【職場觀點】在職場如何交付工作 | 文創漫談

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如何交付工作

在職場人跟同事互動,工作多少會有一些重疊,或者是需要交接,或是需要前後串接。或者你需要請假,但這個事情又不能拖,需要交付給另外的人,或者出差而固定的辦公室工作需要交付,怎麼樣交付工作給對方就變得很重要。

以下是交付工作時的一些重點:

了解對象能力

如果對方能力強,可以放心將工作交付。譬如是你的上司,他了解整個作業流程。又或者是曾經擔任過相同職務的人,在這個工作自然會比較清楚,當然可以放心的交給他。如果對方能力有限,需要多做溝通和教育。例如是新進的員工或者不曾接觸過這個業務的人,其實你都需要做好溝通跟解說及輔導的動作。這樣做是必須的,因為最終的責任還是要由你來承擔。

工作性質分類

事務性工作如報表、規格書等較簡單。如果是庶務性的工作,例如報銷申請,只要作業流清楚,額度權限知道了,這一類就比較容易交接,如果有電腦的表單也比較不會出差錯,因為格式都是固定的,只要展示給對方了解,對方如果有問題可以針對性詢問。概念性工作,則需要更多溝通教育,例如簡報要呈現什麼概念?要達到什麼的目的?預算多少?期程多久?現在進度多少?這些都是比較不容易交付的工作。

陳述交付工作內容

提供工作背景資訊和流程,最好能夠將相關的資料交付給對方,並且讓對方了解,有時間消化相關的內容。明確說明需求和原則,告訴他要做什麼,要怎麼做,哪時做才好,最主要的原則是什麼,例如服務好客戶。開放溝通並接受回饋建議,對方如果不了解就需要更多的解釋與說明,並且傾聽他的疑問點跟他的顧慮,並且正面回答相關的問題,或者將工作調整。這些都是必須的。

給予適當的自主權

放手讓對方自行執行,工作者在進行的時候盡量不要干擾對方,雖然那是你的工作。但是你已經交付給他,只要讓他把工作做好就達到了目的,放手讓他工作,讓他有自主的權利,這樣他會比較容易產生責任感跟信心,有助於工作的進行。提供必要指導意見,在對方有疑慮或者覺得困擾的時候,要詢問他,他覺得哪些方法好?哪些方法不好?或者好處在哪?缺點又在哪?然後詢問他想怎麼選擇?打算如何做。然後再告訴他你的指導意見,這樣兩相對照之下,相互之間都能夠有所增長,對工作也會有助益。

考慮風險承擔能力

不宜交付超出工作能力範圍,如果你對這個人的能力已經知道他無法負荷,就不要把這麼多工作交付給他,只讓他負責他能力範圍能夠做到的。因為超出能力範圍明,顯是為難人家,並且給自己製造麻煩,而最後的風險都是由交付工作的人承擔責任。所以風險評估是必要的,將工作分成幾個檢核點,相互做檢核。這樣才能確保工作的進行,不會出現差錯,而且達到更好的效果。就算出現差錯,規模也比較小,挽救也比較容易。

建立互信互重關係

充分溝通避免隔閡,適時的給與關心,並且尊重他的感受,這樣就不會產生隔閡,更不會因為有隔閡而相互之間有排斥或較勁的味道。尊重對方並分析不同觀點,這樣兩者之間就知道差異點,並且心平氣和的討論這些差異點的優點與缺點,這樣就容易達成共識。讓對方參與決策。在可能的範圍內讓他參與決策,如果他的選擇是在工作的容許範圍內,就放手讓他去做。這樣他會更有成就感,並且更容易有向心力。

兼顧雙方利益

分析影響和得失。在雙方討論的時候,仔細的分析這些動作的影響。還有計算得失,並將它量化出來。估算造成什麼情況,最壞的是什麼,最好的是什麼,該如何選擇,如何拿捏,這些都可以公開的討論,並且讓他知道為何要這麼做。尋求最佳平衡點,其實有了數據,雙方就很容易有共識達成一致的看法。因為誰都不會看著賠錢,或是有錢可賺放著不賺。這樣就不會產生意氣之爭,因為雙方都是依據數字在分析跟討論。

順利完成工作

交付、賦予自主權、建立互信關係,並平衡雙方利益,有助於順利地將工作交給他人。同時能夠順利的完成工作,創造兩者之間的工作情誼,有助於後續發展組織,提升工作效能。這些都是有利於未來工作的發展及事業的開展。

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