《BCG問題解決力》摘要：簡報表達技巧

繼上篇《BCG問題解決力》摘要：簡報秘笈 後，今天要來分享簡報表達的技巧喔～
那我們繼續看下去！

(圖片引用自unsplash)

一、簡報前的事前準備

1.設定目標(Objective)

設定目標和前一章節所提到製作投影片的原則一樣，你要先確定你的「關鍵聽眾」是誰？進而從這群關鍵聽眾找到這場簡報你想要達成的目的與目標是什麼。

2.時間分配(Time Allocation)

BCG 使用的時間分配原則基本上是以「每張投影片 2 分鐘」的基礎來計算，根據這個基準來分配每張投影片所需的資訊量。然而，2 分鐘報告一張投影片僅僅是計算的起點。一份完整的投影片中，通常會包含一些含有關鍵訊息的投影片，以及一些只需簡單帶過的投影片。

若以一場30分鐘的會議為例，時間的分配可能如下：

1 張執行摘要：1（張）× 1（分鐘）＝1 分鐘

8 張關鍵訊息：8（張）× 2（分鐘）＝16 分鐘

6 張簡單帶過的資訊：6（張）× 0.5（分鐘）＝3 分鐘

依照上述安排，整份投影片的數量約為15張，報告完需要花20分鐘，剩下10分鐘讓現場提問或是QA。

3.簡報設計流程（Presentation Flow）

簡報設計流程即是「如何安排投影片的順序，進而能夠清楚表達你所想要傳達的關鍵訊息」。

以下有2種設計流程模式：

(1)比較選項式：用於你想要向觀眾呈現哪個選項是你所推薦的。所以，可以先分別講述各個選項的優點，再分別提出各自的缺點，最後再總結評比結果。

(2)分析項目式：運用在呈現出不同單位或項目所遇到的問題及可能解決的辦法

4.統整訊息（Integrated Messages）

不論簡報是圖表或是分析架構，千萬不是照著投影片「唸」，而是要統整一個最關鍵的訊息。即是這個分析是透過什麼方法進行分析，以及「結論是什麼」。

二、Q&A 問答時間

在一場簡報的最後階段進行問答是非常常見的情況，聽眾可能會有很多疑問或想進一步了解的事項。因此，培養良好的臨場反應和應對問答的能力確實是決定簡報會議成功與否的關鍵因素。

• 第 0 步：停頓兩三秒

確保發問者問題完整，避免打斷發問者或失禮

• 第 1 步：複述問題

以確認理解，避免答非所問，提升可信度

• 第 2 步：回答問題

要誠實，如不知答案，承認並承諾後續回覆

• 第 3 步：確認回答

再次確認是否符合發問者問題，注重細節展現專業程度