2024-08-18|閱讀時間 ‧ 約 26 分鐘

職場高手簡報必修課 - 林宜璟

撰文日:2023/07/05

大家好啊~~


分享一下公司課後心得

簡報能力超重要的

不管在職場、甚至是學生時期都需要具備


簡報是簡單的報告

聽眾的懶人包

一種雙向的批發式溝通

(同時跟多人傳達訊息,且互動過程會發生在簡報期間)


成功簡報的五大步驟

一、訂定目標

簡報題目!=簡報目的

任務目的!=簡報目的

簡報目的(Objective)=你要誰(Subject)去做啥事情(Verb)


※商務溝通與非商務溝通

商務溝通:話要說清楚,事情要有人做,盡量做到感覺好

非商務溝通:不需要有啥行動,感覺對了就好XD


※商務訊息三要素

問題:利害關係人重視的事,應當與實際有落差

盡量避免用形容詞呈現

→程式效率不好 vs. 程式執行運算時間比預期多了1500ms,會導致...

答案:先講結論,再講推論(How)

行動:誰(S.)+做什麼(V.)+when(何時進行)

→請X下個禮拜一交出員工旅遊企劃書

◆不需要行動也是一種行動!


※跟老闆報告的目的

1. 要老闆幫你做事情

2. 讓老闆知道你有做


二、分析聽眾

要會調頻,意即見人說人話,見___說___話

PACK

P: 個性/職位

→聽者的個人風格

→高階主管在乎錢,中階主管在乎KPI,基層員工在乎個人利益


A:態度

聽者的支持/中立/反對

支持,就講如何做

反對,特別要講為何要做

中立,兩個都要


C:環境(其他因素)

競爭者...


K:知識

聽者對你的動詞了解多少,懂就點到為止即可,不懂的要多講點內容


不要高估主管的知識,但不要低估他們的智慧

智慧=邏輯+人性


知能願,以同居室友誰煮飯為例

知:知道誰何時要做什麼事情(一花在五點時要做晚餐)

能:內在的能力(會不會煮飯)/外在的條件(有沒有廚具)

願:對他有啥好處(誘之以利/動之以情/威之以害)

煮完飯可以跟某人去玩耍

我們這麼多年的交情了,今天拜託你煮啦

不煮的話會被殺掉的


三項都有了,才會讓聽眾做你想他做的事


三、架構內容

怎麼想?

金字塔由上而下為:目的>要點>素材、手法

要點就是脫口而出的重點中的重點

串起目的與素材

讓聽眾願意去做

怎麼講?

簡報內容結構

1. 開場白(引起興趣,對聽眾有用)

2. 簡介(先讓大家知道本次簡報的內容架構)

3. 主體(論點的所在)

4. 結論(重點回顧前面講的重點,加深印象,呼應簡介)

5. 結尾語(收尾本次簡報,呼應開場白)

其中4&5合稱結尾


看到前面的簡報內容結構中的主體

根據情況有三種類型:

狀況報告;APP,以完成功能開發為例

Action (行動,接下來要做什麼,測試team要接著進行測試驗證)

Process (過程,做了哪些事情,花了一個半月即完成功能開發)

Payoff (效益,獲得那些效益,原本規劃三個月完成,因為我...,所以提前於一個半月完成)


資訊分享:CBA

Conclusion (要有什麼行動)

Before (知道資訊前的想法)

After (知道資訊後的想法)

B跟A就會是有興趣的聽眾會接著繼續聽下去

沒那麼有興趣的聽眾也有得到最關鍵的結論


提案說明:SIQS+5W1H,以迷宮的十字路為例

Situation (挑戰,平次發現和葉被綁架了)

Impact (衝擊,一小時之內沒有到鞍馬山的寺廟就會被撕票)

Question (困境,前幾天才被兇手砍傷)

Solution (突破,交給柯南)

用5W1H去呈現

What (方案內容,吃感冒藥配含有白乾成分的酒精變回大人)

Why (分析原因,解釋為何要變回大人)

Who/Where (分配資源,哪裡找這些東西,就是我們的哀醬了)

When/How (行動方案/執行計畫,去看迷宮的十字路吧)

這是英雄電影常用的敘事方式


四、視聽效果

兩部分:人+PPT

宜大不宜小 (有自信/把握)

宜慢不宜快 (4字/秒)

語調有起伏 (5度音)

適度的停頓 (產生變化,拉回注意力)

站著講更好 (不會受限)

眼神有交流 (輪流點名)

PPT

VERA

Visible (字體>24、條列式重點)

Errorless (投影片文字數字無誤)

Relevant (常見問題:不是資料太少,而是資料太多)

Attractive (簡單一致有吸引力、和簡報的目的相關、善用圖表)

常見問題:不是資料太少,而是資料太多

有關聯的放主體

沒關聯的不要放

可能有關的放附錄


報告和投影片可以不同

投影片要重視可讀性&敘事性

如何有效解讀資料

Data:事情本身無法做決策 (全校排名第三)

Information:整理過的Data (全校只有五個人)

Intelligence:提出建議或方向 (若想提升排名,建議補X補習班/我認識的Y家教/...)


五、事先練習

四種方式

對鏡練習:最即時的回饋 (動作修正)

對機練習:真實的聲光回饋 (從錄影機看別人眼中的你)

對人練習:推薦與主管練習 

默想練習:預想突發狀況  (哪裡會聽不懂/覺得沒幫助/可能提出問題或反對意見)

如何消除緊張

增加已知,減少未知:對於有掌握的東西就不會緊張

裝久了就是真的:習慣成自然


祝大家樂在簡報,不管在哪裡,都能將簡報這種力量功效強大的技能,運用的順利又成功

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