【文創漫談】在職場如何交付工作 | 職場觀點

如何交付工作

在職場人跟同事互動，工作多少會有一些重疊，或者是需要交接，或是需要前後串接。或者你需要請假，但這個事情又不能拖，需要交付給另外的人，或者出差而固定的辦公室工作需要交付，怎麼樣交付工作給對方就變得很重要。

以下是交付工作時的一些重點：

了解對象能力

如果對方能力強，可以放心將工作交付。譬如是你的上司，他了解整個作業流程。又或者是曾經擔任過相同職務的人，在這個工作自然會比較清楚，當然可以放心的交給他。如果對方能力有限，需要多做溝通和教育。例如是新進的員工或者不曾接觸過這個業務的人，其實你都需要做好溝通跟解說及輔導的動作。這樣做是必須的，因為最終的責任還是要由你來承擔。

工作性質分類

事務性工作如報表、規格書等較簡單。如果是庶務性的工作，例如報銷申請，只要作業流清楚，額度權限知道了，這一類就比較容易交接，如果有電腦的表單也比較不會出差錯，因為格式都是固定的，只要展示給對方了解，對方如果有問題可以針對性詢問。概念性工作，則需要更多溝通教育，例如簡報要呈現什麼概念？要達到什麼的目的？預算多少？期程多久？現在進度多少？這些都是比較不容易交付的工作。

陳述交付工作內容

提供工作背景資訊和流程，最好能夠將相關的資料交付給對方，並且讓對方了解，有時間消化相關的內容。明確說明需求和原則，告訴他要做什麼，要怎麼做，哪時做才好，最主要的原則是什麼，例如服務好客戶。開放溝通並接受回饋建議，對方如果不了解就需要更多的解釋與說明，並且傾聽他的疑問點跟他的顧慮，並且正面回答相關的問題，或者將工作調整。這些都是必須的。

給予適當的自主權

放手讓對方自行執行，工作者在進行的時候盡量不要干擾對方，雖然那是你的工作。但是你已經交付給他，只要讓他把工作做好就達到了目的，放手讓他工作，讓他有自主的權利，這樣他會比較容易產生責任感跟信心，有助於工作的進行。提供必要指導意見，在對方有疑慮或者覺得困擾的時候，要詢問他，他覺得哪些方法好？哪些方法不好？或者好處在哪？缺點又在哪？然後詢問他想怎麼選擇？打算如何做。然後再告訴他你的指導意見，這樣兩相對照之下，相互之間都能夠有所增長，對工作也會有助益。

考慮風險承擔能力

不宜交付超出工作能力範圍，如果你對這個人的能力已經知道他無法負荷，就不要把這麼多工作交付給他，只讓他負責他能力範圍能夠做到的。因為超出能力範圍明，顯是為難人家，並且給自己製造麻煩，而最後的風險都是由交付工作的人承擔責任。所以風險評估是必要的，將工作分成幾個檢核點，相互做檢核。這樣才能確保工作的進行，不會出現差錯，而且達到更好的效果。就算出現差錯，規模也比較小，挽救也比較容易。

建立互信互重關係

充分溝通避免隔閡，適時的給與關心，並且尊重他的感受，這樣就不會產生隔閡，更不會因為有隔閡而相互之間有排斥或較勁的味道。尊重對方並分析不同觀點，這樣兩者之間就知道差異點，並且心平氣和的討論這些差異點的優點與缺點，這樣就容易達成共識。讓對方參與決策。在可能的範圍內讓他參與決策，如果他的選擇是在工作的容許範圍內，就放手讓他去做。這樣他會更有成就感，並且更容易有向心力。

兼顧雙方利益

分析影響和得失。在雙方討論的時候，仔細的分析這些動作的影響。還有計算得失，並將它量化出來。估算造成什麼情況，最壞的是什麼，最好的是什麼，該如何選擇，如何拿捏，這些都可以公開的討論，並且讓他知道為何要這麼做。尋求最佳平衡點，其實有了數據，雙方就很容易有共識達成一致的看法。因為誰都不會看著賠錢，或是有錢可賺放著不賺。這樣就不會產生意氣之爭，因為雙方都是依據數字在分析跟討論。

順利完成工作

交付、賦予自主權、建立互信關係，並平衡雙方利益，有助於順利地將工作交給他人。同時能夠順利的完成工作，創造兩者之間的工作情誼，有助於後續發展組織，提升工作效能。這些都是有利於未來工作的發展及事業的開展。