如何提升企業跨部門溝通效率？破除穀倉效應的方法分享

為了達成某項目的，各部門之間常需要密切合作並進行跨部門溝通。但在協作的過程中，由於過度分工、溝通不順暢、績效考核等因素影響，使企業內部產生所謂的「穀倉效應」，長期下來導致工作效率降低，進而影響決策、阻礙創新等問題問題產生。那麼，企業如何才能破除穀倉效應，提升跨部門溝通的效率呢？

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穀倉效應是什麼?

穀倉效應一詞出自於英國《金融時報》編輯主任暨專欄作家吉蓮．邰蒂（Gillian Tett）所著作的《穀倉效應》一書。根據吉蓮．邰蒂所提出的「穀倉效應」（The Silo Effect）是指組織內部各部門之間缺乏溝通和協作，就像一個個的穀倉，各自為政，並擁有獨立的進出系統，但缺少了穀倉與另一個穀倉之間的溝通及互動。若將穀倉效應套用於企業的情境，就像是不同的部門之間因無法建立共識，而導致不能和諧運作，且各部門都只專注在自身的績效利益，而非企業整體的利益。

穀倉效應產生的原因是什麼?

1.部門過度分工

許多組織為了提高工作的效率，會進行更精確的分工，這就導致各部門的工作內容和職責範圍變得更加明確，但同時也容易造成部門間的隔閡。

2.跨部門溝通不順暢

若組織內部缺乏有效的溝通渠道，將導致各部門之間無法有效共享資訊，也容易造成不必要的誤會及衝突。

3.忽略整體性的績效考核

組織內部的績效考核往往只注重部門自身的績效，而忽略了整體的績效，這就導致各部門注重自身的利益，而缺乏整體的合作精神。

穀倉效應會對團隊造成哪些負面影響?

1.降低工作效率

組織內部的資源由於缺乏溝通和協作，無法被有效利用，導致工作效率下降。

2.影響組織決策

由於訊息不對稱，組織的決策將缺乏全面性，容易造成判斷失誤。

3.阻礙組織創新

由於部門間缺乏交流，組織內部的知識和經驗無法被有效的共享，也間接阻礙了創新想法的產生。

企業該如何打破穀倉效應?提升跨部門溝通效率

1.有效開會並建立共識

組織可以建立跨部門會議，鼓勵各部門之間的交流和互動，在討論的過程當中，可幫助建立共同的目標和價值觀，使各部門能夠形成共識。

當需要與跨部門團隊一同開會時，可透過 Lale EIM 會議管理功能，快速比對所有人的行程，加速安排會議的效率。會議即將開始時，將由系統自動傳送提醒訊息至聊天室，提醒所有與會人員立即前往開會。

2.建立跨部門溝通渠道

組織內部應建立有效的溝通渠道，以促進跨部門溝通交流能夠更加順暢。若採用 Lale EIM，可於組織通訊錄直接找到跨部門同仁的聯絡方式，點擊名稱即可建立聊天室，幫助組織成員根據不同專案和需求快速建立群組進行討論。

3.建立完善考核機制並加強資訊共享

組織應完善績效考核機制，將部門績效與整體績效相互結合，避免各部門只考慮自身利益而不願合作。若管理者建立起考核機制，可將相關文件上傳至 Lale EIM 的文件管理中心，供組織內部成員查閱。各部門同仁也可將各類型文件上傳，並根據不同部門設定可下載之權限，以及管理文件版本，讓各部門間的資訊能夠更容易的被共享及保存，也能避免拿到過時的資訊。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。