你是否有過這種感覺,忙碌了一整天,感覺好像做了許多事,但又好像沒有留下什麼具體成果?本文將與你分享如何在日常工作和生活中設立具體可交付成果,透過簡單易高效的步驟,讓每一天變得更有意義,積累更多有價值的成就。
「只有具體的行動才能帶來具體的結果。」— 海倫·凱勒
"Only concrete actions can bring concrete results." — Helen Keller
你是否有過這種感覺:每天忙得團團轉,參加無數會議,處理一大堆電子郵件,完成各種待辦事項,卻在一天結束時感覺沒做出什麼實質性的成果?這種感覺讓人沮喪,似乎每天都在原地打轉。卻是許多職場人士的生活寫照。或許你不妨可以在「例行性」的工作與活動中,加入一點點「專案管理思維」。專案管理裡有一個重要的概念,稱為「可交付成果(Deliverables)」。
「可交付成果」顧名思義就是你在專案執行的過程中或結束後,可以看得見、摸得著的具體結果。它們是你努力工作的證明,也是你產出的標誌。無論是在工作還是生活中,設立可交付成果可以讓我們更清楚地看到自己的成就。
舉例來說:
若將一生、一年、一天中的許多「例行性」事項用專案管理的角度來看待,試著增加一點「可交付成果」,我們將會發現,生命中多了許多美好的回憶。
就拿吃飯來說,韓劇《金牌救援:Stove League》裡的金牌教練白勝秀,每次吃飯時都要拍一張餐點照片傳給媽媽,讓媽媽知道他有好好吃飯,請媽媽安心。原本吃飯這件「例行性」的事項,因為加入了孝心,讓每次吃飯都展現出不同的「可交付成果」(不同的餐點照片,並讓媽媽每次都安心)。
看書也是。一位職場工作者每週看一本書,看書已經變成她的「例行性」事務。但她不僅僅只是看書,還將所看的書籍內容整理成一張張的心智圖,進而讓看書這件「例行性」事情,有了具體的「可交付成果」。
這些都是在「例行性」的事項中,加入一點點「專案管理思維」的良好範例。
這樣的概念也可以複製到工作上。無論是將每次在會議中,所觀察、學習到的內容,整理成自已的「經驗學習(lessons learned)筆記」。或是將每週例行性繳交的週報,變成自己的「學習紀錄」。
一段時間下來,當某一天我們不經意地回顧自己累積下來的可交付成果時(無論是經驗學習或是學習紀錄),會突然發現,其實自己在處理這些例行性事務的過程中,不知不覺地已留下了許多足跡。
在日常生活和工作中,我們可以透過以下五個步驟,高效設立具體的可交付成果,確保每一天都能有所成就。
首先,為每一個例行性任務設置一個明確的目標。這個目標應該是具體的、可衡量的。
步驟:
將大的目標分解成可管理的小任務,並為每個任務設定具體的可交付成果。
步驟:
制定一個實際的計劃,分配時間和資源,確保每個任務都有足夠的時間和資源來完成。
步驟:
按照計劃執行每個任務,並不斷追蹤進度確保任務按時完成。
步驟:
在完成所有任務後進行回顧和反思,總結經驗教訓為未來的任務改進方法。
步驟:
這樣的概念很合適應用於工作上。無論是將每次在會議中所觀察、學習到的內容整理成自已的「經驗學習(lessons learned)筆記」,還是將每週例行性繳交的週報變成自己的「學習紀錄」。
一段時間下來,當某一天我們不經意地回顧自己累積下來的可交付成果時(無論是經驗學習或是學習紀錄),會突然發現,其實自己在處理這些例行性事務的過程中,不知不覺地已留下了許多足跡。
下回,不妨在例行性的事項中,加入一點點專案管理思維吧!透過設定具體的可交付成果,不僅能夠提升每日的成就感,還能在不知不覺中累積許多有價值的成果,讓每一天都變得更有意義。希望這些建議能幫助大家在日常工作和生活中,找到更多的成就感和滿足感。
作者:黃博駿(臺灣高效能創新研究公司的創辦人)、羅凱揚(台科大企管博士)
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