提升團隊效能：提介您3款團隊管理應用

這次介紹如何只用三個應用程式，便能提高一人工作時的效率，並更便捷地管理日常需要處理到的事項。當然三個程式接近的功能也有很多很多不同的選擇，但這三套工具是自己沿用一段長時間的一下很有效，所以在這裏先分享一下。

Todoist

這是個人最喜愛的工具之一，也是自己最常用到的工作清單應用。基本上自己個人的工作，或是專案需要用到的內容，也會記在Todoist。首先，可以在Todoist內建立個人部分和工作部份的文件夾，工作部份內將不同客戶個別建立一個收藏空間，記錄當中需要跟進和處理的事項，同時加上每個項目的死線日期，方便自己管理時間，安排工作優次。

如果你是freelancer又或者負責公司會計，總會面對收取不同銀碼的payment，也會遇到各種情況。在Todoist可以獨立建立一個finance的文件夾，把收到的payment和未收取的餘額作一個紀錄。這樣到年尾報告時，可以多一個參考方便跟進。

另外，Todoist還有一個方便的功能，如果你有員工下屬，或不同的協作者，你也可以把他們新增到Todoist app內，便於他們跟進工作，亦可以將一些重要日子記在Todoist中。如此一來，大家可以避免短訊溝通容易忘記的情況。而在工作時，大家打開Todoist也可以把各項要處理的工作一目了然。

Notion

接着，個人最常用的工具想必是Notion，一直把它當成自己的database處理，隨時間過去，人總會忘記一些相對不是太重要的瑣事，例如是擁有的手機型號、公司或者家中買過的電腦硬件，用Notion將這些事記錄底，待需要用到這些資料時便不用頭痛。

而在工作上，Notion則化身成一個不可或缺的專案管理工具，個人會先規劃到出不同媒體的文案，並將專案分柝成不同的階段，由設計到製作、以及測試，最後交到客人手中，整個過程需要經過大大小小、各個步驟和工序。這時Notion便是不可多得的工具，內建timeline可以對行進行完整觀察，方便評估和計畫。

Google Workspace

這個相對是覆蓋率最廣的一套軟件，除了處理文案、檔案儲存、電郵通訊外，也是線上開會的工具之一。而且，在文案處理、進行修改時，事先在雲端中標記不同的協作者，他們便會自動收到通知，從而提升工作效率。另外，修改文案時也不需擔心取代先前進行中的版本，Google Workspace內建備份功能，可以隨時檢視並還原至個別版本。最近，Google開始增加自身的A.I.以提升每一部分的工序，相信未來能協助處理重複性高的繁複工作。

而為什麼要選用Google Workspace，而不是個人Gmail的電郵功能呢？

箇中最大的分別，是前者可以自行設定郵箱的網址。假如你是一人公司，又或者是一個品牌，形象定必十分重要；而作為公司或機構，需具備更高的可信度和專業程度。個別定制的電郵地址可以提高品牌的可信程度。

當然還有另一個選擇，就是Microsoft的office 365，也是功能大同小二的生產力工具之一，提供足夠的儲存空間，包括電郵在內各種軟件功能。

當然，現今社會工作不會是單打獨鬥，更多時候都需要與不同的夥伴合作，才能完成各項的事情。有見及此，無論是一人工作，抑或小型工作團隊，都應該可以考慮使用這三套工具，方便溝通、提高效率。再加入各個團隊的喜好和習慣，作適當的調整，相信也真的會幫助到大家工作時的效率。