2024-08-06|閱讀時間 ‧ 約 29 分鐘

如何高效設立可交付成果:提升每日成效的秘訣

raw-image

摘要

你是否有過這種感覺,忙碌了一整天,感覺好像做了許多事,但又好像沒有留下什麼具體成果?本文將與你分享如何在日常工作和生活中設立具體可交付成果,透過簡單易高效的步驟,讓每一天變得更有意義,積累更多有價值的成就。

✨閱讀後你將學會:

  1. 理解可交付成果的概念:學會如何設立具體的可交付成果。
  2. 應用實用的方法:掌握將日常任務轉化為具體成果的方法。
  3. 提升工作和生活成效:透過設定可交付成果,提高每日的成效和成就感。
「只有具體的行動才能帶來具體的結果。」— 海倫·凱勒
"Only concrete actions can bring concrete results." — Helen Keller

忙碌一天,為何感到沒什麼收獲?

你是否有過這種感覺:每天忙得團團轉,參加無數會議,處理一大堆電子郵件,完成各種待辦事項,卻在一天結束時感覺沒做出什麼實質性的成果?這種感覺讓人沮喪,似乎每天都在原地打轉。卻是許多職場人士的生活寫照。或許你不妨可以在「例行性」的工作與活動中,加入一點點「專案管理思維」。專案管理裡有一個重要的概念,稱為「可交付成果(Deliverables)」。

解密可交付成果

可交付成果的核心概念

「可交付成果」顧名思義就是你在專案執行的過程中或結束後,可以看得見、摸得著的具體結果。它們是你努力工作的證明,也是你產出的標誌。無論是在工作還是生活中,設立可交付成果可以讓我們更清楚地看到自己的成就。


日常生活與工作中的可交付成果

舉例來說:

  • 工作報告:每天寫完一份詳細的工作報告,這就是一個可交付成果。
  • 家務清單:完成今天所有的家務清單,比如打掃、洗衣、做飯等,這些具體的成果讓你看到家裡變得整潔。
  • 產品開發:一個新產品研發專案團隊的最終可交付成果,就是那項新產品;一個SOP制度建立專案團隊的最終可交付成果,就是那些SOP。

若將一生、一年、一天中的許多「例行性」事項用專案管理的角度來看待,試著增加一點「可交付成果」,我們將會發現,生命中多了許多美好的回憶。

就拿吃飯來說,韓劇《金牌救援:Stove League》裡的金牌教練白勝秀,每次吃飯時都要拍一張餐點照片傳給媽媽,讓媽媽知道他有好好吃飯,請媽媽安心。原本吃飯這件「例行性」的事項,因為加入了孝心,讓每次吃飯都展現出不同的「可交付成果」(不同的餐點照片,並讓媽媽每次都安心)。

看書也是。一位職場工作者每週看一本書,看書已經變成她的「例行性」事務。但她不僅僅只是看書,還將所看的書籍內容整理成一張張的心智圖,進而讓看書這件「例行性」事情,有了具體的「可交付成果」。

這些都是在「例行性」的事項中,加入一點點「專案管理思維」的良好範例。

這樣的概念也可以複製到工作上。無論是將每次在會議中,所觀察、學習到的內容,整理成自已的「經驗學習(lessons learned)筆記」。或是將每週例行性繳交的週報,變成自己的「學習紀錄」。

一段時間下來,當某一天我們不經意地回顧自己累積下來的可交付成果時(無論是經驗學習或是學習紀錄),會突然發現,其實自己在處理這些例行性事務的過程中,不知不覺地已留下了許多足跡。

高效設立可交付成果的五步驟


在日常生活和工作中,我們可以透過以下五個步驟,高效設立具體的可交付成果,確保每一天都能有所成就。

第一步:定義目標

首先,為每一個例行性任務設置一個明確的目標。這個目標應該是具體的、可衡量的。

步驟:

  1. 設定清晰的目標:確保目標具體且明確,例如今天的目標是「完成一篇報告」,而不是簡單地說「做工作」。
  2. 確保目標可衡量:確定你能檢查並驗證是否達到目標,以評估進度。

第二步:分解任務

將大的目標分解成可管理的小任務,並為每個任務設定具體的可交付成果。

步驟:

  1. 列出所有子任務:將大的目標分解成多個可管理的小任務。例如,完成報告的子任務包括資料搜集、草稿撰寫、校對和提交。
  2. 設定子任務的可交付成果:為每個子任務設立具體的可交付成果,如資料搜集的可交付成果是一份資料清單,草稿撰寫的可交付成果是一份初稿。

第三步:制定計劃

制定一個實際的計劃,分配時間和資源,確保每個任務都有足夠的時間和資源來完成。

步驟:

  1. 安排任務時間表:為每個子任務分配具體的時間段,確保每個任務有足夠的時間完成。
  2. 確保資源均到位:確認你擁有完成任務所需的所有資源,如資料、工具和支持。

第四步:執行追蹤

按照計劃執行每個任務,並不斷追蹤進度確保任務按時完成。

步驟:

  1. 實際追蹤進度:使用工具(如To-do list或行事曆)追蹤每個任務的進展,確保計劃如期進行。
  2. 定期檢查與調整:定期回顧計劃,確保所有任務都在正軌上,及時調整計劃以應對變化。

第五步:回顧反思

在完成所有任務後進行回顧和反思,總結經驗教訓為未來的任務改進方法。

步驟:

  1. 總結成功的經驗:在任務完成後,總結哪些方法有效,並記錄下來以便優化未來流程。
  2. 分析失敗的原因:找出未達成目標的原因,並提出改進方案,避免在未來的任務中重蹈覆轍。


高效工作的實際應用

這樣的概念很合適應用於工作上。無論是將每次在會議中所觀察、學習到的內容整理成自已的「經驗學習(lessons learned)筆記」,還是將每週例行性繳交的週報變成自己的「學習紀錄」。

一段時間下來,當某一天我們不經意地回顧自己累積下來的可交付成果時(無論是經驗學習或是學習紀錄),會突然發現,其實自己在處理這些例行性事務的過程中,不知不覺地已留下了許多足跡。

下回,不妨在例行性的事項中,加入一點點專案管理思維吧!透過設定具體的可交付成果,不僅能夠提升每日的成就感,還能在不知不覺中累積許多有價值的成果,讓每一天都變得更有意義。希望這些建議能幫助大家在日常工作和生活中,找到更多的成就感和滿足感。


作者:黃博駿(臺灣高效能創新研究公司的創辦人)、羅凱揚(台科大企管博士)


歡迎加入 Line@ 學習提高效能的技巧、方法與AI工具!https://their.pse.is/5lkfga

協助你培養好習慣、達成目標創造高效生活的習慣養成課程教學

LINK:https://hahow.in/cr/yeasthabit





分享至
成為作者繼續創作的動力吧!
從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容

台灣高效能創新研究的沙龍 的其他內容

你可能也想看

發表回應

成為會員 後即可發表留言
© 2024 vocus All rights reserved.