都怎麼整理電子郵件?」
裘莉姐:「整理?我從來不整理。」
我:「那你怎麼可能很快找到信件?」
裘莉姐:「那你怎麼整理?」
我:「我就會開資料夾分類啊!每個案子都有一個專屬資料夾,屬於它的就放進去。」
裘莉姐:「那如果有一封信,講了多個案子的事情,你要放哪邊?」
我:「嗯~真是個好問題,我可能就隨便放一邊,或兩邊都放,或繼續留在收信夾。」
裘莉姐:「所以你應該花了不少時間分類你的信件,你一天大該花多久時間?」
我:「不一定,要看郵件多少,最近每天早上差不多都花一個多小時的時間吧。那你到底怎麼做的?」
裘莉姐:「我以前也跟你一樣有很多資料夾,但某一天我突然頓悟了,原來我只需要一個收件夾就夠了!」
我:「是喔!為什麼呢?」
裘莉姐:「用關鍵字搜尋就好了啊!現在outlook很威的。尤其是你自己寫出去的信,你一定會有一些用字習慣,或是Template,所以你分類只是浪費時間,郵件中的字,無形中都已經幫你分類好了。而且你觀察一下,有多少你放進分類夾的信,妳根本沒有再次打開過。」
我仔細一想,還真的,光把信封到正確的資料夾,我就花了不少時間,再加上有些一眼看去不知道怎麼分的信,光決定把它們放到哪邊,我就累了。
真是一語驚醒夢中人,從那天起,我再也不開新資料夾,再也不分類,不但省下時間,還省下做決定了意志力!
每天早上節省了一小時,不用急急忙忙去買咖啡了,因為有時間自己磨豆子手沖咖啡。
不久後,我發現裘莉姐有更威的一招!但她說是秘密,絕對不能讓辦公室的其他人知道。
下回待續囉!